Spitzenforschung für eine Welt im Wandel Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt Referenzcode: 1063 – 2026/GW 3 Arbeitsort: Geesthacht Bewerbungsfrist: 04.11.2026 Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben DToCS – Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und zuverlässige Team-Assistenz für das Project Management Office (PMO). DToCS entwickelt eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme domänenübergreifend aufgebaut, betrieben und skaliert werden können. Die Team-Assistenz unterstützt die PMO-Leitung und das Gesamtprojekt bei der organisatorischen, administrativen und kommunikativen Umsetzung zentraler Projektaufgaben und trägt damit wesentlich zu einer effizienten, transparenten und professionellen Projektorganisation bei. Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens bis zu 32 Stunden pro Woche. Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum der Initiative. Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in Aussicht gestellt werden. Ihre Aufgaben administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projekt bezogenen Austausch formaten Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnis notizen, Aufgaben listen, Beschluss übersichten und Wieder vorlagen Termin management einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projekt leitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilen steinen, Deliverables, Berichts pflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung Pflege strukturierter Projekt ablagen, Verteiler, Kontakt listen, Dokumenten versionen, Vorlagen und Übersichten. Unterstützung bei der Zusammen stellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluations vorbereitungen und interne Entscheidungs termine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungs aktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikations stellen Unterstützung bei projekt bezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reise planung, Abrechnungs unterlagen, Gäste betreuung oder internen Formular läufen selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestel lungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungs vorlagen Sicher stellung eines professionellen Informations flusses im PMO-Umfeld sowie service orientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt selbstständige Entwicklung von Handlungs empfehlungen für die Projekt leitung u. a. zur konzeptionellen Weiter entwicklung von PMO-Prozessen Ihr Profil abgeschlossene Berufs ausbildung im kaufmännischen, verwaltungs bezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ gleichwertige einschlägige Berufs erfahrung mehrjährige Erfahrung in Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder Projekt unterstützungs funktionen, idealerweise in einem wissen schaftlichen, öffent lichen oder projekt orientierten Umfeld sehr gute Organisations fähigkeit, strukturierte Arbeits weise und hohe Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgaben verfolgung sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablage strukturen, Kollaborations plattformen und üblichen Kommunikations werkzeugen Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokoll führung, Dokumenten management und administrativen Abläufen gutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Daten schutz, Dokumentations pflichten und service orientierte Zusammen arbeit Kommunikations stärke, Team fähigkeit und freundliches, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprech partnerinnen und Ansprech partnern Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den Überblick zu behalten sehr gute Deutsch kenntnisse sowie gute Englisch kenntnisse in Wort und Schrift Interesse an einem inter disziplinären Forschungs umfeld an der Schnittstelle von digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien, Küsten systemen und wissen schaftlicher Governance Unser Angebot eine abwechslungsreiche Assistenz funktion in einer strategisch bedeutsamen Forschungs initiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Helmholtz-Zentrums Hereon Ein inter disziplinäres Arbeits umfeld an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungs infrastrukturen, Materialien und Küsten systemen die Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer transparenten Projekt organisation aktiv zu unterstützen. enge Zusammen arbeit mit PMO-Leitung, Projekt leitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partner strukturen ein verantwortungs volles Aufgabenfeld mit vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten in einem zukunfts orientierten Forschungs projekt Sozial leistungen nach dem Tarifvertrag des öffent lichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgelt gruppe 9a nach TV EntgO Bund 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit gut angebundener Forschungs campus (ÖPNV) und beste Möglich keiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschland ticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglich keiten für E-Fahrzeuge individuelle Möglich keiten zur Weiterbildung hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeits platz ausstattung familien freundliche Unternehmens politik mit Kinder betreuungs angeboten, z. B. betriebsnahe Kindertages stätte Betriebliche Gesundheits förderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP) Corporate Benefits ein abwechslungs reiches Kantinen angebot auf dem Campus Helmholtz-Zentrum Hereon Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab. Wissenschaftlicher Geschäftsbereich Die Wissenschaftliche Geschäftsführung ist für das Wissenschaftsmanagement sowie die Kommunikation nach innen und außen verantwortlich. Die Fachbereiche Forschungskoordination sowie Programmplanung und controlling und die Stabsabteilungen Innovation und Transfer sowie Kommunikation und Medien leisten einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Zentrums. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.) bis zum 04.11.2026. Jetzt bewerben Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Max-Planck-Straße 1 21502 Geesthacht www.hereon.de
Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt in Geesthacht Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum Hereon
Das Helmholtz-Zentrum Hereon ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, an der Spitze der Forschung im Bereich agentische KI in der computergestützten Modellierung zu arbeiten. Mit einem internationalen Team von über 1.000 Mitarbeitern aus mehr als 60 Nationen fördern wir eine inklusive und familienfreundliche Arbeitskultur, die individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance bietet. Genießen Sie zudem attraktive Sozialleistungen, moderne technische Infrastruktur und ein gut angebundenes Forschungsumfeld, das Ihre berufliche Entwicklung unterstützt.
