Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die wissenschaftliche Geschäftsführung bei spannenden Projekten und organisiere den Büroalltag.
- Unternehmen: Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung - führend in der Umweltforschung mit einem kreativen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein sicherer Arbeitsplatz in einer lebendigen Region.
- Weitere Informationen: Vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert.
- Warum dieser Job: Gestalte eine nachhaltige Zukunft und arbeite an wichtigen gesellschaftlichen Herausforderungen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 37800 - 46200 € pro Jahr.
Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ ist eine weltweit führende Institution in der Umweltforschung und Teil der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands. Mit rund 1.200 Mitarbeitenden in Leipzig, Halle und Magdeburg forschen wir seit 1991 mit einem transdisziplinären Ansatz an den drängenden Herausforderungen unserer Zeit: Biodiversitätsverlust, Klimawandel und Umweltverschmutzung. Unser Ziel ist es, exzellente Forschung in konkrete Lösungen für Politik, Wirtschaft und Gesellschaft zu übersetzen und als verlässlicher Partner Transformationsprozesse hin zu einer nachhaltigen und gerechten Zukunft für heutige und kommende Generationen zu unterstützen.
Die Stelle
Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäftsführung sowie zu externen Geschäftspartnern.
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache)
- Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen
- Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung
- Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung
- Betreuung von Auszubildenden
- Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben
Wir bieten
- Die Möglichkeit, gemeinsam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten
- Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben
- Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Care-Aufgaben und Beruf durch unser Familienbüro
- Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen zum Ankommen am UFZ durch das ‚International Office‘
- Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket
- Einen Arbeitsplatz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebensqualität und sozialer und kultureller Vielfalt
Ihr Profil
- Mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär/in oder Internationale/r Managementassistent/in
- Erste relevante Berufserfahrung, idealerweise im Geschäftsführungs- oder Vorstandsbereich
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie nachgewiesene sehr gute Englischkenntnisse (mindestens Sprachniveau B2) in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse moderner Kommunikationsmittel, z. B. Microsoft Office
- Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikationsverhalten, Teamfähigkeit, sicheres Auftreten sowie Diskretion
Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancengleichheit aller Beschäftigten unabhängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, dem Alter und der sexuellen Identität ein. Wir freuen uns auf Menschen, die diverse Hintergründe, Identitäten und Perspektiven repräsentieren. Daher ermutigen wir insbesondere Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind, sich bei uns zu bewerben.
Arbeitsort: Leipzig, mobiles Arbeiten bis zu 50 % nach Absprache möglich
Arbeitszeit: 100 % (39 h p. W.) Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder in Teilzeit geeignet.
Befristung: befristet / Es wird eine dauerhafte Zusammenarbeit angestrebt. Bewerbende aus ungekündigten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen können direkt unbefristet eingestellt werden. Andernfalls erfolgt die Besetzung vorerst befristet für 2 Jahre mit dem klaren Ziel der Entfristung.
Vergütung: nach TVöD bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
Bewerbungsfrist: 24.08.2026
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne: Stefanie Baumert stefanie.baumert@ufz.de +49 341 6025‑1283 Heike Peters heike.peters@ufz.de +49 341 6025‑1801
Um eine faire Auswahl zu gewährleisten, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Anlagen) ohne Foto, Altersangabe und Angaben zum Familienstand über unser Online-Portal ein.
Jetzt bewerben
Weitere Karriereinformationen über das UFZ: Website Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ Permoserstraße 15 04318 Leipzig
Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung gesucht Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ
Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung (UFZ) ist ein herausragender Arbeitgeber, der eine Kultur der Zusammenarbeit, Offenheit und Vielfalt fördert. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung und einer umfassenden institutionellen Unterstützung bietet das UFZ seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, in einem dynamischen und transdisziplinären Umfeld an bedeutenden Umweltfragen zu arbeiten. Die Position des Leiters der Forschungsgruppe 'Ökosysteme der Zukunft' ermöglicht es Ihnen, Ihre wissenschaftliche Exzellenz in einem internationalen Kontext einzubringen und aktiv zur Lösung drängender gesellschaftlicher Herausforderungen beizutragen.
Kontaktdaten:
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung gesucht erhalten könntest
✨Finde die richtigen Veranstaltungen
In der Umwelttechnik gibt's jede Menge Messen, Konferenzen und Workshops. Schau dir Events wie die "IFAT" oder "Ecomondo" an. Dort kannst du nicht nur wertvolle Kontakte knüpfen, sondern auch direkt herausfinden, wer gerade auf der Suche nach neuen Talenten wie dir ist!
