Programme Management and Controlling im Team Europa

Deine Aufgabenbereiche

• Führungsaufgaben & Repräsentation: Fachliche Führung und Unterstützung der Landes-/Regionalteams im administrativen und finanziellen Bereich nach dem Leitbild der transformationalen Führung. Mitauswahl von Auslandspersonal im administrativen und finanziellen Bereich auf Managementebene. Förderung einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit Landes-/Regionalteams und Partnerorganisationen. Vermittlung und Vorleben der Organisationswerte. Reflektion zu post-kolonialistischen Machtstrukturen und deren Relevanz für die eigene Arbeit. Sicherstellung der Einhaltung humanitärer Werte in der Projektarbeit. Repräsentation von Help nach außen (Geber, Fachpublikum, Öffentlichkeit) mit Bezug zur länderspezifischen Projektarbeit.
• Strategische Entwicklung der Programmarbeit: Unterstützung der strategischen Planung, Erarbeitung und Weiterentwicklung der Länderstrategie im Bereich Finanzen und Administration mit dem jeweiligen Programm-/Länder-/Regionalteam. Enge Zusammenarbeit und geteilte Gesamtverantwortung (Ownership) mit PMK für das gemeinsam betreute Portfolio.
• Operative Projekt-/Programmplanung: Unterstützung der Erarbeitung von Projekt- und Programmanträgen im Bereich Finanzen und Administration in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Projektteam unter Einhaltung internationaler Standards. Unterstützung des PMK bei der Geberkommunikation, insbes. im Bereich Finanzen und Administration.
• Operative Projekt-/Programmumsetzung: Administrative Projektkontrolle, Finanz- und Budgetkontrolle, Kontrolle der Kostenumlage und -deckung. Management von Projektmitteln (inkl. Mittelabrufe und -anforderungen bei Fremdmittelgebern, Abrufe und Verwaltung von Eigenmitteln, Mitteltransfers in Projektländer etc.). Monatliche, quartalsweise und jährliche Überwachung und Kontrolle aller betreuten Projekte und Programme (via WINPACCS etc.). Prüfung von Beschaffungen vor dem Hintergrund externer und interner Richtlinien und Standards. Sicherstellung der Dokumentation aller administrativen und finanziellen Vorgänge in Projekten und Programmen, interne Anlage und Abschluss sowie kontinuierliche Pflege von Projekten und Programmen. Nachhaltung von Vertragslaufzeiten und Vertragsmanagement im Projekt- und Programmkontext (Partnerverträge, Geberverträge, relevante Personalverträge etc.).
• Operativer Projekt-/Programmabschluss: Finanzielle und administrative Berichterstattung zu Projekten und Programmen (mit Konsolidierung der Zulieferungen durch PMK).
• Risiko- und Finanzmanagement: Dienstreisen (Controlling, Fortbildung etc.) in die betreuten Projekt- und Programmländer. Überwachung und Vorprüfung von Jahresabschlüssen. Betreuung von Projekt- und Programmaudits sowie administrativen und finanziellen Anfragen von Gebern und Partnern. Aufarbeitung von Auditempfehlungen mit den Landes-/Regionalbüros und in Abstimmung mit der Stabsstelle Interne Revision, Audits- und Risikomanagement und PMK. Standardisierte Aktenführung (digital & physisch). Unterstützung des PMK bei der Steuerung von Risikoanalyse und Risikomanagement in den betreuten Projekt- und Programmländern im Bereich Finanzen und Administration. Verantwortung für die Core-Cost-Planung und das Monitoring in Abstimmung mit PMK und Länder-/Regionalbüro.
• Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern: Steuerung von Assessments mit potenziellen Projektpartnern (mit Konsolidierung der Zulieferungen von PMK). Unterstützung der Landes-/Regionalteams bei Partner-Assessments. Steuerung und Begleitung von Kapazitätsaufbau mit lokalen Partnerorganisationen. Kollaboration und Kommunikation mit Gebern, Partnern, Behörden, etc. in enger Absprache mit PMK. Vertretung der Organisation bei relevanten Koordinationsmeetings, -foren oder Arbeitsgruppen (z. B. VENRO, ADH) und Events. Unterstützung bei der Berichterstattung bei Qualitätsprofilen für Geber (z. B. AA-Qualitätsprofil).
• Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern: Interne Zulieferung von Infos und Koordination mit anderen Arbeitsbereichen, insbesondere mit der Abteilung Finanzen und dem Bereich Personal und Verwaltung.

Stellenumfang: Vollzeit (39 Stunden / Woche)

Ort: Arbeitsort ist Bonn, Mobiles Arbeiten innerhalb von Deutschland nach Absprache möglich

Vertragsdauer: Projektbefristeter Arbeitsvertrag für die Dauer von zwei Jahren

Berichtsweg: Teamleitung Europa

Überzeuge uns durch:

• Hochschulabschluss in einem für die Stelle relevanten Bereich, z. B. Wirtschaftswissenschaften, Finanzen, Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften mit Bezug zur humanitären Hilfe oder Entwicklungszusammenarbeit oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in Verbindung mit Berufserfahrung.
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der humanitären Hilfe oder Entwicklungszusammenarbeit sowie im Umgang mit den entsprechenden Gebern und der Durchführung von Prüfungen.
• Fundierte Kenntnisse des Förderrechts, der Verwaltung öffentlicher Mittel, des Gemeinnützigkeitsrechts und der Compliance-Anforderungen in unseren Geschäftsbereichen.
• Erfahrung im Projektcontrolling, insbesondere mit der Planung und Überwachung von Budgets und Finanzflüssen in Förderprojekten.
• Erfahrung mit Zuwendungsverträgen, Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen und Auditvorbereitungen, idealerweise mit öffentlichen Gebern wie AA, BMZ, EU, SIDA und ECHO.
• Sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich an schnell ändernde Prioritäten anzupassen.
• Fähigkeit, auch in Stresssituationen selbstständig und ergebnisorientiert zu arbeiten und den Überblick zu behalten.
• Erfahrung in der Arbeit in internationalen Teams; ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mit unterschiedlichen Interessensgruppen diplomatisch und wirkungsvoll zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
• Reisebereitschaft.

Sprachen: Englisch (C1) und Deutsch (C1) in Wort und Schrift

Was wir bieten:

• Gehalt und Finanzen: Ein leistungsgerechtes, attraktives Gehalt; angelehnt an den TVÖD Entgeltstufe 11, je nach Qualifikation und einschlägiger Erfahrung. Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge nach zwei Jahren Betriebszugehörigkeit. Firmenlaptop und zusätzliche Ausstattung für mobiles Arbeiten. Fahrrad-Leasing.
• Arbeitszeiten und Urlaub: 30 Tage Urlaub zur freien Verfügung, plus 3,5 Tage Betriebsferien (Heiligabend, Silvester und Karneval). Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten, um berufliche Anforderungen und persönliche Interessen in Einklang zu bringen. Möglichkeit des mobilen Arbeitens aus anderen EU-Ländern für bis zu vier Wochen im Jahr.
• Wirkung: Eine anspruchsvolle und sinnvolle Tätigkeit mit Verantwortung und der Freiheit, eigene Prioritäten zu setzen. Ein internationales Arbeitsumfeld, das sich durch ein hohes Maß an Engagement und Teamgeist auszeichnet. Flache Hierarchien und ein respektvolles Miteinander im Team. Wir unterstützen den Einarbeitungsprozess mit einem maßgeschneiderten Mentoring-Programm.

Bewerbungsfrist: 15.07.2026