Accounts Payable Lead

Helsing ist ein Verteidigungs-AI-Unternehmen. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führerschaft an, damit offene Gesellschaften souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards kontrollieren können. Als Demokratien glauben wir, dass wir eine besondere Verantwortung haben, über die Entwicklung und den Einsatz leistungsstarker Technologien wie AI nachzudenken. Wir nehmen diese Verantwortung ernst.

Wir sind ein ehrgeiziges und engagiertes Team von Ingenieuren, AI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen nach mission-driven Menschen, die sich unseren europäischen Teams anschließen und ihre Fähigkeiten einsetzen, um die komplexesten und wirkungsvollsten Probleme zu lösen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die gesunde Debatten über den Einsatz von Technologie in der Verteidigung, deren Vorteile und ethische Implikationen begrüßt.

Als Accounts Payable Lead sind Sie das Herz unseres Procure-to-Pay-Prozesses und übernehmen die funktionale und disziplinarische Leitung unseres Accounts Payable-Teams. Neben dem klassischen P2P-Prozess gehört auch das Expense Management (Reise- und Auslagenkosten) zu den Verantwortlichkeiten Ihres Teams. Sie stellen sicher, dass eingehende Rechnungen und Ausgaben effizient, korrekt und pünktlich geprüft, codiert und bezahlt werden. In dieser Rolle sind Sie nicht nur der zentrale Ansprechpartner für unsere Lieferanten und internen Abteilungen, sondern treiben auch aktiv die Digitalisierung und Automatisierung unserer Rechnungsprozesse voran. Darüber hinaus unterstützen Sie erheblich den Rollout eines vertikalen Service-Admin-Teams, das unabhängig vom Standort arbeitet und Dienstleistungen bereitstellt. In dieser wichtigen Funktion berichten Sie direkt an den Head of Accounting. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, behalten stets unsere internen Richtlinien (Compliance) im Auge, unterstützen deren kontinuierliche Optimierung und leisten einen wesentlichen Beitrag zu einem sauberen Monats- und Jahresabschluss.

Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören:

• Führen, Unterstützen und Entwickeln des standortübergreifenden Accounts Payable-Teams, um eine Umgebung zu schaffen, in der die Mitarbeiter ihr Bestes geben und sich beruflich weiterentwickeln können.
• Verantwortung für den gesamten Workflow eingehender Rechnungen – von der Dateneingabe und -verifizierung bis hin zu Genehmigung und Zahlung – unter Gewährleistung von Genauigkeit, Pünktlichkeit und Einhaltung interner Kontrollen in jeder Phase.
• Zentrale Rolle bei der Implementierung und Konfiguration von Helsings neuem AP Workflow Management System, das die Funktionsweise für die kommenden Jahre prägt.
• Planung, Durchführung und Genehmigung regelmäßiger nationaler und internationaler Zahlungsabläufe im Einklang mit Fristen für Skonti, Liquiditätszielen und treasury Anforderungen.
• Überwachung der Qualität der Lieferantenstammdaten und als Eskalationspunkt für komplexe Anfragen von Lieferanten und internen Stakeholdern fungieren, um Probleme klar und professionell zu lösen.
• Durchführung aller Abschlussaktivitäten im Bereich Accounts Payable für Monats- und Jahresabschlüsse, einschließlich Kontenabstimmung, Rückstellungen und Abgrenzungen – gemäß den Zeitplänen des Finanzteams.
• Identifizierung und Implementierung von Prozessverbesserungen im P2P- und Ausgabenmanagementzyklus, mit besonderem Fokus auf Automatisierung (z.B. OCR-Erkennung) und der Beseitigung papierbasierter Workflows.
• Sicherstellung der konsequenten Einhaltung interner Compliance-Rahmenwerke (z.B. Vier-Augen-Prinzip, Genehmigungsmatrix) und geltender Mehrwertsteuervorschriften in allen AP-Aktivitäten.
• Unterstützung beim Aufbau eines standortunabhängigen Service- und Admin-Teams, Beitrag zur Gestaltung skalierbarer Betriebsmodelle und Shared-Service-Strukturen.

Sie sollten sich bewerben, wenn Sie:

• Substantielle Erfahrung in einer Accounts Payable-Funktion haben und Verantwortung für Menschen oder Funktionen übernommen haben – mit nachweislichem Erfolg in der Teamentwicklung und Leistungsverbesserung.
• Tiefgehendes, praktisches Wissen über den gesamten Procure-to-Pay-Prozess, einschließlich Ausgabenmanagement, besitzen und nachweisen können, dass Sie diesen Zyklus in einer komplexen, multi-entity oder multi-location Umgebung geleitet haben.
• In einem oder mehreren führenden ERP-Systemen (z.B. SAP, DATEV, MS Dynamics) versiert sind und mit modernen Genehmigungs- und Workflow-Tools gearbeitet haben.
• Zu oder die Leitung eines Finanzsystemimplementierungs- oder Prozessautomatisierungsprojekts beigetragen haben und ähnliche Initiativen bei Helsing übernehmen können.
• Eine hochstrukturierte und präzise Herangehensweise an Finanzoperationen mitbringen, gepaart mit dem Urteilsvermögen, um mehrdeutige oder komplexe Situationen pragmatisch zu lösen.
• Fließend Deutsch und Englisch sprechen, um sicher mit Helsings internationalem Lieferantenstamm und internen Stakeholdern zu kommunizieren.

Hinweis: Wir arbeiten in einer Branche, in der Frauen sowie andere Minderheiten systematisch unterrepräsentiert sind. Wir ermutigen Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle aufgeführten Qualifikationen erfüllen; Fähigkeit und Einfluss lassen sich nicht in wenigen Punkten zusammenfassen.

Was wir bieten:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und VSOP-Optionen.
• Umzugshilfe: bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft.
• Lernmöglichkeiten: jährliches Budget von 500 €/£450.
• Gesundheit & Wellness: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und Unterstützung für psychische Gesundheit (Nilo.health).
• Soziale Veranstaltungen: regelmäßige Unternehmensveranstaltungen und monatliche soziale Zulagen.
• Erweiterte Elternzeit: 22 Wochen voll bezahlt für Hauptbetreuer & 6 Wochen für sekundäre Betreuer.
• Familienunterstützung: 5 Tage bezahlter Familiennotfallurlaub, 100% Remote-Arbeitsoption während der Schwangerschaft und schrittweiser Wiedereinstieg in die Arbeit.

Diese sind die Kernvorteile an allen Standorten, es kann zusätzliche Vorteile an bestimmten Standorten geben. Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein, unabhängig von Rasse, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität.