Fremdsprachensekretär:in (w_m_d) – Weltraumphysik und Weltraumwetter

Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit.

In der Sektion 1.5 Weltraumphysik und Weltraumwetter (Department „Geodäsie“) ist die folgende Stelle zu besetzen:

• Organisation der Arbeitsabläufe und des Geschäftsverkehrs für die Sektion
• Interne und externe Kommunikation koordinieren und durchführen (Terminkoordination, Post- und E‑Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung und Informationsrecherche)
• Überwachung des Sektionsbudgets, Budgetkontrolle und ‑management von Drittmittelprojekten
• Durchführung sowie Nachkontrolle von Bestellungen für die Sektion
• Organisation von Einstellungsverfahren innerhalb der Sektion
• Assistenz der Sektionsleitung, inkl. Termin- und Reiseverwaltung
• Organisatorische Unterstützung für in- und ausländische Gäste und Gastwissenschaftler:innen
• Verwaltung der Publikationen der Sektion in der GFZ-Datenbank
• Organisation von Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen, Workshops sowie Öffentlichkeitsarbeit und sozialen Veranstaltungen
• Pflege des Internetauftritts der Sektion
• Erledigung von Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache

Erforderliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Sekretär:in oder kaufmännische bzw. verwaltungsorientierte Ausbildung mit einem Nachweis (anerkanntes Zertifikat)
• Schriftlich und mündlich Sekretariats- und Bürotätigkeiten in Englisch ausüben zu können
• Deutschkenntnisse auf C1-Niveau sowie Englischkenntnisse auf B2-Niveau
• Sicherer Umgang mit Internet, mit Textverarbeitungs-, Kalkulations- und Präsentationsprogrammen (z. B. Microsoft-Office-Produkte Word, Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie, mit komplexen Situationen sachlich und zielorientiert umzugehen
• Selbstständige und methodische Arbeitsweise

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsprogrammen (z. B. SAP, Typo3)
• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• Modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• Eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• Einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• Einen guten Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich

Befristung: 2 Jahre

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam