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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Prozessen und der Organisation von Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: GFZ, nationales Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und moderne Arbeitsplätze im Wissenschaftspark.
- Andere Informationen: Vielseitige Aufgaben in einem internationalen Forschungsumfeld mit hervorragenden Karrierechancen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Lösung globaler Herausforderungen bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariat, gute Englischkenntnisse erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation.
Zur Unterstützung des Teams der Wissenschaftlichen Vorständin (Team WV) ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen: Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs. Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung für 15 Monate befristet.
Aufgaben:
- Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Materialbeschaffung, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenzveranstaltungen, z. B. Workshops und Videokonferenzen
- Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
- Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
- Protokollführung bei Meetings
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Teams WV
Erforderliche Qualifikationen:
- Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englisches Sprachzertifikat B2‐Niveau vorausgesetzt)
- souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools
- ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen
Wünschenswerte Qualifikationen:
- mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Vorstandsebene oder vergleichbar
- selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
Wir bieten:
- anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
- Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
- einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
- eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Startdatum: 30. September 2027. Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam.
Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Kontaktperson:
Helmholtz-Zentrum für Geoforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das GFZ und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du die Mission und Vision des Unternehmens verstehst.
✨Tipp Nummer 3
Präsentiere deine Fähigkeiten klar und deutlich! Nutze Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und du hast die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbungen abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Hausaufgaben!: Bevor du mit deiner Bewerbung loslegst, schau dir die Stellenbeschreibung genau an. Wir wollen sehen, dass du die Anforderungen und Aufgaben verstanden hast und wie du dazu passt.
Sei du selbst!: In deinem Anschreiben solltest du authentisch sein. Zeig uns, wer du bist und warum du für die Stelle brennst. Wir suchen nach Menschen, die Leidenschaft für ihre Arbeit haben!
Achte auf die Details!: Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemand anderen drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles richtig ankommt und du keine wichtigen Schritte verpasst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum für Geoforschung vorbereitest
✨Informiere dich über das GFZ
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Mission und die aktuellen Projekte des GFZ verschaffen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Stelle als Assistent:in des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern unter Beweis stellen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position zu verdeutlichen.
✨Sprich die geforderten Sprachkenntnisse an
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise ein kurzes Gespräch auf Englisch führen oder eine E-Mail auf Englisch formulieren, um deine Fähigkeiten zu zeigen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen der Position oder den nächsten Schritten im Auswahlprozess sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Stelle interessiert bist und mehr über das Arbeitsumfeld erfahren möchtest.