Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Rechnungen und unterstütze das Team in administrativen Belangen.
- Unternehmen: Engagierte Non-Profit-Organisation, die Familien unterstützt.
- Vorteile: Abwechslungsreiche Aufgaben, kollegiales Team und Gestaltungsspielraum.
- Weitere Informationen: Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege.
- Warum dieser Job: Trage aktiv zur Unterstützung von Familien in schwierigen Situationen bei.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Funktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
HELP! For Families unterstützt psychosozial belastete Familien mit Kindern und Jugendlichen durch Beratung und praktische Hilfestellung bei der Bewältigung von Familien- und Erziehungsproblemen. Die Qualität unserer Arbeit basiert auf einer professionellen Organisation und einer zuverlässigen Administration im Hintergrund.
Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir eine Sachbearbeiter:in Administration (50 %). Als Sachbearbeiter:in Administration übernehmen Sie eine zentrale Funktion in unserer Organisation. Sie stellen eine professionelle und effiziente administrative Abwicklung sicher und unterstützen in organisatorischen und administrativen Belangen. Dabei tragen Sie wesentlich zur Qualität unserer Dienstleistungen und zu reibungslosen Abläufen bei.
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Erstellung und Kontrolle von Rechnungen gemäss Leistungsvereinbarungen
- Fakturierung von ausserkantonalen Familieneinsätzen
- Sicherstellung einer korrekten und termingerechten Rechnungsstellung
- Führung und Pflege der Klientendossiers im IT-System
- Verwaltung von Stamm- und Falldaten sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post
- Bedienung der Telefonzentrale und erste Ansprechperson für externe Anliegen
- Materialbestellungen und administrative Organisation des Büroalltags
- Archivierung und Dokumentenmanagement
- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams
Sie bringen mit
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel
- Hohe IT-Affinität und Freude am Umgang mit Daten und digitalen Systemen
- Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
- Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie freundliches und professionelles Auftreten
- Weiterbildung im kaufmännischen Bereich von Vorteil
Wir bieten Ihnen
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer etablierten Non-Profit-Organisation
- Ein engagiertes und kollegiales Team
- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Selbstständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum im eigenen Verantwortungsbereich
- Einen sinnstiftenden Beitrag zur Unterstützung von Familien und Kindern in herausfordernden Lebenssituationen
Wenn Sie eine vielseitige administrative Tätigkeit in einem sozialen Umfeld suchen und Ihre organisatorischen Fähigkeiten gewinnbringend einsetzen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Sachbearbeiter:in Administration Arbeitgeber: HELP! For Families
HELP! For Families ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem engagierten und kollegialen Team zu arbeiten, das sich für die Unterstützung von psychosozial belasteten Familien einsetzt. Mit kurzen Entscheidungswegen und der Chance auf selbstständiges Arbeiten in einer sinnstiftenden Umgebung fördern wir Ihre berufliche Entwicklung und bieten Ihnen Gestaltungsspielraum in Ihrer Rolle als Sachbearbeiter:in Administration.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter:in Administration erhalten könnten
✨Engagiere dich in lokalen Initiativen
Soziale Arbeit lebt von Austausch und Gemeinschaft. Such dir lokale Organisationen oder Initiativen, die deine Interessen widerspiegeln, und bring dich ein. Das könnte dir nicht nur wertvolle Erfahrungen bringen, sondern auch Kontakte zu potenziellen Arbeitgebern wie HELP! For Families schaffen.
✨Nutze Praktika und Teilzeitstellen strategisch
Teilzeitstellen sind oft der perfekte Einstieg in die soziale Arbeit. Achte darauf, dich direkt bei Einrichtungen wie HELP! For Families zu bewerben, die Teilzeitjobs anbieten. Praktika können dir helfen, Fuß zu fassen und wichtige Skills zu erlernen!
✨Veranstaltungen und Netzwerke
Besuche lokale oder regionale Konferenzen und Fortbildungsangebote im Bereich soziale Arbeit. Diese Events sind tolle Möglichkeiten, um Menschen aus der Branche zu treffen und dich über offene Stellen bei Firmen wie HELP! For Families zu informieren.
✨Online-Präsenzen und Social Media
Gerade in der sozialen Arbeit kann es hilfreich sein, einen aktiven Social-Media-Auftritt zu pflegen. Teile deine Ansichten zu sozialen Themen oder verbinde dich mit Organisationen auf Plattformen wie Instagram oder Facebook. So wirst du sichtbarer für Arbeitgeber wie HELP! For Families.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter:in Administration mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine Leidenschaft für die Sozialarbeit:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt betonen, warum dir Sozialarbeit am Herzen liegt. Teile kurze Anekdoten oder spezielle Erfahrungen, die deinen Antrieb zeigen, tätig zu sein. Bei HELP! For Families suchen wir Menschen, die wirklich für ihre Aufgabe brennen!
Beziehe deine praktischen Erfahrungen ein:Gerade in der Sozialarbeit zählen praktische Erfahrungen viel. Liste relevante Praktika, ehrenamtliche Tätigkeiten oder Projekte auf, die du bereits durchgeführt hast. Diese Erfahrungen können in deinem Lebenslauf einen hohen Stellenwert haben, also gehe darauf ein.
Flexibilität und Verfügbarkeit:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität und Verfügbarkeit klar darzustellen. Zeige auf, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist, um Gruppenstunden oder Einzelberatungen durchzuführen. Das macht die Planung für HELP! For Families einfacher!
Einfühlungsvermögen und Teamarbeit betonen:In der Sozialarbeit sind Einfühlungsvermögen und Teamarbeit Schlüsselkompetenzen. Überlege dir, wie du diese Fähigkeiten in deinem Anschreiben illustrieren kannst. Sei es durch Zusammenarbeit in Projekten oder deine Fähigkeit, auf Klienten empathisch einzugehen – lass das in deiner Bewerbung klar werden.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HELP! For Families vorbereitet
✨Vertrautmachen mit konkreten Fallstudien
In der sozialen Arbeit geht's oft um reale Szenarien. Bereite dich darauf vor, Fallstudien zu diskutieren und dein Vorgehen zu erläutern. Überlege dir, wie du bei schwierigen Situationen in deiner bisherigen Erfahrung gehandelt hast und welche Methoden du anwenden würdest.
✨Deine Soft Skills ins Rampenlicht stellen
In der sozialen Arbeit sind Empathie, Kommunikation und Teamarbeit entscheidend. Stelle sicher, dass du konkrete Beispiele parat hast, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen. Wir sollten wirklich zeigen, wie wir in der Vergangenheit mit Klienten oder im Team gearbeitet haben.
✨Flexibilität und Zeitmanagement betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, stelle sicher, dass du zeigst, wie gut du deine Zeit managen kannst. Vielleicht hast du bereits Erfahrungen, in denen du verschiedene Aufgaben gleichzeitig gemeistert hast. Bring das mit in das Gespräch und erkläre, wie du auch unter Druck effizient bleibst.
✨Vorbereitung auf situative Fragen
Bereite Antworten auf situative Fragen vor, die in sozialen Dienstleistungsinterviews häufig verwendet werden. Fragen wie „Wie würdest du mit einem schwierigen Klienten umgehen?“ sind sehr verbreitet. Reflektiere vorher über solche Situationen und entwickle durchdachte Antworten, damit du selbstbewusst auf solche Fragen reagieren kannst.
