Executive Assistant

Verantwortlichkeiten

• Projekt- und Geschäftsadministrationsunterstützung für das Suchteam in allen Aspekten des Suchprozesses, einschließlich Dokumentenvorbereitung und -verwaltung.
• Planung und Terminierung von Interviews und Meetings mit Kandidaten und Kunden.
• Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten, Spesenberichterstattung, Korrespondenz und Aktenverwaltung.
• Problemlösung im Rahmen der Suchausführung und administrativen Prozesse.
• Durchführung aller Aktivitäten des Suchprozesses für jede Teamzuweisung.
• Formatierung, Bearbeitung, Korrekturlesen, Vorbereitung und Übermittlung von Kundenlieferungen.
• Pflege des Kalenders des Beraters.
• Vorbereitung von Reiseplänen für den Berater, Kunden oder Kandidaten im Rahmen des Suchprozesses.
• Unterstützung des Account Managements des Suchteams und der Kundenbeziehungen, einschließlich Beraterausgaben, Kundenrechnungen/Forderungen und anderer Finanzberichte.
• Erstellung und Pflege eines effizienten Aktenmanagement- und Nachverfolgungssystems für alle Suchprozesse.
• Aufrechterhaltung der Kommunikation mit Kunden und Kandidaten durch Planung und Priorisierung von Telefon- und E-Mail-Kommunikation.
• Überprüfung der Abschlüsse von Kandidaten.
• Aufbau starker Beziehungen und Rapport mit Kandidaten und Kunden.
• Gewährleistung der Genauigkeit, Qualität und Integrität aller Suchinformationen in der Heidrick & Struggles-Datenbank.
• Entwicklung berufsbezogener Fähigkeiten durch Teilnahme an Unternehmensschulungsprogrammen und aktuellem Lesen zu berufs-/branchenbezogenen Themen.
• Wahrung der Vertraulichkeit von Kunden, Kandidaten und des Unternehmens.
• Beitrag zum Team und Büro durch Bereitstellung von Empfangsunterstützung und Backup-Hilfe für andere EAs.
• Unterstützung bei Datenbankrecherchen und Kodierung von Datensätzen in Zusammenarbeit mit Associate oder Research Associate-Praxisressourcen.

Qualifikationen

• Realschulbildung erforderlich; Hochschulabschluss wünschenswert.
• Mindestens fünf Jahre administrative Erfahrung in Rollen, die starke Projektkoordination erfordern.
• Nachgewiesenes Geschäftswissen und finanzielle Sensibilität.
• Fundierte Kenntnisse aller Microsoft Office-Produkte.
• Minimale Tippgeschwindigkeit von 60 Wörtern pro Minute.
• Erfahrung mit proprietären Datenbankumgebungen (von Vorteil).
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten – verbal, schriftlich und im Zuhören.
• Erfahrung im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen einer Organisation, sowohl beim Übermitteln als auch beim Empfangen komplexer und sensibler Informationen.
• Erfahrung im Dienstleistungssektor (von Vorteil).

Verhaltenskompetenzen

• Aufrechterhaltung persönlicher Kontakte innerhalb der internen Organisation und angemessene Informationsweitergabe.
• Proaktive Ansprache von Geschäftsprozessproblemen mit den entsprechenden Bereichen, falls erforderlich.
• Entwicklung von Rahmenbedingungen zur Bewertung von Vor- und Nachteilen, Identifizierung von Schlüsselfragen und Synthese detaillierter Analysen.
• Suche nach neuen und besseren Arbeitsweisen und Offenheit für Ideen und Ansätze.
• Ständige Verbesserung des Verständnisses und der Reaktionsfähigkeit auf interne und externe Kundenanforderungen, Ziele und Probleme.
• Ruhige, stetige Handhabung der meisten Situationen mit einer „Can-Do“-Einstellung, die Selbstvertrauen, Resilienz, Entschlossenheit und einen Fokus auf Ergebnisse demonstriert.
• Aufbau und Pflege von Beziehungen sowie Schaffung neuer Kontakte.
• Effektives Management von Projekten, Aktivitäten und Ressourcen gemäß der Such- und Teamstrategie, Festlegung von Prioritäten und regelmäßige Überprüfung des Fortschritts gegenüber den Zielen.
• Effektives und effizientes Multitasking.
• Übernahme bewährter Praktiken zur Steigerung der Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit der Organisation.
• Teilnahme an Coaching und Mentoring neuer Mitarbeiter durch formale und informelle Lernprogramme und Beziehungen.
• Starke persönliche Verpflichtung zu Qualitätsstandards und der Erfüllung von Qualitätserwartungen, konstruktives Feedback und Empfehlungen zur Verbesserung, wo dies angebracht ist.
• Generierung von Begeisterung für Unternehmensstrategien und wichtige Initiativen, die andere energisieren, mit denen man regelmäßig in Kontakt steht.

Persönliche Eigenschaften

• Verfügbar von Montag bis Freitag während der normalen Bürozeiten.
• Demonstriert starke Geschäftsethik (Ehrlichkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Diskretion) in allen Situationen.
• Starker Teamplayer.
• Bewahrt die Ruhe in schnelllebigen, sich schnell verändernden Umgebungen.
• Zeigt einen angemessenen Sinn für Humor am Arbeitsplatz.
• Flexibel, um Überstunden zu leisten, wenn nötig.

Heidrick & Struggles ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, qualifizierte geschützte Veteranen und Personen mit Behinderungen einzustellen. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Glauben, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Behinderung, Familienstand, Veteranen- oder Militärstatus oder Staatsbürgerschaft berücksichtigt. Heidrick & Struggles verpflichtet sich, angemessene Vorkehrungen und/oder Anpassungen während unseres Rekrutierungsprozesses bereitzustellen. Wenn Sie für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt werden und eine Vorkehrung und/oder Anpassung benötigen, informieren Sie bitte Ihren Talent Acquisition-Experten.