Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Verwaltung von Projekten und der Koordination von Terminen.
- Unternehmen: Heidrick & Struggles, ein führendes Unternehmen im Bereich Personalberatung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Vielfältige Karrieremöglichkeiten und ein positives Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Verwaltung und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Die Executive Assistant (EA) bietet Projekt- und Geschäftsadministrationsunterstützung für das Suchteam in allen Aspekten des Suchprozesses, einschließlich: Dokumentenvorbereitung und -verwaltung, Planung und Organisation von Interviews und Meetings mit Kandidaten und Kunden, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Spesenabrechnung, Korrespondenz und Aktenverwaltung. Ein wesentlicher Bestandteil der Rolle eines EAs ist die Problemlösung im Rahmen der Durchführung und administrativen Prozesse der Suche.
Besondere Verantwortlichkeiten
- Verantwortlich für die Verwaltung des Suchprozesses für alle Team-Suchaufträge
- Formatierung, Bearbeitung, Korrekturlesen, Vorbereitung und Übermittlung von Kundenlieferungen
- Pflege des Kalenders des Beraters
- Vorbereitung von Reiseplänen für den Berater, Kunden oder Kandidaten in jedem Teil des Suchprozesses
- Unterstützung des Suchteams bei der Kontoverwaltung und Kundenbeziehungen, einschließlich Beraterausgaben, Kundenrechnungen/Forderungen und anderen Finanzberichten
- Erstellung und Pflege eines effizienten Aktenmanagement- und Nachverfolgungssystems für alle Suchprozesse
- Aufrechterhaltung der Kommunikation mit Kunden und Kandidaten durch Planung und Priorisierung von Telefon- und E-Mail-Kommunikation
- Überprüfung der Abschlüsse der Kandidaten
- Ständige Pflege starker Beziehungen und guter Rapport mit Kandidaten und Kunden
- Aufrechterhaltung der Genauigkeit, Qualität und Integrität aller Suchinformationen in der Heidrick & Struggles-Datenbank
- Pflege und Entwicklung berufsbezogener Fähigkeiten durch Teilnahme an Unternehmensschulungsprogrammen und aktuellem Lesen zu berufs-/branchenbezogenen Themen
- Wahrung der Vertraulichkeit von Kunden, Kandidaten und des Unternehmens
- Beitrag zum Team und Büro durch Bereitstellung von Empfangsunterstützung und Backup-Hilfe für andere EAs
- Kann bei der Datenbankforschung und Kodierung von Aufzeichnungen in Zusammenarbeit mit Associate oder Research Associate-Praxisressourcen helfen
Qualifikationen
- Realschulbildung erforderlich; Hochschulabschluss wünschenswert
- Mindestens fünf Jahre administrative Erfahrung in Rollen, die starke Projektkoordination erfordern
- Nachweis eines Geschäftssinns und finanziellen Bewusstseins
- Fundierte Kenntnisse aller Microsoft Office-Produkte. Mindest-Tippgeschwindigkeit von 60 Wörtern pro Minute. Erfahrung mit proprietären Datenbankumgebungen von Vorteil
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten – verbal, schriftlich und im Zuhören
- Erfahrung im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen einer Organisation, sowohl beim Erhalten als auch beim Geben oft komplexer und sensibler Informationen in verbaler und schriftlicher Kommunikation
- Erfahrung im Dienstleistungsbereich von Vorteil
Verhaltenskompetenzen
- Externe und interne Wahrnehmung: Hält persönliche Kontakte innerhalb der Organisation und teilt Informationen angemessen.
- Analytisches Denken: Entwickelt Rahmenbedingungen, um sicherzustellen, dass „Pro“ und „Contra“ bewertet werden, Schlüsselfragen identifiziert und detaillierte Analysen synthetisiert werden.
- Kreatives Denken: Setzt ein persönliches Beispiel, um neue und bessere Wege zu finden, Dinge zu tun. Bleibt offen für neue Ideen und Ansätze. Generiert neue Ideen.
- Kundenorientierung: Verfeinert ständig das Verständnis und die Reaktionsfähigkeit auf interne und externe Kundenanforderungen, Ziele und Probleme.
