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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei Büroorganisation, Terminmanagement und Veranstaltungskoordination.
- Arbeitgeber: Helmholtz Munich entwickelt innovative Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Gesundheitsangebote inklusive Betriebsarzt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Gesundheit in einem inspirierenden und vielfältigen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und gute Englisch- sowie Deutschkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit langfristiger Perspektive.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern. Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.
Vor dem Hintergrund zellulärer Plastizität und der Neuprogrammierung des Genoms erforscht das Institut für Epigenetik und Stammzellen die Etablierung epigenetischer Prinzipien. Für unser Team am Standort Großhadern suchen wir zum 01.08.2025 eine Assistenz/ Fremdsprachensekretär:in (m/w/d).
Geschäftsführer Matthias Tschöp und Mike Frieser: „Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich wertvoll.“
Aufgaben:
- Fortschrittliche Büroorganisation (digitale Prozesse) sowie klassische Sekretariatsaufgaben (u. a. Terminmanagement, Postbearbeitung, Wiedervorlage- und Ablagesystem)
- Vorbereitung und Koordination von Institutsveranstaltungen im In- und Ausland (Terminabstimmungen, Einladungen, Räumlichkeiten)
- Reiseorganisation und -planung sowie Ansprechpartner:in bei der Dienstreiseplanung und -abrechnung einzelner Mitarbeitender
- Kommunikation mit in- und ausländischen Wissenschaftler:innen und Mitarbeitenden, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Administrative Vorbereitung von Personalangelegenheiten sowie Gästebetreuung
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau bzw. Fremdsprachenassistent:in oder vergleichbare Qualifikation
- Erste praktische Erfahrung im Assistenzbereich sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Verhandlungssichere Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit EDV-Anwendungen (Microsoft Office)
- Serviceorientiertes und freundliches Auftreten, kommunikatives Geschick
- Selbständige und proaktive Arbeitsweise
Erholung:
- 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
- Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
- Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung
- Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
- Potenzial fördern: vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten
- Familienfreundlich: KITA, Ferienbetreuung, Elder Care
Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive besteht.
Kontaktperson:
Helmholtz Zentrum München GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz / Fremdsprachensekretär:in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Wissenschaft oder im Verwaltungsbereich tätig sind. Oftmals erfährt man über offene Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über Helmholtz Munich und deren Projekte. Zeige in Gesprächen oder bei Networking-Events, dass du ein echtes Interesse an ihrer Forschung und den Zielen des Instituts hast. Das kann dir helfen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Büroorganisation und zu administrativen Aufgaben vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine proaktive Arbeitsweise unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Engagiere dich in Online-Communities oder Foren, die sich mit wissenschaftlicher Verwaltung oder Sekretariatsaufgaben beschäftigen. Dort kannst du wertvolle Tipps erhalten und möglicherweise Kontakte knüpfen, die dir bei deiner Bewerbung helfen können.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz / Fremdsprachensekretär:in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Anforderungen in den Fokus: Achte darauf, dass du in deinem Anschreiben und Lebenslauf die spezifischen Anforderungen der Stelle als Assistenz/Fremdsprachensekretär:in hervorhebst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Assistenzbereich.
Betone Sprachkenntnisse: Da die Kommunikation in deutscher und englischer Sprache erfolgt, solltest du deine Sprachkenntnisse klar und deutlich angeben. Füge Beispiele hinzu, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast.
Zeige deine Serviceorientierung: Hebe in deiner Bewerbung hervor, wie du in der Vergangenheit serviceorientiert gearbeitet hast. Beschreibe Situationen, in denen du proaktiv auf die Bedürfnisse von Kollegen oder Kunden eingegangen bist.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert und gut lesbar ist. Vermeide lange Sätze und Fachjargon, um sicherzustellen, dass deine Botschaft verständlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz Zentrum München GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie Terminmanagement und Reiseorganisation. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da die Kommunikation in Deutsch und Englisch wichtig ist, solltest du bereit sein, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Übe, wie du dich in beiden Sprachen ausdrücken kannst, und sei bereit, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite konkrete Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte koordiniert hast und welche Tools oder Methoden du verwendet hast.
✨Sei serviceorientiert
Das Unternehmen legt Wert auf ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Kunden oder Kollegen unterstützt hast und wie du eine positive Arbeitsatmosphäre schaffen kannst.
