Assistenz/ Fremdsprachensekretär:in (m/w/d)

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Vor dem Hintergrund zellulärer Plastizität und der Neuprogrammierung des Genoms erforscht das Institut für Epigenetik und Stammzellen die Etablierung epigenetischer Prinzipien.

Für unser Team am Standort Großhadern suchen wir zum 01.08.2025 eine Assistenz/ Fremdsprachensekretär:in (m/w/d).

Deine Aufgaben

• Fortschrittliche Büroorganisation (digitale Prozesse) sowie klassische Sekretariatsaufgaben (u. a. Terminmanagement, Postbearbeitung, Wiedervorlage- und Ablagesystem)
• Vorbereitung und Koordination von Institutsveranstaltungen im In- und Ausland (Terminabstimmungen, Einladungen, Räumlichkeiten)
• Reiseorganisation und -planung sowie Ansprechpartner:in bei der Dienstreiseplanung und -abrechnung einzelner Mitarbeitenden
• Kommunikation mit in- und ausländischen Wissenschaftler:innen und Mitarbeitenden, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Administrative Vorbereitung von Personalangelegenheiten sowie Gästebetreuung

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau bzw. Fremdsprachenassistent:in oder vergleichbare Qualifikation
• Erste praktische Erfahrung im Assistenzbereich sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Verhandlungssichere Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit EDV-Anwendungen (MS-Office)
• Serviceorientiertes und freundliches Auftreten, kommunikatives Geschick
• Selbständige und proaktive Arbeitsweise

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive besteht.

Interesse geweckt?

Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Prof. Dr. Maria Elena Torres-Padilla, +49 89 31873317, weiter.

Unser Recruiting erfolgt dezentral – deine Bewerbung wird direkt von der Fachabteilung gesichtet, in der du möglicherweise künftig arbeiten wirst.

Mehr erfahren über unseren Bewerbungsprozess

Bitte sende deine Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungstool und mit den folgenden Unterlagen:

• Lebenslauf
• Anschreiben
• Abschlusszeugnisse
• Arbeitszeugnisse

Sofern ein Hochschulabschluss im Ausland erlangt wurde, benötigen wir weitere Unterlagen über die Bewertung des Abschlusses. Bitte die Zeugnisbewertung frühzeitig beantragen.

Benefits

• Potenzial fördern: vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten
• Wissenschaftliche Ressourcen: Hochmoderne Infrastruktur und Core Facilities
• Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung