Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das PMO-Team bei der Organisation und Koordination spannender Forschungsprojekte.
- Unternehmen: Helmholtz-Zentrum Hereon – führend in der internationalen Spitzenforschung.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und 6 Wochen Urlaub pro Jahr.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Politik und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit digitalen Zwillingen und KI in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz oder Verwaltung, gute Organisationsfähigkeiten und Teamgeist.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 34650 - 42350 € pro Jahr.
Spitzenforschung
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für eine Welt im Wandel
Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DTo CS-Projekt
- Referenzcode: 1063 – 2026/GW 3
- Arbeitsort: Geesthacht
Bewerbungsfrist
- Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben
- DTo CS – Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und zuverlässige
Team-Assistenz für das Project Management Office (PMO) .
DTo CS entwickelt eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme domänenübergreifend aufgebaut, betrieben und skaliert werden können.
Die Team-Assistenz unterstützt die PMO-Leitung und das Gesamtprojekt bei der organisatorischen, administrativen und kommunikativen Umsetzung zentraler Projektaufgaben und trägt damit wesentlich zu einer effizienten, transparenten und professionellen Projektorganisation bei.
Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik.
Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.
Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens bis zu 32 Stunden pro Woche.
Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum der Initiative.
Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in Aussicht gestellt werden.
- Ihre Aufgaben
- administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DTo CS-Gesamtprojekts
- Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen Austauschformaten
- Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und Wiedervorlagen
- Terminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern
- Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung
- Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten.
- Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne Entscheidungstermine
- Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen
- Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen
- selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen
- eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
- Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DTo CS-Projekt
- selbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen
- Ihr Profil
- abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ gleichwertige einschlägige Berufserfahrung
- mehrjährige Erfahrung in Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder Projektunterstützungsfunktionen, idealerweise in einem wissenschaftlichen, öffentlichen oder projektorientierten Umfeld
- sehr gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgabenverfolgung
- sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablagestrukturen, Kollaborationsplattformen und üblichen Kommunikationswerkzeugen
- Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Dokumentenmanagement und administrativen Abläufen
- gutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Datenschutz, Dokumentationspflichten und serviceorientierte Zusammenarbeit
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und freundliches, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
- Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den Überblick zu behalten
- sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an einem interdisziplinären Forschungsumfeld an der Schnittstelle von digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien, Küstensystemen und wissenschaftlicher Governance
- Unser Angebot
- eine abwechslungsreiche Assistenzfunktion in einer strategisch bedeutsamen Forschungsinitiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Helmholtz-Zentrums Hereon
- Ein interdisziplinäres Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungsinfrastrukturen, Materialien und Küstensystemen
- die Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer transparenten Projektorganisation aktiv zu unterstützen.
- enge Zusammenarbeit mit PMO-Leitung, Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnerstrukturen
- ein verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten in einem zukunftsorientierten Forschungsprojekt
- Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach TV Entg O Bund
- 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
- sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
- gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeuge
- individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
- hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
- familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe Kindertagesstätte
- Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
- Corporate Benefits
- ein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem Campus
Helmholtz-Zentrum Hereon Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im
Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität.
Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab.
Wissenschaftlicher Geschäftsbereich Die Wissenschaftliche Geschäftsführung ist für das Wissenschaftsmanagement sowie die Kommunikation nach innen und außen verantwortlich.
Die Fachbereiche Forschungskoordination sowie Programmplanung und controlling und die Stabsabteilungen Innovation und Transfer sowie Kommunikation und Medien leisten einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Zentrums.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? xayajpt
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.) bis zum
Jetzt bewerben Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.
- Max-Planck-Straße 1
- 21502 Geesthacht
Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt Arbeitgeber: Helmholtz-Zentrum Hereon
Das Helmholtz-Zentrum Hereon ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, an der Spitze der Forschung im Bereich agentische KI in der computergestützten Modellierung zu arbeiten. Mit einem internationalen Team von über 1.000 Mitarbeitern aus mehr als 60 Nationen fördern wir eine inklusive und familienfreundliche Arbeitskultur, die individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance bietet. Genießen Sie zudem attraktive Sozialleistungen, moderne technische Infrastruktur und ein gut angebundenes Forschungsumfeld, das Ihre berufliche Entwicklung unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Helmholtz-Zentrum Hereon, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Helmholtz-Zentrum Hereon im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Helmholtz-Zentrum Hereon echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Helmholtz-Zentrum Hereon zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Helmholtz-Zentrum Hereon reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz-Zentrum Hereon vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Helmholtz-Zentrum Hereon tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
