Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation.

Zur Unterstützung der wissenschaftlichen Vorständin des GFZ ist eine Stelle zu besetzen:

• Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung der wissenschaftlichen Vorständin (z.B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement, Informationsrecherche)
• Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit Gästebewirtung
• Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für die Vorständin
• Aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremien‑Sitzungen und anderer Governance‑Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in‑ und ausländischen Gästen
• Vor‑ und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen)
• Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch und Englisch

Ihr Profil

• Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d.h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englische Sprachkenntnisse B2-Niveau, deutsche Sprachkenntnisse C1‑Niveau vorausgesetzt)
• Souveräner Umgang mit MS‑Office‑Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) sowie mit Adobe‑Tools
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

Wir bieten

• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• Modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• Ein Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• Gute Erreichbarkeit des nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhofs, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Job Details

• Startdatum: 01/09/2026
• Befristung: 24 Monate
• Vergütung: Die Position ist der Gehaltsgruppe 8 gemäß TVöD Bund zugeordnet.
• Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); die Position ist grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Arbeitsort: Potsdam

Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierten Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Wir fördern ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem jede:r die eigenen Talente voll entfalten kann. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt.

„Vielfalt in den Perspektiven“ ist einer der Kernwerte des GFZ. Als integraler Bestandteil der Unterstützung der Vielfalt in unserem Zentrum fördern wir aktiv Frauen in der Wissenschaft und in Führungspositionen, u.a. durch unseren Gleichstellungsplan und die Maßnahmen des Kaskadenmodells, um nachhaltige Chancengleichheit in wissenschaftlichen Karrierewegen zu ermöglichen. Das GFZ setzt sich damit engagiert für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der Wissenschaft, auch in Führungspositionen, ein und ermutigt Frauen ausdrücklich, sich zu bewerben.