Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Prozesse und Veranstaltungen im wissenschaftlichen Bereich.
- Arbeitgeber: GFZ, das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und eine Betriebs-Kindertagesstätte.
- Andere Informationen: Moderne Arbeitsplätze im Wissenschaftspark Albert Einstein mit guter Anbindung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Lösung globaler Herausforderungen bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Assistenz auf Vorstandsebene.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit.
Zur Unterstützung des Teams der Wissenschaftlichen Vorständin (Team WV) ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen: Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs. Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung für 15 Monate (bis 30.09.2027) befristet.
- Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Materialbeschaffung, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenzveranstaltungen, z. B. Workshops (ggf. mit Gästebewirtung) und Videokonferenzen
- Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
- Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
- Protokollführung bei Meetings
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Teams WV
Erforderliche Qualifikationen:
- Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englisches Sprachzertifikat B2-Niveau vorausgesetzt)
- souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools
- ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen
Wünschenswerte Qualifikationen:
- mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Vorstandsebene oder vergleichbar
- selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld, modernste Ausstattung der Arbeitsplätze, Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes, umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten, eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung, Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work, eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungs gelände, einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg, eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus.
Startdatum: 01.07.2026
Befristung: 30. September 2027
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeit geeignet.
Arbeitsort: Potsdam
Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Kontaktperson:
Helmholtz-Zentrum für Geoforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man durch persönliche Gespräche mehr über offene Stellen als durch offizielle Ausschreibungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das GFZ und die aktuellen Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Arbeit hast.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Dort findest du nicht nur die Stellenangebote, sondern auch wertvolle Informationen über das Unternehmen und die Teamkultur.
✨Tipp Nummer 4
Sei flexibel und offen für verschiedene Aufgaben! Gerade in einem dynamischen Umfeld wie dem GFZ kann es sein, dass du auch mal andere Tätigkeiten übernehmen musst. Das zeigt deine Einsatzbereitschaft!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau zu uns und der Stelle passt. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss. So können wir schnell die wichtigsten Infos finden und verstehen.
Sprache zählt!: Da wir sowohl Deutsch als auch Englisch nutzen, achte darauf, dass deine Sprachkenntnisse in beiden Sprachen gut zur Geltung kommen. Vermeide Fehler und zeige uns deine Kommunikationsstärke!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Website. Dort kannst du deine Unterlagen direkt hochladen und sicherstellen, dass sie bei uns ankommen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum für Geoforschung vorbereitest
✨Informiere dich über das GFZ
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das GFZ und seine Forschungsbereiche verschaffen. Verstehe die Mission und Vision des Instituts, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Koordination und Kommunikation zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle als Assistent:in des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs zu untermauern.
✨Sprich die geforderten Sprachkenntnisse an
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise ein kurzes Gespräch auf Englisch führen oder eine E-Mail auf Englisch formulieren, um deine Fähigkeiten zu zeigen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen, die das GFZ aktuell bewältigt, sind immer gut.