Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team im Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.
- Unternehmen: Ein etabliertes Architekturbüro mit über 60 Jahren Erfahrung.
- Vorteile: Sichere Vergütung, voll finanziertes Jobticket und geregelte Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Attraktiver Arbeitsplatz in zentraler Lage mit regelmäßigen Teamevents.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir sind ein national tätiges Architekturbüro mit 5 Standorten und arbeiten seit über 60 Jahren an anspruchsvollen Projekten für überwiegend öffentliche Auftraggeber. Für unser Team am Standort Köln mit ca. 70 Mitarbeitern suchen wir zur Verstärkung unseres Sekretariates ab sofort eine Teamassistenz für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.
Ihre Aufgaben:
- Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter
- Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter
- Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
- Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr
- Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
- Bestellung von Büromaterial und Verpflegung
- Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
- Betreuung der Konferenzräume
- Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen
- Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften
- Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben
- Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern
- Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ mehrjährige Berufserfahrung im genannten Tätigkeitsprofil
- Gute Kommunikationsfähigkeit sowie Teamorientierung
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
- Freundliches und verbindliches Auftreten
- Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung
Unser Angebot:
- Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
- Abwechslungsreiche Aufgaben im wachsenden Architekturbüro
- Sichere Vergütung und voll finanziertes Jobticket
- Arbeitsplatz in einem attraktiven Büro in zentraler Lage mit guter Anbindung zum Hauptbahnhof
- Geregelte Arbeitszeiten mit 40 h/Woche, auch Teilzeit möglich
- Regelmäßige Teamevents
Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Gehaltsvorstellung per E-Mail (max. 5 MB) an: bewerbung-koeln@heinlewischerpartner.de
Kontakt: Markus Kill.
Teamassistenz (m/w/d) Sekretariat Standort Köln Arbeitgeber: Heinlewischer
Als national tätiges Architekturbüro mit über 60 Jahren Erfahrung bieten wir am Standort Köln ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld. Unsere Mitarbeiter profitieren von abwechslungsreichen Aufgaben, einem engagierten Team und einer sicheren Vergütung, einschließlich eines voll finanzierten Jobtickets. Zudem fördern wir die persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Teamevents und eine offene Unternehmenskultur.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Teamassistenz (m/w/d) Sekretariat Standort Köln erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Teamassistenz in Köln bewirbst, schau dir das Büro vorher an und mach dir Gedanken über die Abläufe. Zeig im Gespräch, dass du bereits Ideen hast, wie du die Büroorganisation verbessern kannst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern des Unternehmens in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und zeig dein Interesse an der Teamassistenz-Position.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen zur Teamassistenz durchgehst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du dich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hast und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Mach den ersten Schritt und sei Teil unseres engagierten Teams!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistenz (m/w/d) Sekretariat Standort Köln mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden. Authentizität kommt immer gut an!
Anpassung ist der Schlüssel:Schau dir die Stellenanzeige genau an und passe dein Anschreiben an die Anforderungen an. Hebe hervor, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Aufgaben passen, die wir suchen.
Korrekturlesen nicht vergessen!:Nichts ist schlimmer als Tippfehler oder grammatikalische Fehler in deiner Bewerbung. Lass jemanden drüberlesen oder nutze Tools, um sicherzustellen, dass alles fehlerfrei ist.
Bewirb dich über unsere Website:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heinlewischer vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Architekturbüro verschaffen. Schau dir die Projekte an, an denen sie gearbeitet haben, und verstehe ihre Werte und Ziele. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, Kommunikation und Teamarbeit zeigen. Diese Geschichten helfen dir, deine Eignung für die Position als Teamassistenz zu untermauern.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel mit Büroorganisation und Terminmanagement zu tun hat, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit Aufgaben priorisiert und organisiert hast. Zeige, dass du strukturiert und zuverlässig arbeitest.
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen, die dir helfen, die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Teamassistenz besser zu verstehen. Fragen zu den Herausforderungen im Sekretariat oder zur Zusammenarbeit im Team zeigen dein Engagement und Interesse.
