Referentin (m/w/d) für das Team \"Organisation und Qualitätsmanagement\"

Referent (m/w/d) Referenzcode: 50135038_2 – 2025/OQ 1 Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Arbeitsort: Geesthacht Bewerbungsfrist: 27.03.2025 Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Referenten (m/w/d) als Verstärkung für das Team »Organisation und Qualitäts management« in der Administration des Helmholtz-Zentrums Hereon auf dem Campus in Geesthacht. Die Stelle ist unbefristet und als Vollzeitstelle ausgeschrieben; sie ist grundsätzlich teilzeitfähig. Der Bereich »Organisation und Qualitäts management« bündelt Organisations themen, setzt Standards für den internen und externen Geschäfts verkehr und gewährleistet die kontinuierliche Verbesserung von Aufbau- und Ablauforganisation. Ziel ist, die Strukturen, Prozesse und Organisations entwicklungs projekte des Hereons an der Unternehmens strategie und den organisations politischen Zielen auszurichten, um eine zeitgemäße und nachhaltige Gestaltung von Wissenschaft, Infrastruktur und Administration zu ermöglichen. Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personal politik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Ihre Aufgaben Sie bearbeiten im vierköpfigen Team federführend den Themen schwerpunkt »Strukturen« mit seinen Schnittstellen zu den Themen schwerpunkten »Projekte/ (Qualitäts-)Standards« und »Prozesse«, d. h. Sie sind verantwortlich für: die fachliche Betreuung von Organisations änderungen über den gesamten Prozessverlauf (end-to-end) die Erhebung und Validierung des Organisations status zur regelmäßigen Aktualisierung für das Berichtswesen (extern/ intern) die Aktualisierung, Pflege und Weiterentwicklung von Organigrammen & Geschäfts verteilungs plänen die Durchführung regelmäßiger Aktualisierungen von Geschäfts anweisungen u. a. organisations bezogenen internen Regelungen Sie tragen zum Aufbau eines elektronischen Management-Handbuchs für administrative Kernprozesse bei. Sie beteiligen sich an der bereichsübergreifend angelegten serviceorientierten Weiterentwicklung des Intranets zur Absicherung administrativer Prozesse. Sie unterstützen die Bereichsleitung inhaltlich und organisatorisch bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Dazu gehört insbesondere die Administration der Bereichs angelegenheiten durch Termin koordination, Wissens management, Budget überwachung, Einhaltung von Berichts pflichten u. v. m. Ihr Profil Sie haben nach einem erfolgreich abgeschlossenen wissenschaftlichen Hochschul studium (Master oder universitäres Diplom) der Fachrichtungen Wirtschafts-, Rechts-, Politikwissenschaften oder nach einer adäquaten vergleichbaren Qualifikation bereits erste Berufserfahrungen – vorzugsweise im Projekt- und Prozess management – sammeln können. Das Umfeld und die besonderen Herausforderungen des Wissenschafts managements interessieren Sie besonders. Sie verfügen über ein sehr gutes Analyse vermögen, eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit zum konzeptionellen Denken. Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte und ergebnis orientierte Arbeitsweise mit einem sehr guten Zeitmanagement aus und verfügen gleichermaßen über ausgeprägte Teamfähigkeit und soziale Kompetenz. Sie treten aufgeschlossen und überzeugend auf und kommunizieren klar und verbindlich mittels sehr guter Sprachkenntnisse in Deutsch und sicherem Englisch in Wort und Schrift. Sie bringen anwendungsbereites Fachwissen im Projekt- und Prozessmanagement mit und haben Erfahrungen mit dem IT-Anforderungs management. Sie beherrschen die einschlägigen IT-Anwendungen, insbesondere Microsoft Office und SAP. Wir bieten Ihnen ein Anstellungsverhältnis mit Perspektive ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet in einer international ausgerichteten, renommierten Wissenschaftseinrichtung, die wichtige Beiträge zu hoch relevanten Zukunftsthemen leistet ein attraktives Arbeitsumfeld im Austausch mit den Fach- und Führungskräften in Wissenschaft und Administration eine hervorragende Infrastruktur inkl. moderner Arbeitsplatzausstattung zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen für Ihre berufliche Weiterentwicklung flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit der mobilen Arbeit sowie vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Kita am Campus & Ferienbetreuung, Elder Care, Unterstützung in schwierigen Lebenslagen) Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 13 nach TV EntgO Bund 30 Tage Urlaub pro Jahr, betrieblich vereinbarte Betriebsruhe zwischen Weihnachten und Neujahr Kaufmännischer Geschäftsbereich Der Kaufmännische Geschäftsbereich stellt für die Wissenschaft effiziente und rechtskonforme Systeme, Prozesse und Services bereit. Expertise und Beratung bieten unsere Mitarbeitenden der Bereiche Finanz management und Controlling, Einkauf und Logistik, Personal management Liegenschafts management, Informations technik, Organisation und Qualitäts management, Compliance-Management, das Technikum und der Juristische Bereich sowie die Stabsabteilungen Interne Revision, technische Compliance, Risikomanagement und Nachhaltigkeit. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre aussage kräftigen Bewerbungs unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.) unter Angabe der Kennziffer 2025/OQ 1 bis zum 27.03.2025. Jetzt bewerben Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Max-Planck-Straße 1 21502 Geesthacht