Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuere und entwickle administrative Abläufe in Finance und HR eigenverantwortlich.
- Unternehmen: Innovative digitale Pflege-Apotheke mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, flexibles Arbeiten, modernes Büro und persönliche Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Freiraum für eigene Ideen und regelmäßige Teamevents sorgen für ein tolles Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Medikationsversorgung und arbeite an innovativen Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium sowie 2-4 Jahre Erfahrung im Backoffice.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
hellomed ist die digitale Pflege-Apotheke für Pflegekräfte - nach dem Motto: Dauermedikation nur in einfach! Unsere Vision ist es, bis 2030 die jährlichen 250.000 Krankenhauseinlieferungen aufgrund von Medikationsfehlern und die damit verbundenen 1,2 Milliarden Euro Folgekosten zu vermeiden und der Pflege wieder zurückzugeben. Mit unserer innovativen hellomedOS-Software für das Pflegepersonal entlasten wir Pflegekräfte bei der täglichen Medikationsversorgung Ihrer Patienten und machen diese noch sicherer.
Aufgaben:
- Kaufmännische Prozesse & Administration: Eigenverantwortliche Steuerung und Weiterentwicklung administrativer Abläufe in den Bereichen Buchhaltung, Controlling und Organisation – in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung.
- Koordination externer Partner: Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbuchhaltung, Banken und Förderstellen sowie Unterstützung bei der Fördermittelabrechnung.
- Lohnbuchhaltung & Personaladministration: Vorbereitung und Zulieferung der monatlichen Lohnbuchhaltung an den externen Steuerberater, Pflege von Personalstammdaten sowie Verwaltung von Ein- und Austritten.
- HR-Tools & Systemadministration: Eigenverantwortliche Administration und Weiterentwicklung der eingesetzten HR-Tools – insbesondere Personio und Hrmony – inklusive Datenpflege, Onboarding neuer Mitarbeitender im System und Unterstützung bei der Prozessdigitalisierung im HR-Bereich.
- Recruiting-Support: Unterstützung im Bewerbermanagement – von der Stellenausschreibung über die Koordination von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Kommunikation mit Kandidat:innen.
- Unterstützung bei Sonderthemen: Mitarbeit bei Vertragswesen, Fördermitteln und unternehmensweiten Projekten nach Bedarf.
- Hands-on-Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, erkennst offene Aufgaben selbstständig und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.
Qualifikation:
- Kaufmännische Ausbildung oder Studium: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – gerne auch als Pharmazeutisch-Kaufmännische/r Angestellte/r – oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzen, Controlling oder Personal.
- Berufserfahrung im Backoffice-, Finance- oder HR-Umfeld: Mindestens 2–4 Jahre praktische Erfahrung, idealerweise in einem KMU, Start-up oder wachstumsorientierten Unternehmen. Erfahrung im Apothekenumfeld ist ein Plus.
- Kenntnisse in Lohnbuchhaltungsvorbereitung: Verständnis für lohnrelevante Prozesse und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnbuchhaltungs- oder Steuerberatungsstellen.
- Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise: Hohe Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Zahlenverständnis – du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- Kommunikations- und Organisationsstärke: Klare, professionelle Kommunikation und sicheres Priorisieren im Tagesgeschäft – intern wie mit externen Partnern und Kandidat:innen.
- Digitale Affinität & Tool-Kompetenz: Sicherer Umgang mit HR- und Buchhaltungstools wie Personio, Hrmony oder vergleichbaren Systemen sowie Offenheit für die Weiterentwicklung digitaler Prozesse.
Benefits:
- Wir bieten dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag, inklusive attraktiven Arbeitsplatz in unserem modernen Büro im Herzen Berlin-Kreuzbergs mit Spreeblick und guter Verkehrsanbindung.
- Du profitierst von einer einzigartigen Wachstumschance an der Seite der hellomed-Gründer und einer steilen Lernkurve.
- Bei uns hast Du viele Freiräume, um eigene Ideen einzubringen und mitzugestalten.
- Wir verstehen, dass das Leben flexibel sein muss. Daher bieten wir Dir flexible Arbeitszeiten und bis zu 3 Tage Home-Office.
- Ob beim Mittagessen, bei Abenden auf unserer Dachterrasse oder bei regelmäßigen Teamevents: Wir sorgen für unvergessliche gemeinsame Momente.
- Deine persönliche Weiterentwicklung liegt uns am Herzen. Du hast jederzeit die Möglichkeit, Dich weiterzubilden oder Schulungen zu besuchen, um Deine Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen.
- Bei uns arbeitest du immer 100% mit modernsten Tools.
Hast Du Interesse? Dann bewirb Dich per E-Mail bei hellomed oder direkt über unser online Formular auf Join.
Backoffice Manager (Finance & HR) (m/w/d) Arbeitgeber: hellomed
hellomed ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur einen unbefristeten Arbeitsvertrag und einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Berlin-Kreuzberg bietet, sondern auch eine einzigartige Wachstumschance in einem innovativen Umfeld. Die flexible Arbeitszeitgestaltung, die Möglichkeit zum Home-Office sowie regelmäßige Teamevents fördern eine positive und kollegiale Arbeitsatmosphäre, während kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter seine Fähigkeiten stetig ausbauen kann.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Backoffice Manager (Finance & HR) (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Backoffice Manager interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Team aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Vision von hellomed.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder vielleicht sogar bei hellomed sind. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und zeigen, dass du gut vernetzt bist.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über hellomed, ihre Produkte und die Herausforderungen im Pflegebereich. Zeig, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Lösung beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du die Möglichkeit, deine Motivation und Begeisterung für die Position direkt zu zeigen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Backoffice Manager (Finance & HR) (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es klar und strukturiert:Halte deine Bewerbung übersichtlich und gut strukturiert. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert bist!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung:Schau dir die Aufgaben und Qualifikationen in der Stellenbeschreibung genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen – das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website:Am besten bewirbst du dich direkt über unser Online-Formular auf Join. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet und wir sie zügig bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei hellomed vorbereitet
✨Verstehe die Unternehmensvision
Mach dich mit der Vision von hellomed vertraut. Sie wollen Medikationsfehler reduzieren und Pflegekräfte entlasten. Zeige im Interview, dass du diese Mission verstehst und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Buchhaltung, im Controlling oder im HR-Bereich demonstrieren. So kannst du deine Eignung für die Position als Backoffice Manager klar unter Beweis stellen.
✨Fragen zur digitalen Affinität
Sei bereit, über deine Erfahrungen mit HR-Tools wie Personio oder Hrmony zu sprechen. Wenn du Kenntnisse in der Digitalisierung von Prozessen hast, bringe diese aktiv ins Gespräch ein, um zu zeigen, dass du die digitale Transformation unterstützen kannst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation mit externen Partnern erfordert, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wie du erfolgreich mit Steuerberatern oder anderen externen Partnern zusammengearbeitet hast.
