Accounts Payable Lead Finance Munich

Die Rolle

Als Accounts Payable Lead sind Sie das Herz unseres Procure-to-Pay-Prozesses und übernehmen die funktionale und disziplinarische Leitung unseres Accounts Payable-Teams. Neben dem klassischen P2P-Prozess gehört auch das Expense Management (Reise- und Auslagenkosten) zu den Verantwortlichkeiten Ihres Teams. Sie stellen sicher, dass eingehende Rechnungen und Ausgaben effizient, korrekt und pünktlich geprüft, codiert und bezahlt werden. In dieser Rolle sind Sie nicht nur der zentrale Ansprechpartner für unsere Lieferanten und internen Abteilungen, sondern treiben auch aktiv die Digitalisierung und Automatisierung unserer Rechnungsprozesse voran. Darüber hinaus unterstützen Sie maßgeblich den Rollout eines vertikalen Service-Admin-Teams, das unabhängig von Standort arbeitet und Dienstleistungen bereitstellt. In dieser wichtigen Funktion berichten Sie direkt an den Leiter der Buchhaltung.

Die täglichen Aufgaben

• Leiten, unterstützen und entwickeln Sie das mehrstandortige Accounts Payable-Team und schaffen Sie ein Umfeld, in dem die Mitarbeiter ihr Bestes geben und sich beruflich weiterentwickeln können.
• Verantworten Sie den End-to-End-Prozess für eingehende Rechnungen – von der Dateneingabe und -verifizierung bis hin zu Genehmigung und Zahlung – und stellen Sie Genauigkeit, Pünktlichkeit und die Einhaltung interner Kontrollen in jeder Phase sicher.
• Übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Implementierung und Konfiguration des neuen AP Workflow Management Systems von Helsing und gestalten Sie, wie die Funktion in den kommenden Jahren arbeitet.
• Planen, führen und genehmigen Sie regelmäßige nationale und internationale Zahlungsabläufe im Einklang mit Cash-Discount-Fristen, Liquiditätszielen und treasury Anforderungen.
• Behalten Sie die Qualität der Lieferantenstammdaten im Auge und fungieren Sie als Eskalationspunkt für komplexe Anfragen von Lieferanten und internen Stakeholdern, um Probleme klar und professionell zu lösen.
• Liefern Sie alle Abschlussaktivitäten im Bereich Accounts Payable für Monats- und Jahresabschlüsse, einschließlich Kontenabstimmung, Rückstellungen und Abgrenzungen – gemäß den Zeitplänen, die vom breiteren Finanzteam gefordert werden.
• Identifizieren und implementieren Sie Prozessverbesserungen im gesamten P2P- und Ausgabenmanagementzyklus, mit besonderem Fokus auf Automatisierung (z.B. OCR-Erkennung) und der Beseitigung papierbasierter Workflows.
• Sicherstellen, dass die internen Compliance-Rahmenbedingungen (z.B. Vier-Augen-Prinzip, Genehmigungsmatrix) und geltende Mehrwertsteuervorschriften in allen AP-Aktivitäten konsequent eingehalten werden.
• Unterstützen Sie den Aufbau eines standortunabhängigen Service- und Admin-Teams und tragen Sie zur Gestaltung skalierbarer Betriebsmodelle und Shared-Service-Strukturen bei.

Sie sollten sich bewerben, wenn Sie:

• Substantielle Erfahrung in einer Accounts Payable-Funktion haben und Verantwortung für Menschen oder Funktionen übernommen haben – mit nachweislichen Erfolgen in der Teamentwicklung und Leistungsverbesserung.
• Tiefgehendes, praktisches Wissen über den End-to-End-Prozess Procure-to-Pay, einschließlich Ausgabenmanagement, besitzen und nachweisen können, dass Sie diesen Zyklus in einem komplexen, multi-entity oder multi-location Umfeld geleitet haben.
• In einem oder mehreren führenden ERP-Systemen (z.B. SAP, DATEV, MS Dynamics) versiert sind und mit modernen Genehmigungs- und Workflow-Tools gearbeitet haben.
• Zu oder bei der Umsetzung von Finanzsystemen oder Automatisierungsprojekten beigetragen oder diese geleitet haben und ähnliche Initiativen bei Helsing übernehmen können.
• Eine hochstrukturierte und präzise Herangehensweise an Finanzoperationen mitbringen, gepaart mit dem Urteilsvermögen, um mehrdeutige oder komplexe Situationen pragmatisch zu lösen.
• Fließend in Deutsch und Englisch sind, um mit Vertrauen in der internationalen Lieferantenbasis von Helsing und der internen Stakeholder-Community zu kommunizieren.

Hinweis: Wir arbeiten in einer Branche, in der Frauen sowie andere Minderheiten systematisch unterrepräsentiert sind. Wir ermutigen Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle aufgeführten Qualifikationen erfüllen; Fähigkeit und Einfluss lassen sich nicht in wenigen Punkten zusammenfassen.

Nice to Have

• Praktische Erfahrung mit spezialisierten Beschaffungs-, Ausgaben- oder AP-Automatisierungsplattformen (z.B. Coupa, Ariba, Basware, xSuite, TravelPerk, Concur).
• Kenntnisse der nationalen und internationalen Mehrwertsteuergesetzgebung, einschließlich Mechanismen wie Reverse Charge.
• Erfahrung in der Mitwirkung oder Leitung von Shared Service Center (SSC)-Betrieben.
• Frühere Beteiligung an ERP-Implementierungen oder umfassenderen Finanztransformationprogrammen.
• Frühere Erfahrungen in einer Verteidigungs-, Deep-Tech- oder schnell wachsenden Technologieumgebung.

Was wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und VSOP-Optionen.
• Umzugshilfe: bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft.
• Lernmöglichkeiten: jährliches Budget von 500 €/450 £.
• Gesundheit & Wellness: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und Unterstützung für psychische Gesundheit (Nilo.health).
• Soziale Aspekte: regelmäßige Unternehmensveranstaltungen und monatliche soziale Zulagen.
• Erweiterte Elternzeit: 22 Wochen voll bezahlt für primäre Betreuungspersonen & 6 Wochen für sekundäre Betreuungspersonen.
• Familienunterstützung: 5 Tage bezahlte Familiennotfallzeit, 100% Remote-Arbeitsoption während der Schwangerschaft und schrittweiser Wiedereinstieg in die Arbeit.

Diese sind die Kernvorteile an allen Standorten, es kann zusätzliche Vorteile an bestimmten Standorten geben. Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung unabhängig von Rasse, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität ein.