Executive Assistant

Heidrick & Struggles ist der weltweit führende Berater für Führungskräfte, der durch erstklassige Beratungsdienste im Bereich Human Capital überlegene Leistungen für seine Kunden erzielt. Seit mehr als 70 Jahren bieten wir unseren Kunden Wert, indem wir unvergleichliche Expertise nutzen, um Organisationen dabei zu helfen, herausragende Führungskräfte und Teams zu entdecken und zu fördern.

Aufgaben:

• Die Executive Assistant (EA) bietet Projekt- und Geschäftssupport für das Suchteam in allen Aspekten des Suchprozesses, einschließlich: Dokumentenvorbereitung und -verwaltung, Planung von Kandidaten- und Kundeninterviews sowie Meetings, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Spesenabrechnung, Korrespondenz und Aktenverwaltung.
• Ein wesentlicher Bestandteil der Rolle eines EA ist die Problemlösung innerhalb des Suchprozesses und der administrativen Abläufe.

Besondere Verantwortlichkeiten:

• Verantwortlich für die Verwaltung des Suchprozesses für alle Team-Suchaufträge.
• Formatierung, Bearbeitung, Korrekturlesen, Vorbereitung und Übermittlung von Kundenlieferungen.
• Pflege des Kalenders des Beraters.
• Vorbereitung von Reiseplänen für den Berater, Kunden oder Kandidaten im Rahmen des Suchprozesses.
• Unterstützung des Suchteams bei der Kontoverwaltung und Kundenbeziehungen, einschließlich Beraterausgaben, Kundenrechnungen/Forderungen und anderen Finanzberichten.
• Erstellung und Pflege eines effizienten Aktenmanagement- und Nachverfolgungssystems für alle Suchprozesse.
• Aufrechterhaltung der Kommunikation mit Kunden und Kandidaten durch Planung und Priorisierung von Telefon- und E-Mail-Kommunikation.
• Überprüfung der Abschlüsse der Kandidaten.
• Stetiger Aufbau starker Beziehungen und guter Rapport mit Kandidaten und Kunden.
• Aufrechterhaltung der Genauigkeit, Qualität und Integrität aller Suchinformationen in der Heidrick & Struggles-Datenbank.
• Pflege und Entwicklung berufsbezogener Fähigkeiten durch Teilnahme an Unternehmensschulungsprogrammen und aktuellem Lesen zu berufs-/branchenbezogenen Themen.
• Wahrung der Vertraulichkeit von Kunden, Kandidaten und des Unternehmens.
• Beitrag zum Team und Büro durch Bereitstellung von Empfangsunterstützung und Backup-Hilfe für andere EAs.
• Kann bei der Datenbankforschung und Kodierung von Datensätzen in Zusammenarbeit mit Associate oder Research Associate-Praxisressourcen unterstützen.

Qualifikationen:

• Realschulabschluss erforderlich; Hochschulabschluss wünschenswert.
• Mindestens fünf Jahre administrative Erfahrung in Rollen, die starke Projektkoordination erfordern.
• Nachweis von Geschäftssinn und finanzieller Sensibilität.
• Fundierte Kenntnisse aller Microsoft Office-Produkte. Mindestgeschwindigkeit beim Tippen von 60 Wörtern pro Minute.
• Erfahrung mit proprietären Datenbankumgebungen von Vorteil.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten – verbal, schriftlich und im Zuhören.
• Erfahrung im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen einer Organisation, sowohl beim Erhalten als auch beim Geben oft komplexer und sensibler Informationen in verbalen und schriftlichen Kommunikationen.
• Erfahrung im Dienstleistungssektor von Vorteil.

Verhaltenskompetenzen:

• Externe und interne Wahrnehmung: Hält persönliche Kontakte innerhalb der Organisation und teilt Informationen angemessen. Geht proaktiv auf Geschäftsprozessprobleme mit anderen Bereichen ein, wenn nötig.
• Analytisches Denken: Entwickelt Rahmenbedingungen, um sicherzustellen, dass „Pro“ und „Contra“ bewertet werden, Schlüsselfragen identifiziert werden und detaillierte Analysen synthetisiert werden.
• Kreatives Denken: Setzt ein persönliches Beispiel, um neue und bessere Wege zu finden, Dinge zu tun. Bleibt offen für neue Ideen und Ansätze. Generiert neue Ideen.
• Kundenorientierung: Verfeinert ständig das Verständnis und die Reaktionsfähigkeit auf interne und externe Kundenanforderungen, Ziele und Probleme.
• Selbstvertrauen und Entschlossenheit: Bewältigt die meisten Situationen ruhig, gelassen und mit einer „Kann-do“-Einstellung. Zeigt Selbstvertrauen; belastbar. Konzentriert sich über einen längeren Zeitraum auf Ergebnisse; einfallsreich, hartnäckig.
• Beziehungsaufbau: Nimmt sich die Zeit, Beziehungen zu pflegen und neue aufzubauen.
• Ergebnisse erzielen: Leitet Projekte, Aktivitäten und Ressourcen gemäß der Such- und Teamstrategie effektiv. Setzt Prioritäten und überprüft regelmäßig den Fortschritt gegenüber den Zielen. Multitasking effektiv und effizient.
• Best-Practice-Perspektive: Strebt an, Best Practices zu übernehmen, um die Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu steigern.
• Bereitschaft zur Teilnahme an der Schulung und Betreuung neuer Mitarbeiter durch formale und informelle Lernprogramme und Beziehungen.
• Besitzt ein starkes persönliches Engagement für Qualitätsstandards und die Erfüllung von Qualitätserwartungen. Gibt konstruktives Feedback und empfiehlt Verbesserungen, wo dies angebracht ist.
• Organisatorische Zustimmung: Generiert Begeisterung für Unternehmensstrategien und wichtige Initiativen. Belebt andere, mit denen er/sie regelmäßig in Kontakt steht.

Persönliche Eigenschaften:

• Verfügbar, um von Montag bis Freitag während der normalen Bürozeiten zu arbeiten.
• Zeigt starke Geschäftsethik (Ehrlichkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Diskretion) in allen Situationen.
• Starker Teamplayer.
• Bewahrt die Ruhe in einem schnelllebigen, sich schnell verändernden Umfeld.
• Zeigt einen angemessenen Sinn für Humor am Arbeitsplatz.
• Flexibel, um Überstunden zu leisten, wenn nötig.

Heidrick & Struggles ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, qualifizierte geschützte Veteranen und Personen mit Behinderungen einzustellen. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Glauben, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Behinderung, Familienstand, Veteranen- oder Militärstatus oder Staatsbürgerschaft berücksichtigt. Heidrick & Struggles verpflichtet sich, angemessene Vorkehrungen und/oder Anpassungen während unseres Rekrutierungsprozesses bereitzustellen. Wenn Sie für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt werden und eine Vorkehrung und/oder Anpassung benötigen, informieren Sie bitte Ihren Talent Acquisition-Experten.