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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsleitung bei Organisation, Kommunikation und Projektmanagement.
- Arbeitgeber: Helmholtz Munich ist ein führendes Zentrum für biomedizinische Forschung mit innovativen Ansätzen.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Gesundheit und arbeite in einem dynamischen, unterstützenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Verwaltungsbereich sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, mit Aussicht auf Verlängerung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.
Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönliche Assistenz (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit. In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du die Leiterin des Instituts für Neurogenomik bei Helmholtz Munich, die zugleich Lehrstuhlinhaberin für Humangenetik an der TUM-School of Medicine and Health und Vizepräsidentin der Technischen Universität München (TUM) ist.
Der Arbeitsplatz ist flexibel und befindet sich hauptsächlich am Campus Neuherberg bei Helmholtz Munich sowie teilweise am Klinikum der TUM am Max-Weber-Platz in München.
Helmholtz Munich ist ein führendes Zentrum der biomedizinischen Forschung und Teil der Helmholtz-Gemeinschaft. In enger Zusammenarbeit mit der TUM forschen wir an der Schnittstelle von Genetik, Gesundheit und innovativer Technologie.
Deine Aufgaben
- Kalenderführung und Organisation von Meetings, Terminen und Veranstaltungen (z. B. Workshops, Recruiting-Events, Lehrveranstaltungen)
- Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen
- Administrative Unterstützung bei der Verwaltung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte sowie Budgetüberwachung
- Schnittstelle und Ansprechpartner:in an beiden Standorten für interne und externe Partner:innen, insbesondere für Promovierende
- Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
Dein Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich oder Studium oder Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift), Teamgeist und Einsatzfreude
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Selbstständige, strukturierte und flexible Arbeitsweise sowie ein professionelles Auftreten
- Fähigkeit, mehrere Projekte auch in herausfordernden Zeiten parallel zu koordinieren
Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive besteht.
Interesse geweckt?
Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Prof. Dr. Juliane Winkelmann, 089 3187-1884, weiter.
Unser Recruiting erfolgt dezentral – deine Bewerbung wird direkt von der Fachabteilung gesichtet, in der du möglicherweise künftig arbeiten wirst.
Mehr erfahren über unseren Bewerbungsprozess
Bitte sende deine Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungstool und mit den folgenden Unterlagen:
- Lebenslauf
- Anschreiben
- Abschlusszeugnisse
- Arbeitszeugnisse
Sofern ein Hochschulabschluss im Ausland erlangt wurde, benötigen wir weitere Unterlagen über die Bewertung des Abschlusses. Bitte die Zeugnisbewertung frühzeitig beantragen.
Benefits
- Potenzial fördern: vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten
- Wissenschaftliche Ressourcen: Hochmoderne Infrastruktur und Core Facilities
- Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
- Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
- Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
- Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung
Persönliche Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung und Universitätsvizepräsidentin Arbeitgeber: Helmholtz Munich
Kontaktperson:
Helmholtz Munich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Persönliche Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung und Universitätsvizepräsidentin
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Forschung oder im Verwaltungsbereich tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen bei Helmholtz Munich und der TUM. Zeige in Gesprächen, dass du dich für die Themen interessierst und bereit bist, aktiv zur Mission des Instituts beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Sei flexibel und zeige deine Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Betone deine Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren, besonders in stressigen Situationen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Persönliche Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung und Universitätsvizepräsidentin
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben, Abschlusszeugnissen und Arbeitszeugnissen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position als Persönliche Assistenz und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein und zeige, wie du zur Mission von Helmholtz Munich beitragen kannst.
Sprache und Stil: Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf in einwandfreiem Deutsch und Englisch verfasst sind. Verwende eine klare und professionelle Sprache, um deine Kommunikationsfähigkeit zu demonstrieren.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung ausschließlich über das Online-Bewerbungstool von Helmholtz Munich ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz Munich vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der persönlichen Assistenz, wie Kalenderführung und Reiseplanung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse hervorheben. Bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Flexibilität und Selbstständigkeit zeigen
Die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren, ist entscheidend. Teile im Interview Beispiele mit, in denen du erfolgreich multitaskingfähig warst und auch unter Druck selbstständig gearbeitet hast.
✨Interesse an der Forschung und dem Unternehmen
Zeige dein Interesse an Helmholtz Munich und deren Forschungsprojekten. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Bereich Neurogenomik und bringe Fragen mit, die dein Engagement und deine Neugierde verdeutlichen.
