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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Dezernatsleitung bei Büro- und Planungsaufgaben.
- Arbeitgeber: Universität Heidelberg, eine international angesehene Forschungsuniversität.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Bildung in einem dynamischen und unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und Erfahrung in der Verwaltung.
- Andere Informationen: Vielfältige Angebote wie Hochschulsport und ein bezuschusstes Deutschlandticket.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende unbefristete Stelle in Vollzeit (39,5 Std./Woche) zu besetzen:
Ihre Aufgaben:
- Assistenz der Dezernentin
- Office-Management: Sekretariatsaufgaben, professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Terminmanagement: Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Finanzwesen: E-Rechnungswesen, Beschaffungsangelegenheiten
- Personalmanagement: Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren, Verwaltung der Krankmeldungen etc.
- Planungsaufgaben: Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen sowie Dienstreisen
- Themenspezifische Unterstützung: Protokollführung in Besprechungen, Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Unterstützung bei Projekten
Ihr Profil:
- Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungswirt*in oder einer vergleichbaren Ausbildung
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
- Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, wünschenswert sind Kenntnisse der Hochschulstrukturen
- Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS Office-Programme
- Organisations- und Planungsstärke
- Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
Wir bieten:
- Einen vielseitigen Arbeitsplatz in einem kollegialen und motivierten Umfeld
- Eine fundierte Einarbeitung
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
- Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis in einer PDF-Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E-Mail senden an:
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zusenden und die Auswertung der eingegangenen Bewerbungen etwas Zeit in Anspruch nimmt. Gerne können Sie sich für Rückfragen an die o. g. E-Mail-Adresse wenden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Assistenz der Dezernatsleitung (w/m/d) Arbeitgeber: Heidelberg University
Kontaktperson:
Heidelberg University HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Dezernatsleitung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man durch persönliche Gespräche mehr über die Stelle und kann sich direkt ins Gespräch bringen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Universität Heidelberg und ihre Strukturen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen kennst, sondern auch, wie du zur Mission der Uni beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Präsentiere deine Soft Skills! In der Assistenz ist Organisationstalent gefragt. Bring Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung mit, die zeigen, wie du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Unterlagen in einer PDF-Datei zusammenzufassen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Dezernatsleitung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Assistenz der Dezernatsleitung bist. Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die wir dir anvertrauen möchten.
Lebenslauf auf Vordermann bringen: Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert ist und alle relevanten Stationen deiner beruflichen Laufbahn enthält. Vergiss nicht, deine Kenntnisse in MS Office und deine Sprachfähigkeiten hervorzuheben!
Zeugnisse nicht vergessen: Füge alle wichtigen Zeugnisse bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das können Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse sein, die deine Erfahrungen und Fähigkeiten belegen.
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Informationen vergisst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heidelberg University vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Heidelberg verschaffen. Informiere dich über ihre Forschungsprojekte, die Struktur der Verwaltung und aktuelle Entwicklungen. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Institution.
✨Bereite dich auf typische Aufgaben vor
Da die Stelle viel mit Office-Management und Terminplanung zu tun hat, übe, wie du solche Aufgaben effizient organisieren würdest. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisations- und Planungsstärke unter Beweis stellen.
✨Sprich die Sprache der Hochschule
Achte darauf, sowohl in Deutsch als auch in Englisch sicher zu kommunizieren. Bereite dich darauf vor, Fachbegriffe und spezifische Ausdrücke zu verwenden, die in der Hochschulverwaltung üblich sind. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Sei freundlich und repräsentativ
Da du als Assistenz der Dezernatsleitung oft im direkten Kontakt mit anderen Mitarbeitenden stehst, ist ein freundliches und professionelles Auftreten wichtig. Übe, wie du dich vorstellen und deine Motivation für die Stelle klar und positiv vermitteln kannst.