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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Prozesse im wissenschaftlichen Bereich.
- Arbeitgeber: GFZ, das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und eine gute Work-Life-Balance.
- Andere Informationen: Moderne Arbeitsplätze im Wissenschaftspark Albert Einstein in Potsdam.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Lösung globaler Herausforderungen bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Assistenz auf Vorstandsebene.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit.
Zur Unterstützung des Teams der Wissenschaftlichen Vorständin (Team WV) ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen: Assistent:in (w m d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs Kennziffer 11245. Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung für 15 Monate (bis 30.09.2027) befristet.
- Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Materialbeschaffung, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenzveranstaltungen, z. B. Workshops (ggf. mit Gästebewirtung) und Videokonferenzen
- Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
- Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
- Protokollführung bei Meetings
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Teams WV
Erforderliche Qualifikationen:
- Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englisches Sprachzertifikat B2-Niveau vorausgesetzt)
- souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools
- ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen
Wünschenswerte Qualifikationen:
- mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Vorstandsebene oder vergleichbar
- selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
Wir bieten anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld, modernste Ausstattung der Arbeitsplätze, Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes, umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten, eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung sowie Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work. Zudem gibt es eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungs gelände und einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg mit guter Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus.
Startdatum: 01.07.2026
Befristung: 30. September 2027
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeit geeignet.
Arbeitsort: Potsdam
Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung
Assistent:in (w m d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Kontaktperson:
Helmholtz-Zentrum für Geoforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent:in (w m d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Konferenzen, Workshops oder einfach beim Kaffee – persönliche Kontakte können dir Türen öffnen, die du sonst vielleicht nicht erreichen würdest.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen zu dir kommen. Recherchiere gezielt Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeig ihnen, dass du wirklich an einer Mitarbeit interessiert bist!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und übe deine Antworten. Informiere dich über das Unternehmen und die Branche, damit du im Gespräch glänzen kannst. Wir wissen, dass Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg ist!
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du eine Stelle bei uns im GFZ im Auge hast, bewirb dich direkt über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent:in (w m d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erkläre, warum du genau zu uns und der Stelle passt. Wir lieben es, wenn Bewerbungen Persönlichkeit zeigen!
Achte auf die Details!: Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreib- und Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles passt – wir schätzen Sorgfalt!
Sei strukturiert!: Gliedere deine Unterlagen klar und übersichtlich. Ein gut strukturiertes Anschreiben und Lebenslauf helfen uns, schnell die wichtigsten Informationen zu finden. Denk daran: Klarheit ist der Schlüssel!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum für Geoforschung vorbereitest
✨Informiere dich über das GFZ
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das GFZ und seine Forschungsbereiche verschaffen. Verstehe die Mission und Vision des Instituts, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Koordination und Kommunikation zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Assistenzposition klar zu demonstrieren.
✨Sprich die geforderten Sprachkenntnisse an
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise ein kurzes Gespräch auf Englisch führen oder eine E-Mail auf Englisch formulieren, um deine Fähigkeiten zu zeigen.
✨Fragen zur Teamarbeit vorbereiten
Da Teamfähigkeit und Integrität wichtig sind, bereite Fragen vor, die deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen verdeutlichen. Zeige, dass du flexibel und belastbar bist und gut in einem dynamischen Umfeld arbeiten kannst.