Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung

Arbeitsort: Leipzig, mobiles Arbeiten bis zu 50 % nach Absprache möglich.

Arbeitszeit: 100% (39h p. w.). Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder in Teilzeit geeignet.

Befristung: befristet. Es wird eine dauerhafte Zusammenarbeit angestrebt. Bewerbende aus ungekündigten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen können direkt unbefristet eingestellt werden. Andernfalls erfolgt die Besetzung vorerst befristet für 2 Jahre mit dem klaren Ziel der Entfristung.

Vergütung: nach TVöD bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.

Diversität und Inklusion: Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancengleichheit aller Beschäftigten ein. Wir freuen uns auf Menschen, die diverse Hintergründe, Identitäten und Perspektiven repräsentieren. Daher ermutigen wir insbesondere Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind, sich bei uns zu bewerben.

Das UFZ: Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ ist eine weltweit führende Institution in der Umweltforschung und Teil der Helmholtz-Gemeinschaft. Mit rund 1.200 Mitarbeitenden forschen wir seit 1991 an den drängenden Herausforderungen unserer Zeit: Biodiversitätsverlust, Klimawandel und Umweltverschmutzung.

Die Stelle: Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben sowie zu externen Geschäftspartnern.

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Organisation des Sekretariats der wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörenden Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache).
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen.
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
• Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung.
• Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung.
• Betreuung von Auszubildenden.
• Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben.

Wir bieten:

• Die Möglichkeit, gemeinsam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten.
• Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben.
• Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung.
• Flexible Arbeitszeiten und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Care-Aufgaben und Beruf durch unser Familienbüro.
• Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen durch das ‚International Office‘.
• Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket.
• Einen Arbeitsplatz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebensqualität und sozialer und kultureller Vielfalt.

Ihr Profil:

• Mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär/in oder Internationale/r Managementassistent/in.
• Erste relevante Berufserfahrung, idealerweise im Geschäftsführungs- oder Vorstandsbereich.
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie nachgewiesene sehr gute Englischkenntnisse (mindestens Sprachniveau B2) in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse moderner Kommunikationsmittel, z. B. MS Office.
• Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikationsverhalten, Teamfähigkeit, sicheres Auftreten sowie Diskretion.