Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei Empfang, Büroorganisation und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Wachsendes Architekturbüro in zentraler Lage mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Sichere Vergütung, voll finanziertes Jobticket und geregelte Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Teamevents und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Erlebe abwechslungsreiche Aufgaben und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Für unser Team am Standort Köln mit ca. 70 Mitarbeitern suchen wir zur Verstärkung unseres Sekretariates ab sofort eine Teamassistenz für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.
Ihre Aufgaben
- Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter
- Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter
- Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
- Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr
- Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
- Bestellung von Büromaterial und Verpflegung
- Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
- Betreuung der Konferenzräume
- Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen
- Unterstützung bei regelmäßigen Team‑Zusammenkünften
- Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben
- Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern
- Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office‑Standards
Ihr Profil
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ mehrjährige Berufserfahrung im genannten Tätigkeitsprofil
- gute Kommunikationsfähigkeit sowie Teamorientierung
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
- freundliches und verbindliches Auftreten
- selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung
Unser Angebot
- Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
- abwechslungsreiche Aufgaben im wachsenden Architekturbüro
- sichere Vergütung und voll finanziertes Jobticket
- Arbeitsplatz in einem attraktiven Büro in zentraler Lage mit guter Anbindung zum Hauptbahnhof
- geregelte Arbeitszeiten mit 40 h/Woche, auch Teilzeit möglich
- regelmäßige Teamevents
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe zur Gehaltsvorstellung und einem möglichen Einstiegsdatum (max. 10 MB) als E‑Mail.
Kontakt
David Koenigsfeld und Markus KillHeinlewischer
Stolkgasse 25
50667 Köln
Telefon -0
Teamassistenz Sekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Heinlewischer
Unser Unternehmen in Köln bietet Ihnen die Möglichkeit, Teil eines dynamischen und engagierten Teams zu werden, das Wert auf eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre legt. Mit abwechslungsreichen Aufgaben und der Chance zur persönlichen Weiterentwicklung in einem wachsenden Architekturbüro, profitieren Sie von einer sicheren Vergütung, einem voll finanzierten Jobticket sowie geregelten Arbeitszeiten. Genießen Sie zudem regelmäßige Teamevents und die zentrale Lage unseres Büros mit hervorragender Anbindung an den Hauptbahnhof.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Teamassistenz Sekretariat (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Teamassistenz bewirbst, schau dir die Firma genau an. Zeig in deinem Gespräch, dass du die Werte und die Kultur des Unternehmens verstehst und schätzt. Das macht einen großen Unterschied!
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen vor! Überlege dir, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten und dein Organisationsgeschick unter Beweis stellen kannst. Denk an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tip Nummer 3
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht kennst du jemanden, der im Unternehmen arbeitet oder gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Und vergiss nicht, deine Gehaltsvorstellung und dein mögliches Einstiegsdatum anzugeben – das zeigt, dass du gut vorbereitet bist!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistenz Sekretariat (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben, um deine Persönlichkeit rüberzubringen.
Pass dein Anschreiben an!:Schau dir die Stellenanzeige genau an und passe dein Anschreiben an die Anforderungen an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu der Teamassistenz passen!
Achte auf die Details!:Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig, besonders bei einer Position im Sekretariat. Nimm dir Zeit, um deine Bewerbung Korrektur zu lesen oder lass jemand anderen drüber schauen.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich direkt über unsere Website. Das macht es für uns einfacher, dich kennenzulernen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heinlewischer vorbereitet
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Stellenbeschreibung genau an. Verstehe die spezifischen Aufgaben wie Zeiterfassung, Empfang und Dokumentenverwaltung. So kannst du gezielt auf deine Erfahrungen eingehen und zeigen, dass du die Anforderungen kennst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Kommunikationsfähigkeit, Organisationsgeschick und Teamorientierung unter Beweis stellen. Diese Geschichten helfen dir, deine Qualifikationen lebendig zu machen und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Zeige dein Interesse am Unternehmen
Informiere dich über das Architekturbüro und seine Projekte. Wenn du im Interview zeigst, dass du dich für die Firma und ihre Werte interessierst, wird das positiv wahrgenommen. Stelle Fragen zu den Teamdynamiken oder aktuellen Projekten, um dein Engagement zu zeigen.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein freundliches und verbindliches Auftreten. Kleide dich angemessen und sei pünktlich. Ein selbstbewusstes Auftreten und eine positive Körpersprache können viel bewirken und zeigen, dass du die Position ernst nimmst.
