People Generalist / People Operations Manager (m/d/f)

Team Lead: Joanna Ciecierska (Director of People & Culture)

Talent Acquisition: Celia Nielsen (People & Talent Partner)

Vertrag: Unbefristet, Vollzeit

Gehalt: IC L2 (Mittelstufe): 49‑59k € (brutto, fest) + VSOP (einmalige Zahlung; 10% des Jahresgehalts)

Remote-Politik: Remote-first-Kultur mit Büros in Berlin, Hamburg und Potsdam. Aufgrund der Natur dieser Rolle suchen wir jemanden, der bereit ist, 2-3 Tage pro Woche in unserem Berliner Büro zu verbringen.

Ihr Profil

Erfahrung & Wissen

• Must haves

• 2-4 Jahre Erfahrung in People Operations, HR-Administration oder einer ähnlichen Rolle
• Fließend in Deutsch & Englisch; Sie schreiben täglich Verträge, E-Mails und unterstützen Mitarbeiter in beiden Sprachen
• Solides Wissen über deutsches Arbeitsrecht bezüglich Arbeitsverträgen, Kündigungen und Arbeitszeitregelungen
• Erfahrung in der Verwaltung von HRIS (Personio oder ähnlich); sicher im Umgang mit Dateneingabe, Berichterstattung, Systemwartung & -verbesserungen
• Erfahrung in der Vertragsverwaltung; Erstellung, Änderung und Ablage von Beschäftigungsdokumenten
• Erfahrung in der Koordination von Onboarding/Offboarding; vollständige Verantwortung für die Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus

• Hintergrund in Startups/Scale-ups (50-200 Mitarbeiter); Sie fühlen sich wohl, wenn die Dinge nicht perfekt strukturiert sind und können durch Unklarheiten navigieren
• Erfahrung in der Eventkoordination für Unternehmensfeiern oder größere Teamevents

Arbeitsweise

• Präzision und Verantwortung: Sie erkennen Tippfehler, Inkonsistenzen und fehlende Informationen, bevor Sie senden, überprüfen Ihre Arbeit doppelt und halten Daten sauber und zuverlässig
• Klare, zielgruppengerechte Kommunikation: Sie schreiben freundliche, professionelle E-Mails, beraten Manager zu Standardfragen der HR-Politik und passen den Ton für Mitarbeiter, Manager und C-Level an
• Kollaborativ und proaktiv: Sie kommunizieren frühzeitig mit klaren Statusupdates, passen sich gut an wechselnde Prioritäten an und freuen sich, Junior-Kollegen zu betreuen
• Daten- und systemorientiert: Sie erkunden gerne Kennzahlen, erstellen einfache Dashboards und verbinden die Punkte über Prozesse hinweg, um Risiken frühzeitig zu erkennen. Sie fühlen sich wohl dabei, Berichte in Google Sheets zu erstellen, ohne ein Profi sein zu müssen
• Automatisierung und Verbesserung: Sie nutzen gerne KI-Tools zur Rationalisierung von Aufgaben und schlagen praktische Lösungen vor, die tatsächlich funktionieren

Warum wir?

Bedeutsamkeit

• Psychische Gesundheit ist ein Menschenrecht: Wir helfen Tausenden von Menschen jeden Monat, die mit Depressionen, Stress, Schlaflosigkeit, Burnout und anderen psychischen Gesundheitsproblemen kämpfen

Wachstum

• Als Pioniere in der Entwicklung von Anwendungen für verschiedene psychische Gesundheitszustände stehen wir an der Spitze der Innovation
• Jährliches Weiterbildungsbudget von 1.000 Euro - wir legen großen Wert auf das persönliche Wachstum unserer Mitarbeiter und unterstützen aktiv deren Entwicklung

Diversität & Inklusion

• Faire und gleichberechtigte Behandlung sind die Standards unserer Anti-Belästigungspolitik
• Flexible Arbeitszeiten - gestalten Sie Ihren eigenen Tag
• Zusätzliche 10 bezahlte Urlaubstage für nicht gebärende Eltern nach der Geburt oder Adoption eines Kindes

Ihre Mission

HelloBetter ist ein Pionier im Bereich der digitalen Gesundheitsversorgung. Seit mehr als 10 Jahren entwickeln wir evidenzbasierte digitale Gesundheitsanwendungen zur Prävention und Behandlung von psychischen Erkrankungen. Unsere Anwendungen decken eine Vielzahl von Bereichen ab, darunter Stressmanagement, Depression, problematischer Alkoholgebrauch, Panikstörung und Angst, Vaginismus und Schlafstörungen. Sechs von HelloBetters zehn Anwendungen sind als digitale Gesundheitsanwendungen genehmigt. Sie sind für alle versicherten Erwachsenen in Deutschland kostenlos auf Rezept erhältlich.

In Ihrer Rolle als People Generalist stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitererfahrung bei HelloBetter reibungslos verläuft, damit jeder seine beste Arbeit leisten kann. Sie sind das operative Rückgrat unseres People & Culture-Teams: Sie verwandeln Verträge, Onboarding, Gehaltsabrechnung und alltägliche Fragen in zuverlässige Prozesse, die einfach funktionieren. Dies ist eine praktische, menschenorientierte Rolle mit echter Verantwortung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Interviewprozess

• 30 Minuten - Screening-Interview mit Celia (People & Talent Partner)
• 2 Stunden - Take Home Case Study
• 60 Minuten - Technisches Interview mit Joanna (Director of People & Culture) und einem Teammitglied
• 30 Minuten - Team-Interview mit dem People & Operations-Team
• 30 Minuten - Gründer-Interview mit Philip (COO & Managing Director)

Ihre Ziele

• HR-Administration (40%): Verantworten Sie das Rückgrat unserer People-Operationen. Sie liefern Vertragsgenauigkeit, halten Personio-Daten sauber und aktuell, gewährleisten zuverlässige Abwesenheitsverfolgung und liefern pünktlich gehaltsabreitungsfähige Eingaben.
• Onboarding (25%): Schaffen Sie die Bereitschaft am ersten Tag von Ende zu Ende. Verträge und Willkommensnachrichten kommen pünktlich an, Zugänge und Tools funktionieren sofort, und neue Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an sicher und produktiv.
• Offboarding (10%): Führen Sie respektvolle, konforme Austritte ohne offene Enden. Zugänge werden reibungslos entfernt, Referenzen sind genau und zeitnah, die Finanzabteilung hat alles, was sie benötigt, und Einblicke von Austretenden werden konsistent erfasst.
• Mitarbeiterunterstützung (25%): Seien Sie die ruhige, vertrauenswürdige erste Anlaufstelle. Sie geben klare, menschliche Antworten innerhalb von 24 Stunden, entmystifizieren Vorteile und coachen unseren Junior People Generalist zu komplexeren Themen - und heben so die Konsistenz und Qualität.

Insgesamt, wenn Sie Folgendes begeistert, könnte diese Rolle die richtige für Sie sein:

• Komplexe Abläufe einfach und zuverlässig aussehen lassen
• Unklarheiten in klare Schritte und reibungslose Erfahrungen umwandeln
• Auf Details achten, ohne die Ergebnisse aus den Augen zu verlieren
• Sich um Handwerk kümmern: saubere Prozesse, saubere Daten, saubere Kommunikation
• Systeme verbessern, KI nutzen und Dinge besser hinterlassen, als Sie sie vorgefunden haben