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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und unterstütze die Institutsleitung in administrativen Aufgaben auf Deutsch und Englisch.
- Arbeitgeber: Forschungseinrichtung für nachhaltige Materialien mit einem internationalen Team von über 1.000 Mitarbeitenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 6 Wochen Urlaub, Weiterbildungsmöglichkeiten und familienfreundliche Angebote.
- Warum dieser Job: Spannende Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit internationalem Flair und sozialer Verantwortung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in und sehr gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit 25-30 Stunden/Woche, befristet auf 2 Jahre.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Im Institut für Funktionale Materialien für Nachhaltigkeit suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung bilingual – Deutsch/Englisch – zunächst befristet auf 2 Jahre. Dies ist eine Teilzeitstelle am Campus Teltow mit 25-30 Stunden/Woche, teilweise zuständig auch für das zweite, hier ansässige Institut für Aktive Polymere. Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Ihre Aufgaben Organisatorische und administrativ-kaufmännische Tätigkeiten für das gesamte Institut und als Assistenz für die Institutsleitung in Englisch und Deutsch: interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Kalenderpflege für die Institutsleitung Zusammenstellung von Entscheidungsvorlagen inkl. der Sicherstellung der Zuarbeiten eigenständige Organisation von Dienstreisen (auch international) für die Institutsleitung inkl. der Einholung von Visa etc. sowie der Abwicklung der Reisekostenabrechnung gem. Bundesreisekostengesetz (BRKG) Pflege des Abwesenheitskalenders der Institute (inkl. interner Krank- und Gesundmeldungen) Unterstützung der Institutsleitung bei Personalvorgängen (inkl. der Bearbeitung des Zugangsprozesses für Betriebsfremde) Organisation von Veranstaltungen (national und international) gemäß geltendem Vergaberecht Bürobedarfs- und Bewirtungsmanagement (inkl. Beschaffung) andere administrative Aufgaben könnten je nach Anfall übertragen werden Ihr Profil erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fremdsprachensekretär/in einschlägige Berufserfahrung, gerne im internationalen Umfeld. Erfahrungen im wissenschaftlichen Sektor oder der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) systematische, zielorientierte und selbständige Arbeitsweise hervorragende Organisationsfähigkeit, auch in Zeiten hohen Arbeitsanfalls erfolgreiche/r und vorausschauende/r Kommunikator/in souveränes, serviceorientiertes und freundliches Auftreten hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an Frau Benner (Sabine.Benner@hereon.de). Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit rund 1.000 Beschäftigten aus mehr als 60 Nationen einen gut angebundenen Forschungscampus (ÖPNV‑Bus) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 nach TV EntgO Bund eine hervorragende technische Infrastruktur und eine moderne Arbeitsplatzausstattung 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. Eltern-Kind-Zimmer kostenloses Employee Assistance Program (EAP) Corporate Benefits Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.) unter Angabe der Kennziffer 2025/WG 1 bis zum 07.08.2025. Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung bilingual – Deutsch/Englisch Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum hereon GmbH
Kontaktperson:
Helmholtz-Zentrum hereon GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung bilingual – Deutsch/Englisch
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deinen Erfahrungen im internationalen Umfeld und deiner Organisationstalent. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Themen des Instituts für Funktionale Materialien für Nachhaltigkeit. Zeige im Gespräch, dass du dich mit der Mission und den Zielen des Instituts identifizierst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen. Du könntest gebeten werden, ein kurzes Gespräch auf Englisch zu führen oder eine E-Mail zu formulieren. Übe dies im Vorfeld, um sicherer aufzutreten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung bilingual – Deutsch/Englisch
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch, um alle Anforderungen und Aufgaben zu verstehen. Achte besonders auf die bilingualen Anforderungen in Deutsch und Englisch.
Anschreiben anpassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Betone deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation in beiden Sprachen.
Lebenslauf optimieren: Gestalte deinen Lebenslauf übersichtlich und strukturiert. Hebe relevante berufliche Erfahrungen, insbesondere im internationalen Umfeld oder im wissenschaftlichen Sektor, hervor. Vergiss nicht, deine Sprachkenntnisse und Microsoft-Office-Fähigkeiten zu erwähnen.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente wie Zeugnisse und Urkunden vollständig und aktuell sind. Überprüfe alles auf Rechtschreibfehler und achte darauf, dass die Formatierung einheitlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum hereon GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die zweisprachige Kommunikation vor
Da die Stelle eine bilinguale Assistenz erfordert, solltest du sicherstellen, dass du sowohl in Deutsch als auch in Englisch fließend kommunizieren kannst. Übe, wichtige Informationen und Fragen in beiden Sprachen zu formulieren, um im Interview souverän aufzutreten.
✨Kenntnisse über das Institut und seine Aufgaben
Informiere dich gründlich über das Institut für Funktionale Materialien für Nachhaltigkeit und das Institut für Aktive Polymere. Verstehe ihre Ziele, Projekte und Herausforderungen, um im Interview gezielte Fragen stellen und dein Interesse zeigen zu können.
✨Organisationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Position stark organisatorische Fähigkeiten erfordert, bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeit zur effizienten Planung und Organisation von Aufgaben oder Veranstaltungen zeigen. Dies könnte auch die eigenständige Organisation von Dienstreisen umfassen.
✨Serviceorientiertes Auftreten
Zeige im Interview ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten. Betone deine Teamfähigkeit und dein Verantwortungsbewusstsein, da diese Eigenschaften für die Assistenz der Institutsleitung von großer Bedeutung sind.
