Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte die Personaladministration und koordiniere die Lohnbuchhaltung in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: Heinlein Gruppe – ein innovatives Unternehmen für digitale Souveränität und Datenschutz.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familiäres Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Freue dich auf ein unterstützendes Team und regelmäßige Teamevents.
- Warum dieser Job: Gestalte mit uns eine sichere IT-Zukunft und arbeite an sinnvollen Projekten.
- Qualifikationen: Erfahrung in HR-Administration und gute Kenntnisse im Arbeitsrecht sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 43583 - 53268 € pro Jahr.
Die Heinlein Gruppe mit Sitz in Berlin steht für digitale Souveränität, Datenschutz und Open Source. Unter unserem Dach vereinen wir den IT-Dienstleister Heinlein Support, die Cloud-Plattform für E-Mail und Kollaboration mailbox, die Videokonferenzlösung OpenTalk und die File-Management-Lösung OpenCloud. Mit Linux-Expertise, persönlicher Beratung und innovativen Lösungen für sichere Kommunikation und Zusammenarbeit sorgen wir für eine nachhaltige IT-Infrastruktur. Seit über 30 Jahren vertrauen uns Unternehmen, öffentliche Institutionen, Provider und Privatpersonen.
Du hast ein Faible für Zahlen, klare Strukturen und eine Personaladministration, auf die sich alle verlassen können? Du arbeitest sorgfältig, behältst Fristen und rechtliche Vorgaben sicher im Blick und bist gleichzeitig gerne Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeitenden? Dann werde Teil unseres People-&-Culture-Teams als HR Manager Administration & Payroll Coordination (m/w/d). In Voll- oder Teilzeit sorgst Du dafür, dass unsere Personaladministration auch in einer wachsenden Unternehmensgruppe professionell und verlässlich läuft.
Deine Aufgaben
- Du bist Admin-Profi im Personalbereich: Du verantwortest unsere Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt – von Verträgen und digitalen Personalakten bis zum On- und Offboarding. Dabei behältst Du rechtliche Vorgaben im Blick und bist kompetente Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden.
- Du hast unsere Payroll im Griff: Du koordinierst die vorbereitende Lohnbuchhaltung, erfasst und prüfst abrechnungsrelevante Daten, bereitest sie fristgerecht auf und arbeitest eng mit unserer externen Lohnbuchhaltung zusammen.
- Du sorgst für verlässliche HR-Daten: Du stellst eine hohe Datenqualität sicher und erstellst aussagekräftige Auswertungen zu Kennzahlen. So schaffst Du Transparenz und eine belastbare Grundlage für unsere Personalarbeit.
- Du sorgst mit uns für einen sicheren Arbeitsplatz: Du koordinierst Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit gemeinsam mit externen Fachkräften und Betriebsärzten und unterstützt bei Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und deren Dokumentation. Perspektivisch übernimmst Du die Aufgabe als interne:r Sicherheitsbeauftragte:r.
- Du denkst bei unseren Abläufen mit: Du sorgst in Deinem Verantwortungsbereich für klare, gut dokumentierte Prozesse und entwickelst administrative Abläufe dort weiter, wo es sinnvoll ist.
Dein Profil
- Du kennst Dich in der Personaladministration aus: Du bringst mehrere Jahre Berufserfahrung in der HR-Administration oder im operativen Personalmanagement sowie gute Kenntnisse im Arbeitsrecht und in administrativen HR-Standards mit.
- Du bist fit in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung: Abrechnungsrelevante Daten, Stammdaten und Fristen bearbeitest Du routiniert und weißt, worauf es in der Zusammenarbeit mit einer externen Lohnbuchhaltung ankommt.
- Du bist ein Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich, zuverlässig und vorausschauend. Auch wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Deinem Tisch liegen, setzt Du klare Prioritäten und behältst den Überblick.
- Du hast ein gutes Gespür für Zahlen und Systeme: Du arbeitest gerne mit HR-Daten und Auswertungen und legst Wert auf Qualität und Genauigkeit. Idealerweise kennst Du bereits Personio.
- Auf Dich ist Verlass: Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um, kommunizierst klar und wertschätzend und arbeitest gerne mit Menschen und unterschiedlichen Bereichen zusammen. Für das Thema Arbeitsschutz bringst Du erste Erfahrung oder die Bereitschaft zur Weiterbildung mit.
- Du beherrschst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift. Zudem verfügst Du über gute Englischkenntnisse.
So kommen wir zusammen
- Bewerbung: Wir freuen uns auf deine Bewerbung per E-Mail an jobs@heinlein-support.de inkl. möglichem Beginn und deiner Gehaltsvorstellung. Bitte gib uns etwas Zeit, sie zu checken.
- Vorgespräch: Wir laden dich zu einem 30-minütigen online Kennenlern-Gespräch ein.
- Bewerbungsgespräch: Wir treffen uns zu einem ausführlichen Gespräch - online oder bei uns in Berlin. Meist lernst du hier schon 3 Personen aus unserem Team kennen.
- Entscheidung: Wir melden uns in jedem Fall bei dir und geben ein Feedback.
- Onboarding: Wir freuen uns auf den ersten gemeinsamen Arbeitstag.
Wir bieten Dir
- Arbeit mit Sinn: Unsere DNA und Leidenschaft: Linux, Open Source und Datenschutz. Lass uns zusammen die Kommunikation unserer Kunden freier, sicherer und damit digital souverän machen.
- Wissen: Dich erwarten anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben, die immer wieder neue Erkenntnisse bringen. Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer über alle Teams und Ebenen hinweg sind bei uns selbstverständlich.
- Wachstum: Deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung fördern wir gezielt. Ein offener Austausch im Team ist dabei genauso elementarer Bestandteil wie interne und externe Schulungen, Konferenzen oder Coaches.
- Work-Life-Balance: Wir ermöglichen, dass Beruf und Familie für dich vereinbar sind – z.B. durch Flexibilität und teilweise Remote-Arbeit. Ach ja: Überstunden sind nicht selbstverständlich und werden natürlich ausgeglichen.
- Familienunternehmen: Wir sind ein familiär geführtes Unternehmen mit über 25 Jahren Geschichte. Für unsere Kultur bedeutet das ein vertrauensvolles Miteinander, Stabilität und Sicherheit. Am gemeinsamen Unternehmenserfolg beteiligen wir dich gern.
- Annehmlichkeiten: Kaffee, Tee und Obst sind bei uns immer am Start. Genauso wie regelmäßige gemeinsame Team-Events und -Aktivitäten, die das (Arbeits-)Leben schöner machen.
HR Manager Administration & Payroll Coordination (m/w/d) in Berlin Arbeitgeber: Heinlein Support
Die Heinlein Gruppe ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine sinnstiftende Tätigkeit im Bereich digitale Souveränität und Datenschutz bietet, sondern auch ein familiäres Arbeitsumfeld in Berlin schafft. Mit einem starken Fokus auf persönliche und fachliche Weiterentwicklung, flexiblen Arbeitszeiten und einer ausgeglichenen Work-Life-Balance sorgt das Unternehmen dafür, dass sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und ihre Potenziale entfalten können. Zudem fördern regelmäßige Team-Events und eine offene Kommunikation eine positive Unternehmenskultur, die auf Vertrauen und Zusammenarbeit basiert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so HR Manager Administration & Payroll Coordination (m/w/d) in Berlin erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Heinlein Support aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Heinlein Support, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um HR Manager Administration & Payroll Coordination (m/w/d) in Berlin mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Heinlein Support klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heinlein Support vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Heinlein Support die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
