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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Institutsmanagement und koordiniere wichtige administrative Aufgaben.
- Arbeitgeber: Helmholtz Munich forscht an Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.
- Mitarbeitervorteile: Genieße 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams, das den wissenschaftlichen Fortschritt vorantreibt und gesellschaftlichen Einfluss hat.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, mit Aussicht auf unbefristete Anstellung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft. Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health. Mit dieser Forschung bilden wir die Grundlage für medizinische Innovationen. Zusammen mit unseren Partnern beschleunigen wir den Transfer unserer Forschung, damit neue Ideen aus den Laboren noch schneller in der Gesellschaft ankommen und die Lebensqualität der Menschen verbessern.
Das Institut für Epidemiologie ist Teil des Environmental Health Center von Helmholtz Munich. Wir erforschen die Zusammenhänge von Umwelt, Lebensstil und Vererbung bei der Entstehung von Krankheiten. Im Fokus stehen Stoffwechsel-, Atemwegs- und allergische Erkrankungen, aber auch Herzkreislauferkrankungen und die psychische Gesundheit. Unser Ziel ist es, einerseits die molekularen Mechanismen der Krankheitsentstehung besser zu verstehen, und andererseits neue Wege in der Prävention auf individueller Ebene zu gehen und eine evidenzbasierte Gesundheitsvorsorge durch verbesserte Umweltbedingungen zu ermöglichen.
Deine Aufgaben:
- Aktive Mitgestaltung im Institutsmanagement-Team
- Betreuung von Personalangelegenheiten als zentrale Schnittstelle zwischen Institut und der Personal- sowie Finanzabteilung
- Verantwortung für Einkauf und Beschaffung in enger Zusammenarbeit mit der zentralen Einkaufsabteilung
- Administrative Unterstützung wissenschaftlicher Mitarbeitender wie z. B. bei Personalmaßnahmen
- Koordination der Zeiterfassung
- Wechselseitiges Vertreten im Office-Team einschließlich Assistenzaufgaben der Institutsleitung
- Organisation von Veranstaltungen des Instituts
Dein Profil:
- Ausbildung Kaufleute für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation oder Nachweis von einschlägiger Berufserfahrung
- Gründliche Arbeitsweise und ausgeprägter Ordnungssinn
- Erforderlich ist fehlerfreies Deutsch
- Erfahrung in der Anwendung moderner Office-IT und Bereitschaft zur stetigen Weiterentwicklung
- Gute Englischkenntnisse; mindestens jedoch Englisch-Grundkenntnisse mit Bereitschaft zur Vertiefung
Benefits:
- 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
- KITA, Ferienbetreuung, Elder Care
- Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
- flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
- Betriebliche Altersversorgung
- vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen. Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Bitte die Zeugnisbewertung frühzeitig beantragen.
Interesse geweckt? Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Thomas Hendel weiter.
Die Bewerbung sollte enthalten:
- Lebenslauf
- Anschreiben
- Arbeitszeugnisse
- Abschlusszeugnisse
- Online-Bewerbung
Helmholtz Munich Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Institut für Epidemiologie Ingolstädter Landstraße 1 85764 Oberschleißheim
Assistenz / Sekretariat im Institutsmanagement (m/w/d) - ['Teilzeit', 'Homeoffice', 'Vollzeit'] Arbeitgeber: Helmholtz Zentrum München GmbH
Kontaktperson:
Helmholtz Zentrum München GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz / Sekretariat im Institutsmanagement (m/w/d) - ['Teilzeit', 'Homeoffice', 'Vollzeit']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Institutsmanagement oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Forschungsthemen von Helmholtz Munich. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du ein echtes Interesse an der Arbeit des Instituts hast und wie du aktiv zur Unterstützung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Arbeitsweise und Organisationstalent vor. Da die Stelle viel administrative Unterstützung erfordert, ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat zu haben, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft zur Weiterbildung. Da die Stelle Kenntnisse in moderner Office-IT erfordert, könntest du dich vorab über relevante Software informieren oder sogar Online-Kurse belegen, um deine Fähigkeiten zu verbessern und dies im Gespräch zu erwähnen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz / Sekretariat im Institutsmanagement (m/w/d) - ['Teilzeit', 'Homeoffice', 'Vollzeit']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Unternehmen: Informiere dich über Helmholtz Munich und deren Forschungsbereiche. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Werte, Ziele und aktuellen Projekte zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen für die Position im Institutsmanagement hervorhebt. Achte darauf, dass deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Umgang mit modernen Office-IT-Systemen klar erkennbar sind.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Betone, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur aktiven Mitgestaltung im Institutsmanagement-Team beitragen können.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Dokumente wie Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitszeugnisse und Abschlusszeugnisse vollständig und fehlerfrei einreichst. Überprüfe alles auf Richtigkeit, bevor du die Online-Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz Zentrum München GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über Helmholtz Munich und das Institut für Epidemiologie informieren. Verstehe die aktuellen Forschungsprojekte und deren Bedeutung für die Gesellschaft. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Bereich Büromanagement und Teamarbeit verdeutlichen. Sei bereit, diese in Bezug auf die spezifischen Aufgaben der Stelle zu erläutern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle eine zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen ist, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Teamfähigkeit und deinen Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern betreffen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