✨Engagiere dich in Communitys
Tritt Online-Foren und Netzwerken wie der "Deutschen Gesellschaft für Umwelttechnik" bei oder besuche lokale Treffen. Hier kannst du dich mit Fachleuten austauschen und vielleicht sogar Informanten für offene Stellen finden. Je mehr du dich zeigst, desto besser!
✨Zeig deine Projekte!
Falls du an relevanten Projekten oder Praktika gearbeitet hast, präsentiere diese in einem Portfolio. Zeige dein Wissen und deine Erfahrung zu Themen wie Abfallmanagement oder erneuerbare Energien. Das macht dich für Unternehmen wie Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ besonders attraktiv!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Hast du schon unsere Website besucht? Wir haben viele Stellenangebote in der Umwelttechnik, inklusive Vollzeitstellen. Wir ermutigen dich, dich direkt über unsere Plattform zu bewerben – so bist du schnell im Spiel!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung gesucht mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Kenntnisse im Bereich Umwelttechnik:Achte darauf, dass dein Lebenslauf deine technischen Fähigkeiten in der Umwelttechnik hervorhebt. Zeige spezielle Projekte, an denen du gearbeitet hast, und nenne relevante Software oder Methoden, die du beherrschst. Wenn du Praktika oder Studiengänge in diesem Bereich hast, sollten sie prominent platziert werden.
Nachhaltigkeits-Zertifikate:Falls du Zertifikate im Bereich Nachhaltigkeit oder Umweltmanagement hast, stelle sicher, dass sie in deinem Lebenslauf oder Anschreiben zu finden sind. Diese können dein Fachwissen unter Beweis stellen und zeigen, dass du dich aktiv um das Thema kümmerst.
Berufserfahrung betonen:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt auf deine bisherigen beruflichen Erfahrungen im Bereich Umwelttechnik eingehen. Erzähl uns, was du in deinen früheren Positionen gelernt hast und wie du diese Kenntnisse in der neuen Rolle bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ anwenden kannst. Praktische Beispiele machen deinen Ansatz greifbarer.
Persönliche Motivation:Nutze das Anschreiben, um deine persönliche Motivation für die Arbeit in der Umwelttechnik zu vermitteln. Warum interessiert dich dieser Bereich so sehr? Welche Ziele verfolgst du? Diese persönliche Note kann helfen, dich von anderen Bewerbungen abzuheben. Denk daran, dich direkt über unsere Website zu bewerben!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ vorbereitet
✨Mach dich fit in den aktuellen Umwelttrends
In der Umwelttechnik ist es super wichtig, über aktuelle Entwicklungen und Trends informiert zu sein. Schau dir an, welche Technologien und Methoden gerade eingesetzt werden, und überlege, wie du diese in deine bisherigen Projekte integriert hast. Das zeigt, dass du am Puls der Zeit bist und ein echtes Interesse an deinem Fachgebiet hast.
✨Zeige deine technischen Fähigkeiten mit konkreten Projekten
Bereite eine kleine Auswahl von Projekten vor, die du in der Umwelttechnik umgesetzt hast. Erstelle eine kurze Präsentation oder ein Portfolio, das deine fraglichen Skills und Workflows zeigt. Also bring Dokumentationen, Pläne oder Grafiken mit, die dein kreatives Denken und dein technisches Know-how demonstrieren — das wird bei Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ sicher Eindruck hinterlassen!
✨Bereite dich auf praktische Fragestellungen vor
Sei darauf vorbereitet, dass während des Interviews technische Fragen oder Szenarien angesprochen werden, die deine Problemlösungsfähigkeiten testen. Überlege dir, wie du hypothetische Aufgaben angehen würdest, sei es zur Abfallbehandlung oder zur Wasseraufbereitung — das zeigt, dass du nicht nur theoretisch fit bist, sondern auch praktisch denken kannst.
✨Betone deine Teamfähigkeit und Lernbereitschaft
Da die Umwelttechnik oft Teamarbeit erfordert, ist es wichtig, deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit und deine Motivation, von anderen zu lernen, hervorzuheben. Sei bereit, Beispiele dafür zu nennen, wie du in der Vergangenheit in einem Team erfolgreich Projekte umgesetzt hast. Das könnte Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH UFZ helfen zu sehen, dass du ein wertvoller Teamplayer bist!
