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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Institutsmanagement und koordiniere wichtige administrative Aufgaben.
- Arbeitgeber: Helmholtz Munich forscht an Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in verschiedenen Gesundheitsbereichen.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und trage aktiv zur Forschung bei, die gesellschaftlichen Einfluss hat.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrung sowie gute Deutschkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, mit der Möglichkeit auf unbefristete Anstellung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft. Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit/Diabetes, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health.
Das Institut für Epidemiologie ist Teil des Environmental Health Center von Helmholtz Munich. Wir erforschen die Zusammenhänge von Umwelt, Lebensstil und Vererbung bei der Entstehung von Krankheiten. Unsere Forschung stützt sich unter anderem auf die einzigartigen bevölkerungsbasierten KORA-Ressourcen und die Geburtskohorten GINIplus und LISA.
Deine Aufgaben
- Aktive Mitgestaltung im Institutsmanagement-Team
- Betreuung von Personalangelegenheiten als zentrale Schnittstelle zwischen Institut und der Personal- sowie Finanzabteilung
- Verantwortung für Einkauf und Beschaffung in enger Zusammenarbeit mit der zentralen Einkaufsabteilung
- Administrative Unterstützung wissenschaftlicher Mitarbeitender
- Koordination der Zeiterfassung
- Wechselseitiges Vertreten im Office-Team einschließlich Assistenzaufgaben der Institutsleitung
- Organisation von Veranstaltungen des Instituts
Dein Profil
- Ausbildung Kaufleute für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation oder Nachweis von einschlägiger Berufserfahrung
- Gründliche Arbeitsweise und ausgeprägter Ordnungssinn
- Erforderlich ist fehlerfreies Deutsch
- Erfahrung in der Anwendung moderner Office IT
Wünschenswerte Qualifikationen
- gute Englischkenntnisse; mindestens jedoch Englisch-Grundkenntnisse mit Bereitschaft zur Vertiefung
Benefits
- Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
- Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
- Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
- Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
- Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung
Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 8 möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen. Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter.
Interesse geweckt? Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Thomas Hendel weiter. Die Bewerbung sollte enthalten: Lebenslauf, Anschreiben, Abschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse.
Assistenz/Sekretariat im Institutsmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Helmholtz Zentrum München
Kontaktperson:
Helmholtz Zentrum München HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz/Sekretariat im Institutsmanagement (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Bereich Institutsmanagement arbeiten oder bei Helmholtz Munich tätig sind. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Einblicke in den Bewerbungsprozess.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Forschungsschwerpunkte von Helmholtz Munich. Wenn du in deinem Vorstellungsgespräch zeigst, dass du dich mit den Themen des Instituts auseinandergesetzt hast, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Bereich Assistenz und Sekretariat vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Gründlichkeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft zur Weiterbildung! Da gute Englischkenntnisse wünschenswert sind, könntest du erwähnen, dass du bereit bist, deine Sprachkenntnisse zu verbessern. Das zeigt Engagement und Motivation.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz/Sekretariat im Institutsmanagement (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Institut: Informiere dich über Helmholtz Munich und das Institut für Epidemiologie. Verstehe die Forschungsbereiche und die Ziele des Instituts, um deine Motivation im Anschreiben klar darzustellen.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen für die Assistenz/Sekretariat-Position hervorhebt. Achte darauf, deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Umgang mit moderner Office-IT zu betonen.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und das Institut ausdrückst. Gehe auf deine Erfahrungen in der Personalbetreuung und Organisation von Veranstaltungen ein, um deine Eignung zu unterstreichen.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente wie Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse vollständig und fehlerfrei sind. Achte besonders auf die korrekte Verwendung der deutschen Sprache, da dies für die Position entscheidend ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Helmholtz Zentrum München vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über Helmholtz Munich und das Institut für Epidemiologie. Verstehe die Forschungsbereiche und die aktuellen Projekte, um im Interview gezielte Fragen stellen zu können.
✨Präsentiere deine Erfahrungen
Betone deine relevante Berufserfahrung im Büromanagement oder in ähnlichen Positionen. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten zur Organisation und Koordination von Aufgaben dem Team zugutekommen können.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle eine zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen ist, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Bereite Beispiele vor, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung, indem du nach den angebotenen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten fragst. Dies zeigt, dass du langfristig an einer Zusammenarbeit interessiert bist.
