Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, plane Reisen und koordiniere Veranstaltungen für unser Forschungsteam.
- Unternehmen: Helmholtz Munich entwickelt innovative Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich!
- Weitere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, mit Aussicht auf Verlängerung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Gesundheit mit und arbeite in einem dynamischen, unterstützenden Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und gute Englisch- und Deutschkenntnisse sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern. Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.
Vor dem Hintergrund zellulärer Plastizität und der Neuprogrammierung des Genoms erforscht das Institut für Epigenetik und Stammzellen die Etablierung epigenetischer Prinzipien. Für unser Team am Standort Großhadern suchen wir zum 01.08.2025 eine Assistenz/ Fremdsprachensekretär:in (m/w/d).
Deine Aufgaben
- Fortschrittliche Büroorganisation (digitale Prozesse) sowie klassische Sekretariatsaufgaben (u. a. Terminmanagement, Postbearbeitung, Wiedervorlage- und Ablagesystem)
- Vorbereitung und Koordination von Institutsveranstaltungen im In- und Ausland (Terminabstimmungen, Einladungen, Räumlichkeiten)
- Reiseorganisation und -planung sowie Ansprechpartner:in bei der Dienstreiseplanung und -abrechnung einzelner Mitarbeitenden
- Kommunikation mit in- und ausländischen Wissenschaftler:innen und Mitarbeitenden, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Administrative Vorbereitung von Personalangelegenheiten sowie Gästebetreuung
Dein Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau bzw. Fremdsprachenassistent:in oder vergleichbare Qualifikation
- Erste praktische Erfahrung im Assistenzbereich sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Verhandlungssichere Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit EDV-Anwendungen (MS-Office)
- Serviceorientiertes und freundliches Auftreten, kommunikatives Geschick
- Selbständige und proaktive Arbeitsweise
Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive besteht.
Interesse geweckt?
Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Prof. Dr. Maria Elena Torres-Padilla, +49 89 31873317, weiter. Unser Recruiting erfolgt dezentral - deine Bewerbung wird direkt von der Fachabteilung gesichtet, in der du möglicherweise künftig arbeiten wirst.
Mehr erfahren über unseren Bewerbungsprozess
Bitte sende deine Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungstool und mit den folgenden Unterlagen:
- Lebenslauf
- Anschreiben
- Abschlusszeugnisse
- Arbeitszeugnisse
- Sofern ein Hochschulabschluss im Ausland erlangt wurde, benötigen wir weitere Unterlagen über die Bewertung des Abschlusses. Bitte die Zeugnisbewertung frühzeitig beantragen.
Benefits
- Potenzial fördern: vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten
- Wissenschaftliche Ressourcen: Hochmoderne Infrastruktur und Core Facilities
- Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
- Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
- Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
- Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz/ Fremdsprachensekretär:in (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die möglicherweise Kontakte zu Helmholtz Munich haben. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen bei Helmholtz Munich. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du dich mit der Mission und den Werten des Unternehmens identifizierst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Büroorganisation und Kommunikation vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein kommunikatives Geschick unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, in einem Gespräch oder Interview auf Englisch zu kommunizieren, nutze diese Chance, um deine Verhandlungssicherheit zu demonstrieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz/ Fremdsprachensekretär:in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten:Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben, Abschlusszeugnissen und Arbeitszeugnissen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben personalisieren:Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle als Assistenz/Fremdsprachensekretär:in darlegst. Gehe auf deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten ein, die dich für diese Position qualifizieren.
Sprache und Stil:Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache fehlerfrei sind. Verwende eine klare und professionelle Sprache, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
Online-Bewerbung einreichen:Reiche deine Bewerbung ausschließlich über das Online-Bewerbungstool der Helmholtz Munich ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen vollständig und korrekt sind.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz Munich vorbereitet
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da die Kommunikation in Deutsch und Englisch wichtig ist, solltest du bereit sein, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Übe, wie du dich in beiden Sprachen ausdrücken kannst, insbesondere in Bezug auf berufliche Themen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Du könntest über Situationen sprechen, in denen du erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Zeige dein Interesse an der Organisation, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten von Helmholtz Munich stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Stelle interessiert bist, sondern auch an der Mission des Unternehmens.
