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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Arbeitsabläufe und kommuniziere intern sowie extern für die Sektion Weltraumphysik.
- Arbeitgeber: GFZ, nationales Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Unterstützung für Beruf und Privatleben.
- Andere Informationen: Betriebskindertagesstätte und gute Erreichbarkeit vom Potsdamer Hauptbahnhof.
- Warum dieser Job: Arbeite in einem dynamischen, internationalen Forschungsumfeld mit modernster Ausstattung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung als Sekretär:in und gute Englischkenntnisse erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation.
In der Sektion 1.5 Weltraumphysik und Weltraumwetter (Department „Geodäsie“) ist die folgende Stelle zu besetzen:
- Organisation der Arbeitsabläufe und des Geschäftsverkehrs für die Sektion
- Interne und externe Kommunikation koordinieren und durchführen (Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung und Informationsrecherche)
- Überwachung des Sektionsbudgets, Budgetkontrolle und -management von Drittmittelprojekten
- Durchführung sowie Nachkontrolle von Bestellungen für die Sektion
- Organisation von Einstellungsverfahren innerhalb der Sektion
- Assistenz der Sektionsleitung, inkl. Termin- und Reiseverwaltung
- Organisatorische Unterstützung für in- und ausländische Gäste und Gastwissenschaftler:innen
- Verwaltung der Publikationen der Sektion in der GFZ-Datenbank
- Organisation von Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen, Workshops sowie Öffentlichkeitsarbeit und sozialen Veranstaltungen
- Pflege des Internetauftritts der Sektion
- Erledigung von Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache
Erforderliche Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung als Sekretär:in oder kaufmännische bzw. verwaltungsorientierte Ausbildung mit einem Nachweis (anerkanntes Zertifikat)
- Schriftlich und mündlich Sekretariats- und Bürotätigkeiten in Englisch ausüben zu können
- Deutschkenntnisse auf C1-Niveau sowie Englischkenntnisse auf B2-Niveau
- Sicherer Umgang mit Internet, mit Textverarbeitungs-, Kalkulations- und Präsentationsprogrammen (z. B. Microsoft-Office-Produkte Word, Excel und PowerPoint)
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie, mit komplexen Situationen sachlich und zielorientiert umzugehen
- Selbstständige und methodische Arbeitsweise
Wünschenswerte Qualifikationen:
- Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsprogrammen (z. B. SAP, Typo3)
- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- Modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
- Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
- Eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
- Einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
- Einen guten Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam
Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung
Fremdsprachensekretär:in (w m d) – Weltraumphysik und Weltraumwetter Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Kontaktperson:
Helmholtz-Zentrum für Geoforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär:in (w m d) – Weltraumphysik und Weltraumwetter
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor. Informiere dich über das GFZ und die Sektion Weltraumphysik. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen kennst, sondern auch, wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Präsentiere deine Fähigkeiten klar und deutlich. Wenn du über Erfahrungen im Umgang mit Verwaltungsprogrammen oder in der Organisation von Veranstaltungen verfügst, bringe diese Beispiele aktiv ins Gespräch ein.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Und vergiss nicht, deine Bewerbung individuell auf die Stelle zuzuschneiden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär:in (w m d) – Weltraumphysik und Weltraumwetter
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erkläre, warum du dich für die Stelle als Fremdsprachensekretär:in interessierst und was dich an der Weltraumphysik begeistert.
Betone deine Qualifikationen: Stell sicher, dass du deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten klar hervorhebst. Zeig uns, wie deine Ausbildung und bisherigen Tätigkeiten dich auf die Aufgaben in unserer Sektion vorbereiten.
Achte auf die Details: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Lies deine Bewerbung mehrmals durch oder lass sie von jemand anderem gegenlesen, um sicherzustellen, dass alles perfekt ist.
Bewirb dich über unsere Website: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum für Geoforschung vorbereitest
✨Informiere dich über das GFZ
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das GFZ und seine Projekte verschaffen. Schau dir die aktuellen Forschungsbereiche an, insbesondere die Sektion Weltraumphysik und Weltraumwetter. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit komplexen Situationen verdeutlichen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Sprich die geforderten Sprachkenntnisse an
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, sei bereit, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten. Du könntest auch ein kurzes Beispiel geben, wie du in der Vergangenheit in einem internationalen Umfeld kommuniziert hast.
✨Fragen zur Stelle vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das könnten Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen in der Sektion oder den Möglichkeiten zur Weiterbildung sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.