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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management und die Forschungsteams mit administrativen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Arbeitgeber: Innovatives Forschungsinstitut für energieeffiziente Technologien in Berlin.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und attraktive Vergütung im öffentlichen Dienst.
- Warum dieser Job: Trage zu einem klimaneutralen Zukunftsprojekt bei und arbeite international.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Assistent:in, fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das IFOX-Institut am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB), gelegen in Berlin-Wannsee, entwickelt und untersucht neuartige, ultradünne Metalloxidmaterialien in Kombination mit Halbleitern, um energieeffiziente Technologien für die Informationsverarbeitung und neuromorphe Computer zu ermöglichen. Als Assistenzkraft arbeiten Sie in einem internationalen Team und unterstützen das Management des Instituts sowie Doktoranden und Wissenschaftler bei einer Vielzahl von administrativen Aufgaben.
Ihre Aufgaben
- Sie priorisieren Termine und Anfragen in einem dynamischen Umfeld sicher.
- Sie unterstützen und bereiten Meetings und Präsentationen vor und verfolgen diese professionell nach.
- Sie pflegen interne Datenbanken und bearbeiten Beschaffungsprozesse.
- Sie sind der zentrale Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilung und internationale Gäste und bieten professionelle Unterstützung.
- Sie sind geschäftsfließend in Deutsch und Englisch, erstellen Berichte, bearbeiten Korrespondenz und führen Telefonate.
- Sie denken voraus und entlasten das Abteilungsmanagement proaktiv von administrativen Aufgaben.
Ihr Profil
- Sie haben mehrere Jahre Erfahrung als Assistenzkraft, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld.
- Sie verfügen über geschäftsfließende Deutsch- und Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich (C1-Niveau).
- Sie zeigen starke Kommunikationsfähigkeiten und einen diplomatischen Ansatz.
- Sie sind flexibel und belastbar.
- Sie sind versiert im Umgang mit MS Office und Content-Management-Systemen (z.B. TYPO3).
- Sie haben grundlegende kaufmännische Kenntnisse, insbesondere in Buchhaltung, Personalwesen, Beschaffungsverfahren und dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).
Ihre Vorteile
- Gleitzeit, Möglichkeit zur teilweisen Remote-Arbeit
- 30 Tage Jahresurlaub und attraktive Vergütung gemäß dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Regelmäßige interne Schulungen sowie Möglichkeiten zur externen beruflichen Weiterbildung
- Subvention für das „Deutschlandticket Job“ und exklusive Mitarbeiterrabatte
- Beratungsdienste zu Familien- und Karrierethemen über unser Büro für Arbeit & Leben
- Die Möglichkeit, gemeinsam mit Kollegen zu einem klimaneutralen Zukunft beizutragen.
Die Stelle ist auf 24 Monate befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
So bewerben Sie sich
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem. Aus Gründen des Datenschutzes können wir leider keine Bewerbungen berücksichtigen, die uns auf andere Weise (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen.
Wir möchten, dass unser Arbeitsplatz vielfältig ist, und begrüßen Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen. Es ist unsere Mission, Chancengleichheit zu fördern und die Vertretung von Frauen in der Belegschaft zu verbessern. Daher sind wir sehr an Bewerbungen von Frauen interessiert. Wo die Qualifikationen erfüllt sind, werden wir Menschen mit Behinderungen bevorzugen.
Für die deutsche Version klicken Sie bitte auf den folgenden Link: Deutsche Version.
KLIMAWANDEL stellt ernsthafte Herausforderungen für die gesamte Welt dar. Am Helmholtz-Zentrum Berlin forschen wir an Materialien für eine klimaneutrale Zukunft. 1400 Mitarbeiter aus der ganzen Welt arbeiten gemeinsam am HZB auf dieses Ziel hin. Schließen Sie sich uns an und helfen Sie uns, es zu erreichen! Erfahren Sie mehr über das HZB auf unserer Website.
KONTAKT
Catherine Dubourdieu – 42868
Executive Assistant (f/m/d) Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH (HZB)
Kontaktperson:
Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH (HZB) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (f/m/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf die Stelle als Executive Assistant bewirbst, zeige Initiative und recherchiere über das Helmholtz-Zentrum Berlin. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und bereit, dich in das Team einzubringen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern des HZB in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir, wie du deine Erfahrungen als Assistenz in einem wissenschaftlichen Umfeld präsentieren kannst. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. Vergiss nicht, deine Sprachkenntnisse und deine Flexibilität hervorzuheben – das sind wichtige Punkte für die Rolle!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (f/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir wollen wissen, wer du bist und was dich motiviert, also sei authentisch und zeig uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen, bevor du es abschickst.
Mach es konkret!: Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und wie du das Team unterstützen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem einzureichen. Das ist der einzige Weg, wie wir deine Unterlagen berücksichtigen können. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH (HZB) vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über das Helmholtz-Zentrum Berlin und das IFOX-Institut. Verstehe die aktuellen Projekte und Herausforderungen, um im Interview gezielte Fragen stellen zu können und dein Interesse zu zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, übe, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Deutsch und Englisch klar und präzise präsentieren kannst. Bereite Beispiele vor, die deine diplomatische Art und Flexibilität unter Beweis stellen.
✨Prioritäten setzen
Überlege dir im Voraus, wie du in einem dynamischen Umfeld Prioritäten setzen würdest. Sei bereit, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich mit mehreren Aufgaben gleichzeitig umgegangen bist.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und die Teamdynamik beziehen. Zeige, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist und dass dir ein gutes Arbeitsumfeld wichtig ist.