Assistant to the Scientific Director (f/m/x)

Arbeitsort: Leipzig, teilweise mobiles Arbeiten möglich. Arbeitszeit: 100% (39 Stunden pro Woche). Die Stelle ist sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit verfügbar. Vertragsart: befristeter Vertrag. Ziel ist es, eine langfristige Arbeitsbeziehung aufzubauen. Bewerber, die derzeit in unbefristeten oder nicht kündbaren Verträgen beschäftigt sind, können direkt unbefristet eingestellt werden. Andernfalls wird die Position zunächst für zwei Jahre befristet besetzt, mit dem klaren Ziel, die Position in einen unbefristeten Status zu überführen.

Vergütung: Entlohnung gemäß TVöD öffentlicher Dienst bis Entgeltgruppe 8, einschließlich attraktiver sozialer Leistungen des öffentlichen Dienstes.

Diversity und Inklusion: Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für Chancengleichheit aller Mitarbeiter ein, unabhängig von Herkunft, Religion, Überzeugungen, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Wir begrüßen Menschen, die unterschiedliche Hintergründe, Identitäten und Perspektiven vertreten. Daher ermutigen wir insbesondere Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind, sich bei uns zu bewerben.

Das UFZ: Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung (UFZ) ist eine weltweit führende Institution in der Umweltforschung und Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, Deutschlands größter wissenschaftlicher Organisation. Mit etwa 1.200 Mitarbeitern in Leipzig, Halle und Magdeburg forschen wir seit 1991 interdisziplinär, um die drängendsten Herausforderungen unserer Zeit anzugehen: Verlust der Biodiversität, Klimawandel und Umweltverschmutzung. Unser Ziel ist es, exzellente Forschung in praktische Lösungen für politische Entscheidungsträger, Unternehmen und die Gesellschaft zu übersetzen und als zuverlässiger Partner Transformationsprozesse hin zu einer nachhaltigen und gerechten Zukunft für gegenwärtige und zukünftige Generationen zu unterstützen. Wir fördern eine Kultur der Zusammenarbeit, Offenheit und Vielfalt in einem Arbeitsumfeld, das Kreativität und persönliche Entwicklung aktiv unterstützt.

Die Stelle: Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzrolle umfassen Ihre Aufgaben die Unterstützung der akademischen Leitung im Tagesgeschäft, die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs des Sekretariats sowie die Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen den akademischen Abteilungen und Stabsstellen, der administrativen Leitung und externen Geschäftspartnern.

• Eigenverantwortliche Leitung des Sekretariats für unser wissenschaftliches Managementteam, einschließlich aller damit verbundenen und relevanten Aufgaben, wie z.B. die Bearbeitung nationaler und internationaler Korrespondenz (auch in Englisch)
• Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen
• Vorbereitung, Organisation und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Empfängen, Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Protokollführung und Unterstützung der Geschäftsführungskomitees
• Vertretung der administrativen Managementassistenz
• Betreuung von Auszubildenden
• Bearbeitung spezieller organisatorischer und administrativer Aufgaben

Wir bieten: Die Möglichkeit, einen bedeutenden Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten. Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben. Ein umfassendes und qualitativ hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung. Flexible Arbeitszeiten und eine Vielzahl von Optionen zur Vereinbarkeit von Pflegeverantwortung und Arbeit durch unser Familienbüro. Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kollegen, die am UFZ ankommen, durch das 'International Office'. Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen und ein subventioniertes Deutschland-Ticket. Einen Arbeitsplatz in einer lebendigen Region mit hoher Lebensqualität sowie sozialer und kultureller Vielfalt.

Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit sehr guten Ergebnissen, z.B. als Bürokauffrau/-mann, Fremdsprachenkorrespondent/in oder internationale/r Managementassistent/in. Erste relevante Berufserfahrung, idealerweise in einer Führungs- oder Vorstandsfunktion. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie nachgewiesene sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau). Sehr gute Kenntnisse moderner Kommunikationsmittel, z.B. MS Office. Erfahrung mit SAP ist wünschenswert. Starke organisatorische Fähigkeiten und eine selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise. Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, Teamfähigkeit, sicheres Auftreten und Diskretion.