- Selbstvertrauen und Entschlossenheit: Bewältigt die meisten Situationen ruhig, gelassen und mit einer „Can-Do“-Einstellung. Zeigt Selbstvertrauen; belastbar. Fokussiert sich über einen längeren Zeitraum auf Ergebnisse; einfallsreich, hartnäckig.
- Beziehungsaufbau: Nimmt sich die Zeit, Beziehungen zu pflegen und neue aufzubauen.
- Ergebnisse erzielen: Leitet Projekte, Aktivitäten und Ressourcen gemäß der Such- und Teamstrategie effektiv. Setzt Prioritäten und überprüft regelmäßig den Fortschritt gegenüber den Zielen. Multitasking effektiv und effizient.
- Best-Practice-Perspektive: Strebt an, Best Practices zu übernehmen, um die Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu steigern. Ist bereit, an der Schulung und Betreuung neuer Mitarbeiter durch formale und informelle Lernprogramme und Beziehungen teilzunehmen. Besitzt ein starkes persönliches Engagement für Qualitätsstandards und die Erfüllung von Qualitätserwartungen. Gibt konstruktives Feedback und empfiehlt Verbesserungsvorschläge, wo dies angebracht ist.
- Organisatorische Zustimmung: Generiert Begeisterung für Unternehmensstrategien und wichtige Initiativen. Belebt andere, mit denen er/sie regelmäßig in Kontakt steht.
Persönliche Eigenschaften
- Verfügbar, um von Montag bis Freitag während der normalen Bürozeiten zu arbeiten
- Zeigt starke Geschäftsethik (Ehrlichkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Diskretion) in allen Situationen
- Starker Teamplayer
- Bewahrt die Ruhe in einem schnelllebigen, sich schnell verändernden Umfeld
- Zeigt einen angemessenen Sinn für Humor am Arbeitsplatz
- Flexibel, um Überstunden zu leisten, wenn nötig
Heidrick & Struggles ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, qualifizierte geschützte Veteranen und Personen mit Behinderungen einzustellen. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Glauben, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Behinderung, Familienstand, Veteranen- oder Militärstatus oder Staatsbürgerschaft berücksichtigt. Heidrick & Struggles verpflichtet sich, angemessene Vorkehrungen und/oder Anpassungen während unseres Rekrutierungsprozesses bereitzustellen. Wenn Sie für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt werden und eine Vorkehrung und/oder Anpassung benötigen, informieren Sie bitte Ihren Talent Acquisition-Experten.
Executive Assistant Arbeitgeber: Heidrick & Struggles
Heidrick & Struggles ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und einer offenen Kommunikationskultur fördert das Unternehmen eine Atmosphäre, in der kreative Ideen geschätzt werden und jeder Mitarbeiter einen wertvollen Beitrag leisten kann. Zudem profitieren die Mitarbeiter von flexiblen Arbeitszeiten und einem umfassenden Schulungsangebot, das ihre Fähigkeiten kontinuierlich erweitert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wie du deine Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, die Extrameile zu gehen.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens auszutauschen. So bekommst du Insider-Informationen und kannst deine Bewerbung gezielt anpassen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die häufigsten Fragen für die Position eines Executive Assistant und übe deine Antworten. Denk daran, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung! Während des Interviews solltest du klar machen, warum du gerade für diese Rolle und dieses Unternehmen brennst. Deine Leidenschaft kann oft den Unterschied machen und die Interviewer überzeugen, dass du die richtige Wahl bist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige deine Persönlichkeit. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen mitbringen, sondern auch gut ins Team passen.
Achte auf Details!:Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Korrekturlesen ist ein Muss! Ein gut formatierter Lebenslauf und ein ansprechendes Anschreiben zeigen, dass du Wert auf Qualität legst – genau wie wir.
Zeige deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, besonders in der Projektkoordination und im Umgang mit Kunden. Wir wollen wissen, wie du Probleme gelöst hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heidrick & Struggles vorbereitet
✨Mach dich mit der Rolle vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Stellenbeschreibung genau durchlesen. Verstehe die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Projektkoordination, Kommunikation und Problemlösung zeigen. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, sind immer gut.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, achte darauf, während des Interviews klar und präzise zu sprechen. Höre aktiv zu und reagiere auf die Fragen des Interviewers. Eine positive und professionelle Ausstrahlung kann einen großen Unterschied machen.
