People Generalist / People Operations Manager (m/d/f)

Team Lead: Joanna Ciecierska (Director of People & Culture)

Talent Acquisition: Celia Nielsen (People & Talent Partner)

Vertrag: Unbefristet, Vollzeit

Gehalt: IC L2 (Mittelstufe): 49‑59k € (brutto, fest) + VSOP (einmalige Zahlung; 10% des Jahresgehalts)

Remote-Politik: Remote-first-Kultur mit Büros in Berlin, Hamburg und Potsdam. Aufgrund der Natur dieser Rolle suchen wir jemanden, der bereit ist, 2-3 Tage pro Woche in unserem Berliner Büro zu verbringen.

Ihr Profil

Erfahrung & Wissen

• Must haves

• 2-4 Jahre Erfahrung in People Operations, HR-Administration oder ähnlicher Rolle
• Fließend in Deutsch & Englisch; Sie schreiben täglich Verträge, E-Mails und unterstützen Mitarbeiter in beiden Sprachen
• Solides Wissen über deutsches Arbeitsrecht bezüglich Arbeitsverträgen, Kündigungen und Arbeitszeitregelungen
• Erfahrung in der Verwaltung von HRIS (Personio oder ähnlich); sicher im Umgang mit Dateneingabe, Berichterstattung, Systempflege & -verbesserungen
• Erfahrung in der Vertragsverwaltung; Erstellung, Änderung und Ablage von Beschäftigungsdokumenten
• Erfahrung in der Koordination von Onboarding/Offboarding; vollständige Verantwortung für die Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus

• Startup/Scale-up-Hintergrund (50-200 Mitarbeiter); Sie fühlen sich wohl, wenn die Dinge nicht perfekt strukturiert sind und können durch Unklarheiten navigieren
• Erfahrung in der Eventkoordination für Unternehmensfeiern oder größere Teamevents
• Zusätzliche Themen in der People Operations: Gesundheits- und Sicherheitskoordination, Leistungsverwaltung, Visa/Umzugshilfe oder vergleichbar

Arbeitsweise

• Präzision und Verantwortung: Sie erkennen Tippfehler, Inkonsistenzen und fehlende Informationen, bevor Sie senden, überprüfen Ihre Arbeit doppelt und halten Daten sauber und zuverlässig
• Klare, zielgruppengerechte Kommunikation: Sie schreiben freundliche, professionelle E-Mails, beraten Manager zu Standardfragen der HR-Politik und passen den Ton für Mitarbeiter, Manager und C-Level an
• Kollaborativ und proaktiv: Sie kommunizieren frühzeitig mit klaren Statusupdates, passen sich gut an wechselnde Prioritäten an und freuen sich, Junior-Kollegen zu betreuen
• Daten- und systemorientiert: Sie erkunden gerne Kennzahlen, erstellen einfache Dashboards und verbinden die Punkte über Prozesse hinweg, um Risiken frühzeitig zu erkennen. Sie fühlen sich wohl dabei, Berichte in Google Sheets zu erstellen, ohne ein vollwertiger Profi sein zu müssen
• Automatisierung und Verbesserung: Sie nutzen gerne KI-Tools zur Rationalisierung von Aufgaben und schlagen praktische Lösungen vor, die tatsächlich funktionieren

Warum wir?

Bedeutsamkeit

Psychische Gesundheit ist ein Menschenrecht: Wir helfen Tausenden von Menschen jeden Monat, die mit Depressionen, Stress, Schlaflosigkeit, Burnout und anderen psychischen Gesundheitsproblemen kämpfen.

Forschung & Evidenz

Wir haben ein einzigartiges Produkt und stehen an der Spitze der Forschung im Bereich digitaler Gesundheitsanwendungen. Die Wirksamkeit unseres Produkts wird kontinuierlich evaluiert und Wirksamkeitsstudien wurden seit 2014 in internationalen und hochrangigen Fachzeitschriften veröffentlicht.

Daten sind uns sehr wichtig und wir sind transparent in Bezug auf unsere Strategie, Ziele und Ergebnisse.

Wachstum

Als Pioniere in der Entwicklung von Anwendungen für verschiedene psychische Gesundheitszustände stehen wir an der Spitze der Innovation. Wir arbeiten in einem äußerst spannenden und aufstrebenden Markt. Jährliches Schulungsbudget von 1.000 Euro - wir legen großen Wert auf das persönliche Wachstum unserer Mitarbeiter und unterstützen aktiv deren Entwicklung.

Remote-First

Remote-first-Kultur - wir stellen global ein und berücksichtigen ein Zeitfenster von +/- 4,5 Stunden MEZ. Nutzung unserer Büros in Berlin und Hamburg, wenn Sie es bevorzugen, vor Ort zu arbeiten. Umzugsoption und Unterstützung.

Diversität & Inklusion

Faire und gleichberechtigte Behandlung sind die Standards unserer Anti-Belästigungspolitik. Flexible Arbeitszeiten - gestalten Sie Ihren eigenen Tag. Unternehmenssprache Englisch, mit starkem Fokus auf inklusive Sprache. Transparente Gehaltsbänder. Zusätzliche 10 bezahlte Urlaubstage für nicht gebärende Eltern nach der Geburt oder Adoption eines Kindes.

