Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Verwaltung von Projekten und der Koordination von Interviews.
- Unternehmen: Heidrick & Struggles, führender Berater für Führungskräfte weltweit.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden und innovativen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das Spitzenleistungen in der Führungskräfteberatung fördert.
- Qualifikationen: Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Heidrick & Struggles ist der weltweit führende Berater für Führungskräfte, der durch erstklassige Beratungsdienste im Bereich Human Capital überlegene Leistungen für seine Kunden erzielt. Seit mehr als 70 Jahren bieten wir unseren Kunden Wert, indem wir unvergleichliche Expertise nutzen, um Organisationen dabei zu helfen, herausragende Führungskräfte und Teams zu entdecken und zu fördern.
Die Rolle des Executive Assistant (EA) umfasst die Bereitstellung von Projekt- und Geschäftssupport für das Suchteam in allen Aspekten des Suchprozesses, einschließlich:
- Dokumentenvorbereitung und -verwaltung
- Planung und Terminierung von Interviews und Meetings mit Kandidaten und Kunden
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Spesenabrechnung
- Korrespondenz und Aktenverwaltung
Ein wesentlicher Bestandteil der Rolle eines EA ist die Problemlösung innerhalb des Suchprozesses und der administrativen Abläufe.
Besondere Verantwortlichkeiten
- Verwaltung des Suchprozesses für alle Team-Suchaufträge
- Formatierung, Bearbeitung, Korrekturlesen, Vorbereitung und Übermittlung von Kundenlieferungen
- Pflege des Kalenders der Berater
- Vorbereitung von Reiseplänen für Berater, Kunden oder Kandidaten im Rahmen des Suchprozesses
- Unterstützung des Suchteams bei der Kontoverwaltung und Kundenbeziehungen, einschließlich Beraterausgaben, Kundenrechnungen/-forderungen und anderen Finanzberichten
- Erstellung und Pflege eines effizienten Aktenmanagement- und Nachverfolgungssystems für alle Suchprozesse
- Aufrechterhaltung der Kommunikation mit Kunden und Kandidaten durch Planung und Priorisierung von Telefon- und E-Mail-Kommunikation
- Überprüfung der Abschlüsse von Kandidaten
- Aufbau starker Beziehungen und guter Rapport mit Kandidaten und Kunden
- Aufrechterhaltung der Genauigkeit, Qualität und Integrität aller Suchinformationen in der Heidrick & Struggles-Datenbank
- Pflege und Entwicklung berufsbezogener Fähigkeiten durch Teilnahme an Unternehmensschulungsprogrammen und aktuellem Lesen von berufs-/branchenbezogenen Inhalten
- Wahrung der Vertraulichkeit von Kunden, Kandidaten und des Unternehmens
- Beitrag zum Team und Büro durch Bereitstellung von Empfangsunterstützung und Backup-Hilfe für andere EAs
- Mögliche Unterstützung bei Datenbankrecherchen und Kodierung von Datensätzen in Zusammenarbeit mit Associate oder Research Associate-Praxisressourcen
Qualifikationen
- Realschulabschluss erforderlich; Hochschulabschluss wünschenswert
- Mindestens fünf Jahre administrative Erfahrung in Rollen, die starke Projektkoordination erfordern
- Nachweis von Geschäftssinn und finanzieller Sensibilität
- Fundierte Kenntnisse aller Microsoft Office-Produkte; Mindest-Tippgeschwindigkeit von 60 Wörtern pro Minute
- Erfahrung mit proprietären Datenbankumgebungen von Vorteil
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten – verbal, schriftlich und im Zuhören
- Erfahrung im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen einer Organisation, sowohl beim Erhalten als auch beim Geben oft komplexer und sensibler Informationen in verbalen und schriftlichen Kommunikationen
- Erfahrung im Dienstleistungssektor von Vorteil
Verhaltenskompetenzen
- Externe und interne Wahrnehmung: Hält persönliche Kontakte innerhalb der Organisation und teilt Informationen angemessen
- Analytisches Denken: Entwickelt Rahmenbedingungen zur Sicherstellung, dass „Pro“ und „Contra“ bewertet werden, Schlüsselfragen identifiziert und detaillierte Analysen synthetisiert werden
- Kreatives Denken: Setzt ein persönliches Beispiel, indem neue und bessere Wege gesucht werden
- Kundenorientierung: Verfeinert ständig das Verständnis und die Reaktionsfähigkeit auf interne und externe Kundenanforderungen, Ziele und Probleme
- Selbstvertrauen und Entschlossenheit: Bewältigt die meisten Situationen ruhig und gelassen
- Beziehungsaufbau: Nimmt sich Zeit, um Beziehungen zu pflegen und neue aufzubauen
- Ergebnisse erzielen: Verwaltet Projekte, Aktivitäten und Ressourcen gemäß der Such- und Teamstrategie effektiv
- Best-Practice-Perspektive: Strebt an, Best Practices zu übernehmen, um die Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu steigern
Persönliche Eigenschaften
- Verfügbar von Montag bis Freitag während der regulären Bürozeiten
- Demonstriert starke Geschäftsethik (Ehrlichkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Diskretion) in allen Situationen
- Starker Teamplayer
- Bewahrt die Ruhe in einem schnelllebigen, sich schnell verändernden Umfeld
- Flexibel, um Überstunden zu leisten
Executive Assistant Arbeitgeber: heidrick
Heidrick & Struggles ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Mit über 70 Jahren Erfahrung in der Führungskräfteberatung fördert das Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Zusammenarbeit, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Fähigkeiten zu erweitern und bedeutende Beiträge zu leisten. Die Lage in einem inspirierenden Umfeld unterstützt zudem die Kreativität und Produktivität der Mitarbeiter.
