Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die wissenschaftliche Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Führendes Umweltforschungszentrum mit Fokus auf Nachhaltigkeit und Vielfalt.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein sicherer Arbeitsplatz.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Chancen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv eine nachhaltige Zukunft und arbeite in einem kreativen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 37800 - 46200 € pro Jahr.
Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ ist eine weltweit führende Institution in der Umweltforschung und Teil der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands. Mit rund 1.200 Mitarbeitenden in Leipzig, Halle und Magdeburg forschen wir seit 1991 mit einem transdisziplinären Ansatz an den drängenden Herausforderungen unserer Zeit: Biodiversitätsverlust, Klimawandel und Umweltverschmutzung. Unser Ziel ist es, exzellente Forschung in konkrete Lösungen für Politik, Wirtschaft und Gesellschaft zu übersetzen und als verlässlicher Partner Transformationsprozesse hin zu einer nachhaltigen und gerechten Zukunft für heutige und kommende Generationen zu unterstützen. Dabei leben wir eine Kultur der Zusammenarbeit, Offenheit und Vielfalt in einem Arbeitsumfeld, das Kreativität und persönliche Weiterentwicklung aktiv fördert.
Die Stelle
Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäftsführung sowie zu externen Geschäftspartnern.
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache)
- Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen
- Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung
- Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung
- Betreuung von Auszubildenden
- Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben
Wir bieten
- Die Möglichkeit, gemeinsam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten
- Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben
- Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Care-Aufgaben und Beruf durch unser Familienbüro
- Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen zum Ankommen am UFZ durch das ‚International Office‘
- Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket
- Einen Arbeitsplatz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebensqualität und sozialer und kultureller Vielfalt
Ihr Profil
- Mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär/in oder Internationale/r Managementassistent/in
- Erste relevante Berufserfahrung, idealerweise im Geschäftsführungs- oder Vorstandsbereich
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie nachgewiesene sehr gute Englischkenntnisse (mindestens Sprachniveau B2) in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse moderner Kommunikationsmittel, z. B. Microsoft Office
- Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikationsverhalten, Teamfähigkeit, sicheres Auftreten sowie Diskretion
Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancengleichheit aller Beschäftigten unabhängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, dem Alter und der sexuellen Identität ein. Wir freuen uns auf Menschen, die diverse Hintergründe, Identitäten und Perspektiven repräsentieren. Daher ermutigen wir insbesondere Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind, sich bei uns zu bewerben.
Arbeitsort: Leipzig, mobiles Arbeiten bis zu 50 % nach Absprache möglich
Arbeitszeit: 100 % (39 h p. W.) Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder in Teilzeit geeignet.
Befristung: befristet / Es wird eine dauerhafte Zusammenarbeit angestrebt. Bewerbende aus ungekündigten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen können direkt unbefristet eingestellt werden. Andernfalls erfolgt die Besetzung vorerst befristet für 2 Jahre mit dem klaren Ziel der Entfristung.
Vergütung: nach TVöD bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
Bewerbungsfrist: 24.08.2026
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne: Stefanie Baumert stefanie.baumert@ufz.de +49 341 6025‑1283 Heike Peters heike.peters@ufz.de +49 341 6025‑1801
Um eine faire Auswahl zu gewährleisten, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Anlagen) ohne Foto, Altersangabe und Angaben zum Familienstand über unser Online-Portal ein.
Jetzt bewerben
Weitere Karriereinformationen über das UFZ: Website Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ Permoserstraße 15 04318 Leipzig
Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ
Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung (UFZ) ist ein herausragender Arbeitgeber, der eine Kultur der Zusammenarbeit, Offenheit und Vielfalt fördert. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung und einer umfassenden institutionellen Unterstützung bietet das UFZ seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, in einem dynamischen und transdisziplinären Umfeld an bedeutenden Umweltfragen zu arbeiten. Die Position des Leiters der Forschungsgruppe 'Ökosysteme der Zukunft' ermöglicht es Ihnen, Ihre wissenschaftliche Exzellenz in einem internationalen Kontext einzubringen und aktiv zur Lösung drängender gesellschaftlicher Herausforderungen beizutragen.
Kontaktdaten:
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung erhalten könntest
✨Nutze lokale Umweltprojekte
Engagiere dich in lokalen Umweltprojekten oder Initiativen. Das zeigt nicht nur dein Interesse an der Umwelttechnik, sondern hilft dir auch, wertvolle Kontakte zu knüpfen und deinen Namen in der Branche bekannt zu machen.