Weitere Vorteile

• 28 Urlaubstage + Vergütung für Feiertage, die auf Wochenenden fallen
• Aufenthaltsabhängiger bezahlter Urlaub - bis zu drei zusätzliche Tage
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Attraktives VSOP (Virtual Stock Option Plan) für alle Mitarbeiter
• Steuerlich absetzbare Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberbeitrag
• Kostenlose oder subventionierte Fitnessmitgliedschaften
• Regelmäßige Teamevents

HelloBetter ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und Bewerber jeglicher Nationalität, Geschlechts, sexueller Orientierung, religiösem Hintergrund, Geschlechtsidentität und Menschen mit Behinderungen ermutigt, sich zu bewerben.

Ihre Mission

HelloBetter ist ein Pionier im Bereich der digitalen Gesundheitsversorgung. Seit mehr als 10 Jahren entwickeln wir evidenzbasierte digitale Gesundheitsanwendungen zur Prävention und Behandlung von psychischen Gesundheitszuständen. Unsere Anwendungen decken eine Vielzahl von Bereichen ab, darunter Stressmanagement, Depression, problematischer Alkoholgebrauch, Panikstörung und Angst, Vaginismus und Schlafstörungen. Sechs von HelloBetters zehn Anwendungen sind als digitale Gesundheitsanwendungen genehmigt. Sie sind für alle versicherten Erwachsenen in Deutschland kostenlos auf Rezept erhältlich. Im Jahr 2025 haben wir Ello gestartet. Ello ist HelloBetters KI-gestützter Begleiter für psychisches Wohlbefinden, der evidenzbasierte psychologische Unterstützung bei alltäglichen Herausforderungen der psychischen Gesundheit wie Stress, Niedergeschlagenheit und schwierigen Lebenssituationen bietet. Wir haben unser 10-jähriges Fachwissen in digitalen Therapeutika mit KI-Technologie kombiniert, um psychologische Unterstützung zugänglicher zu machen. Für weitere Informationen über HelloBetter siehe unser HelloBetter-Handbuch.

Als People Generalist sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitererfahrung bei HelloBetter reibungslos verläuft, damit jeder seine beste Arbeit leisten kann. Sie sind das operative Rückgrat unseres People & Culture-Teams: Sie verwandeln Verträge, Onboarding, Gehaltsabrechnung und alltägliche Fragen in zuverlässige Prozesse, die einfach funktionieren. Dies ist eine praktische, menschenorientierte Rolle mit echter Verantwortung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Sie benötigen keine vorherige strategische HR-Erfahrung, aber Sie haben Raum, Systeme zu verbessern, KI für Effizienz zu nutzen und die operative Qualität kontinuierlich zu steigern. Wenn Sie strukturierte Arbeit, klare Kommunikation und die Erleichterung der Arbeit anderer Menschen genießen, werden Sie sich hier wohlfühlen.

Interviewprozess

• 30 Minuten - Screening-Interview mit Celia (People & Talent Partner)
• 2 Stunden - Take Home Case Study
• 60 Minuten - Technisches Interview mit Joanna (Director of People & Culture) und einem Teammitglied
• 30 Minuten - Team-Interview mit dem People & Operations-Team
• 30 Minuten - Gründerinterview mit Philip (COO & Managing Director)

Ihre Ziele

• HR-Administration (40%): Übernehmen Sie das Rückgrat unserer People-Operationen. Sie liefern Vertragsgenauigkeit, halten die Personio-Daten sauber und aktuell, gewährleisten eine zuverlässige Abwesenheitsverfolgung und liefern pünktliche, gehaltsabreitungsbereite Eingaben. Sie verwandeln Daten in einfache, fristgerechte Berichte, auf die Führungskräfte reagieren können.
• Onboarding (25%): Schaffen Sie die Bereitschaft am ersten Tag von Anfang bis Ende. Verträge und Willkommensnachrichten kommen pünktlich an, Zugänge und Tools funktionieren sofort, und neue Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an sicher und produktiv. Sie schließen Feedbackschleifen schnell und machen kleine Verbesserungen, die bleiben.
• Offboarding (10%): Führen Sie respektvolle, konforme Austritte ohne lose Enden. Der Zugang wird reibungslos entfernt, Referenzen sind genau und zeitnah, die Finanzabteilung hat alles, was sie benötigt, und Einblicke von scheidenden Mitarbeitern werden konsistent erfasst.
• Mitarbeiterunterstützung (25%): Seien Sie die ruhige, vertrauenswürdige erste Anlaufstelle. Sie geben innerhalb von 24 Stunden klare, menschliche Antworten, entmystifizieren Leistungen und coachen unseren Junior People Generalist zu komplexeren Themen - und heben so die Konsistenz und Qualität.

Insgesamt, wenn Folgendes Sie begeistert, könnte diese Rolle die richtige für Sie sein:

• Komplexe Abläufe einfach und zuverlässig aussehen lassen
• Unklarheiten in klare Schritte und reibungslose Erfahrungen umwandeln
• Auf Details achten, ohne die Ergebnisse aus den Augen zu verlieren
• Handwerk schätzen: saubere Prozesse, saubere Daten, saubere Kommunikation
• Systeme verbessern, KI nutzen und Dinge besser hinterlassen, als Sie sie vorgefunden haben