Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w m d)

Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungs vollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“.Zur Unterstützung unserer Wissenschaftlichen Vorständin ist die folgende Stelle zu besetzen: Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w m d) Kennziffer 11348Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung der wissenschaftlichen Vorständin des GFZ (z. B. Termin koordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement, Informationsrecherche)Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit GästebewirtungPlanung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für die Vorständinaktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ-Gremiensitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen GästenVor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen)Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch und EnglischErforderliche Qualifikationen:Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englische Sprachkenntnisse B2-Niveau, deutsche Sprachkenntnisse C1-Niveau vorausgesetzt)souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) sowie mit Adobe-Toolsausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeitdiskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen EbenenWünschenswerte Qualifikationen:mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder vergleichbarselbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabeanspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeldmodernste Ausstattung der ArbeitsplätzeZusatzleistungen des öffentlichen Dienstesumfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiteneine flexible Arbeitszeit- und ArbeitsplatzgestaltungUnterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@workeine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgeländeeinen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenbergeine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit ShuttlebusStartdatum: 01.09.2026Befristung: 24 MonateVergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.Arbeitsort: Potsdam Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung