Executive Assistant

Heidrick & Struggles ist der weltweit führende Berater für Führungskräfte, der durch erstklassige Beratungsdienste im Bereich Human Capital überlegene Leistungen für seine Kunden erzielt. Seit mehr als 70 Jahren bieten wir unseren Kunden Wert, indem wir unvergleichliche Expertise nutzen, um Organisationen dabei zu helfen, herausragende Führungskräfte und Teams zu entdecken und zu fördern.

Zweck der Rolle: Der Executive Assistant (EA) bietet proaktive, qualitativ hochwertige administrative und organisatorische Unterstützung für Partner und Principals. Die Rolle stellt sicher, dass Zeit und Prioritäten effektiv verwaltet werden, damit sich die Führungskräfte auf die Kundenbetreuung, Geschäftsentwicklung und Unternehmensinitiativen konzentrieren können. Der EA arbeitet innerhalb eines standardisierten und konsistenten Betriebsmodells, während er die Flexibilität und Personalisierung beibehält, die erforderlich sind, um geschäftliche und führungsbezogene Anforderungen zu erfüllen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Executive Support
  • Vollständige Unterstützung der Partner/Principals, Bedürfnisse antizipieren und konkurrierende Prioritäten verwalten.
  • Umfassendes Management von Terminen und Posteingängen, um eine effektive Nutzung der Zeit und schnelle Antworten sicherzustellen.
  • Führungskräfte auf Meetings mit relevanten Materialien, Briefings und Nachverfolgungsaktionen vorbereiten.
  • Meetings, Workshops, Offsites und Veranstaltungen koordinieren, einschließlich Logistik und Materialien.
  • Reisen und Unterkünfte gemäß den Unternehmensrichtlinien organisieren.
  • Professionelle Dokumente, Präsentationen und Berichte (PowerPoint, Word, Excel) erstellen und bearbeiten.
  • Spesen und Arbeitszeittabellen genau und fristgerecht verwalten.
  • Mit Business Managern zusammenarbeiten, um die Planung mit der Auslastung und den Projektprioritäten abzustimmen.
  • Unterstützung und Vertretung anderer EAs als Teil des größeren Teams bieten.
• Business Development & Client Support
  • Unterstützung des Kundenbeziehungsmanagements und der Geschäftsentwicklung durch Systeme wie Latitude.
  • Kundenkontakt-Datenbanken und -Pipelines pflegen und aktualisieren, um die Datenintegrität sicherzustellen.
  • Kundenmeetings planen und verfolgen, um Engagement- und Pipeline-Ziele zu erreichen.
  • Materialien und Meeting-Pakete zur Unterstützung von Kundeninteraktionen vorbereiten.
  • Mit Marketing und Kommunikation koordinieren, um Kundenengagement-Aktivitäten abzustimmen.
  • Den Vertrag und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verwalten, um eine rechtzeitige Fertigstellung und Eskalation von Problemen sicherzustellen.
  • Starke Beziehungen zu den EAs der Kunden und wichtigen Interessengruppen aufbauen und pflegen.
  • Kundeninsights und Branchenupdates teilen, um proaktives Engagement zu unterstützen.
• Zusammenarbeit & Teambeitrag
  • Als professioneller und diskreter Botschafter von Heidrick & Struggles auftreten und stets die Unternehmenswerte vertreten.
  • Vertrauliche und sensible Informationen mit Diskretion und Professionalität behandeln.
  • Über die globale EA-Community und Beratungsteams hinweg zusammenarbeiten, um Best Practices auszutauschen und Konsistenz zu fördern.
  • Zur Teamkultur, Vernetzung und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen beitragen.
  • Prozessverbesserungen identifizieren und umsetzen, um Effizienz und Servicequalität zu steigern.
  • An Meetings teilnehmen, um über Partner-Pipelines, Projektmöglichkeiten und Unternehmensprioritäten informiert zu bleiben.
• Systeme, Prozesse & Compliance
  • Effektive Nutzung der Unternehmenssysteme, einschließlich Latitude, PeopleSoft, Box, Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Heidrick Gateway.
  • Geeignete Vorlagen, Branding und Praktiken zur Dateiverwaltung anwenden.
  • Einhaltung der administrativen und betrieblichen Richtlinien des Unternehmens sicherstellen.
  • Unterstützung einer genauen Dokumentation, Berichterstattung und Datenintegrität über Systeme hinweg.

Wichtige Eigenschaften und Kompetenzen:

• Starkes Urteilsvermögen, Diskretion und Professionalität.
• Exzellente Organisation, Zeitmanagement und Detailgenauigkeit.
• Proaktiv, anpassungsfähig und lösungsorientiert unter Druck.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder- und Beziehungsmanagement.
• Teamorientiert, kollaborativ und engagiert für kontinuierliche Verbesserung.
• Hoher Grad an Vertraulichkeit und Integrität.

Erfolgsmessung:

• Effektives Management der Zeit und Prioritäten von Partnern/Principals.
• Hochwertige, zeitgerechte und genaue Ergebnisse der Lieferungen.
• Starkes Feedback von Kunden und Interessengruppen.
• Konsistenz mit den Standards und Prozessen des HC EA-Modells.
• Aktive Mitwirkung an einem kohärenten, leistungsstarken EA-Team.

Heidrick & Struggles ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, qualifizierte geschützte Veteranen und Personen mit Behinderungen einzustellen. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Farbe, Religion, Glauben, Alter, Geschlecht, nationaler Herkunft, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Behinderung, Familienstand, Veteranen- oder Militärstatus oder Staatsbürgerschaft berücksichtigt. Heidrick & Struggles verpflichtet sich, angemessene Vorkehrungen und/oder Anpassungen während unseres Rekrutierungsprozesses bereitzustellen. Wenn Sie für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt werden und eine Vorkehrung und/oder Anpassung benötigen, informieren Sie bitte Ihren Personalbeschaffungsprofi.