✨Besuche Ausbildungsmessen und Networking-Events
Halte Ausschau nach Ausbildungsmessen oder Branchenevents in deiner Nähe. Solche Veranstaltungen sind super, um direkt mit Firmenvertretern ins Gespräch zu kommen und dich in der Umwelttechnik-Szene sichtbar zu machen.
✨Zeige deine Leidenschaft für Nachhaltigkeit
Erstelle ein Portfolio oder Blog, in dem du deine Projekte und Ideen zur Umwelttechnik präsentierst. Das hilft dir, dich von anderen Bewerbern abzuheben und dein Wissen aktiv zu demonstrieren.
✨Bewirb dich direkt bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ
Zögere nicht, direkt über unsere Website bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ für die befristete Stelle zu bewerben. Bei uns bekommst du nicht nur einen Fuß in die Tür, sondern auch die Chance, Teil eines spannenden Teams zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Fachliche Schwerpunkte im Lebenslauf:In der Umwelttechnik sollten wir gezielt auf unsere technischen Fähigkeiten eingehen, wie z.B. Kenntnisse in ökologischen Modellen, Umweltmanagementsystemen oder spezifischen Softwaretools. Liste relevante Projekte oder Praktika auf, die deine Erfahrung in diesem Bereich unterstreichen. Zeige, dass du die nötigen Zertifikate oder Schulungen hast, die für die Position bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ relevant sind.
Praxisnahe Erfahrungen betonen:Da es sich um eine befristete Anstellung handelt, ist es wichtig zu zeigen, dass du schnell einsetzbar bist. Erzähle in unserem Anschreiben von konkreten Praxisprojekten oder Studienarbeiten, die deine Fähigkeit, Lösungen in der Umwelttechnik zu entwickeln, demonstrieren. Wenn du bereits Erfahrungen in der Umsetzung von umwelttechnischen Projekten hast, hebe diese hervor!
Motivation und Teamfähigkeit!:In einem befristeten Job möchten wir in der Umwelttechnik definitiv wissen, warum du uns bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ unterstützen möchtest. Zeige in deinem Anschreiben, dass du nicht nur die richtigen Fähigkeiten mitbringst, sondern auch ein großes Interesse daran hast, in einem dynamischen Team zu arbeiten und aktiv zur Verbesserung der Umwelt beizutragen. Deine Motivation kann uns wirklich überzeugen!
Verlinke zu deinem Portfolio:Wenn du bereits an Projekten in der Umwelttechnik gearbeitet hast, kannst du diese in einem Portfolio übersichtlich zusammenfassen. Verlinke dieses Portfolio in deiner Bewerbung – sei es in deinem Lebenslauf oder im Anschreiben. So können wir bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ deine praktischen Fähigkeiten und kreativen Ansätze auf einen Blick sehen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ vorbereitet
✨Verstehe die Umwelttechnik
Mach dich mit den Grundlagen der Umwelttechnik vertraut. Informiere dich über aktuelle Technologien und Trends, die in der Branche relevant sind. Wenn du über spezifische Projekte oder Methoden sprichst, zeigst du, dass du nicht nur das Fachwissen hast, sondern auch mit den Entwicklungen Schritt hältst.
✨Konkrete Beispiele sammeln
Da du in einer befristeten Position bist, wollen die Arbeitgeber wissen, dass du schnell produktiv werden kannst. Bereite spezifische Beispiele vor, in denen du deine Fähigkeiten in der Umwelttechnik erfolgreich eingesetzt hast. Ideal wären Fälle, in denen du die Problemlösungen entwickelt oder umgesetzt hast, die für ähnliche Unternehmen relevant sind.
✨Technische Fragen anpacken
Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, die sich auf Software oder Methoden beziehen, die in der Umwelttechnik verwendet werden. Du könntest nach deinen Erfahrungen mit Programmen zur Datenanalyse oder Modellsimulation gefragt werden. Zeige, dass du nicht nur die Theorie beherrschst, sondern auch praktische Anwendung und Problemlösungskompetenz hast.
✨Die Wichtigkeit von Teamarbeit betonen
In der Umwelttechnik arbeitest du oft eng mit anderen Fachbereichen zusammen. Bereite einige Anekdoten vor, wie du in der Vergangenheit im Team gearbeitet hast, um Projekte voranzutreiben oder Herausforderungen zu meistern. Das zeigt, dass du ein Teamplayer bist und die Zusammenarbeit schätzt, was für befristete Rollen wichtig ist.
