Foreign language secretary (f_m_x) - Space Physics and Space Weather

Ihre Aufgaben:

• Organisation, Koordination und Verwaltung von Arbeitsabläufen und administrativen Prozessen für die Abteilung (Terminplanung, Bearbeitung von Post und E-Mails, Ablage, Dokumentenmanagement und Informationsrecherche).
• Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch, einschließlich Übersetzung und Bearbeitung von fremdsprachigen Texten nach Bedarf.
• Überwachung des Abteilungsbudgets, Budgetkontrolle und Management von Drittmittelprojekten.
• Bearbeitung und Überprüfung von Bestellungen für die Abteilung.
• Organisation von Rekrutierungsverfahren innerhalb der Abteilung.
• Unterstützung des Abteilungsmanagements, einschließlich Terminplanung und Reiseorganisation.
• Bereitstellung organisatorischer Unterstützung für nationale und internationale Gäste sowie für Gastwissenschaftler.
• Verwaltung der Publikationen der Abteilung in der GFZ-Datenbank.
• Organisation von Veranstaltungen wie Konferenzen, Workshops, Outreach- und sozialen Events.
• Pflege und Aktualisierung der Website der Abteilung.

Über Sie:

• Erforderliche Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent/in oder eine kaufmännische/administrative Qualifikation mit nachgewiesener (anerkanntem Zertifikat) Fähigkeit zur Durchführung von sekretariats- und administrativen Aufgaben in Englisch (schriftlich und mündlich) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens C1-Niveau).
• Sicherer Umgang mit dem Internet, Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Präsentationssoftware (z.B. MS Office: Word, Excel, PowerPoint) sowie mit administrativer Software (z.B. SAP, Typo3).
• Starke Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Exzellente Koordinationsfähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Situationen strukturiert und zielorientiert zu bewältigen.
• Selbstständige und systematische Arbeitsweise.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sind von Vorteil.

Was wir bieten:

• Ambitionierte und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld.
• Modernste Ausstattung.
• Vorteile des öffentlichen Dienstes.
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Flexible Arbeitszeiten und -bedingungen.
• Unterstützung bei der Suche nach einer guten Work-Life-Balance durch die hauseigene Kita.
• Arbeiten im Albert Einstein Science Park auf dem Telegrafenberg in Potsdam.
• Arbeitsplatz in fußläufiger Entfernung zum Potsdamer Hauptbahnhof oder nur eine kurze Fahrt mit dem Shuttlebus.

Startdatum: So bald wie möglich

Befristet: 2 Jahre

Gehalt: Die Position ist in die Entgeltgruppe 8 gemäß „TV ÖD Bund (Tarifgebiet Ost)“ eingestuft. Die Entgeltgruppe wird auf Grundlage des Tarifvertrags und der jeweiligen persönlichen Qualifikationen festgelegt.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Position ist grundsätzlich auch für Teilzeitarbeit geeignet.

Arbeitsort: Potsdam

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wenn ja, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 25. Mai 2026. Bitte nutzen Sie ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Erforderliche Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben und Nachweis über die Englischkenntnisse.

Das GFZ fördert aktiv Vielfalt und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen von allen qualifizierten Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Glauben, Alter und körperlichen Merkmalen. Wir fördern auch ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem jeder seine Talente voll entfalten kann. Personen, die als schwerbehindert anerkannt sind, werden bei gleicher Eignung und Qualifikation gemäß den Bestimmungen des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Bei weiteren Fragen zur Gleichstellung wenden Sie sich bitte an unsere Gleichstellungsbeauftragte.

„Vielfalt in Perspektiven“ ist eines der Kernwerte des GFZ. Als integraler Bestandteil der Unterstützung von Vielfalt in unserem Zentrum fördern wir aktiv Frauen in der Wissenschaft und in Führungspositionen. Dies tun wir unter anderem durch unseren Gleichstellungsplan und die Maßnahmen des Kaskadenmodells, die wir aktiv umsetzen, um nachhaltige Chancengleichheit in akademischen Karrierewegen zu ermöglichen. Das GFZ setzt sich somit engagiert für die Gleichstellung der Geschlechter in der Wissenschaft, auch in Führungspositionen, ein und ermutigt Frauen ausdrücklich zur Bewerbung.

Datenschutzinformationen für Bewerber.

Bei weiteren Fragen zum Tätigkeitsfeld wenden Sie sich bitte per E-Mail an Prof. Dr. Yuri Shprits. Bei allgemeinen Fragen zum Bewerbungsprozess kontaktieren Sie bitte unser Recruiting-Team unter unserer Telefonnummer.