Team Assistant in München

Helsing ist ein Verteidigungs-AI-Unternehmen. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führerschaft an, damit offene Gesellschaften souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards kontrollieren können. Als Demokratien glauben wir, dass wir eine besondere Verantwortung haben, über die Entwicklung und den Einsatz leistungsstarker Technologien wie AI nachzudenken. Wir nehmen diese Verantwortung ernst.

Wir sind ein ehrgeiziges und engagiertes Team von Ingenieuren, AI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen nach mission-driven Menschen, die sich unseren europäischen Teams anschließen und ihre Fähigkeiten einsetzen, um die komplexesten und wirkungsvollsten Probleme zu lösen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die gesunde Debatten über den Einsatz von Technologie in der Verteidigung, deren Vorteile und ethische Implikationen begrüßt.

Als Teamassistent in München unterstützen Sie das Führungsteam von Helsing bei der Zusammenarbeit mit der Regierung, den Streitkräften und Industriepartnern. Sie berichten an den Executive Assistant und organisieren wichtige Meetings, verwalten komplexe Kalender über Zeitzonen hinweg und bearbeiten die Korrespondenz mit hochrangigen Beamten mit Sorgfalt und Diskretion. Sie planen nationale und internationale Reisen, halten die Ausgaben genau und sorgen dafür, dass Informationen reibungslos zwischen den Abteilungen fließen. Ihre Arbeit schafft die Bedingungen, damit Kollegen schnell auf Partner reagieren und ihre Verpflichtungen gegenüber der Verteidigung Europas erfüllen können. Dies ist eine praktische Rolle in einem schnell wachsenden Unternehmen, in dem sorgfältige Verwaltung sichtbare Auswirkungen darauf hat, wie Helsing von den Menschen, denen wir dienen, erlebt wird.

Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören:

• Erster Ansprechpartner für das Führungsteam sein, Korrespondenz mit internen Abteilungen, externen Interessengruppen und Dienstleistern führen sowie eingehende Anfragen filtern und priorisieren.
• Komplexe Kalender für mehrere hochrangige Kollegen verwalten, interne und externe Meetings planen und Kalenderkonflikte lösen, bevor sie eskalieren.
• End-to-End-Planung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplänen, Visa und Logistik, damit Kollegen gut vorbereitet zu Regierungs- und Industrieengagements ankommen.
• Reiseausgabenberichte und allgemeine Teamausgaben genau und pünktlich bearbeiten, um die Ausgaben transparent und im Einklang mit den Richtlinien zu halten.
• Interne und externe Meetings / Veranstaltungen mit hochrangigen Beamten aus Wirtschaft und Regierung organisieren, zusammen mit internen C-Level-Führungskräften.

Sie sollten sich bewerben, wenn Sie:

• Hochrangige Stakeholder in einer administrativen, Teamassistenz-, Büroverwaltungs-, Arbeitsplatzkoordination-, Veranstaltungsmanagement- oder Gastgewerberolle unterstützt haben.
• In einem schnelllebigen, anspruchsvollen Umfeld ruhig mit konkurrierenden Prioritäten umgehen und Struktur bewahren können.
• Klare Kommunikation in Schrift und Sprache beherrschen und effektiv mit hochrangigen Beamten sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor kommuniziert haben.
• Ein gesundes professionelles Urteilsvermögen, Zuverlässigkeit und vollständige Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Informationen ausüben.
• Fließend Deutsch und Englisch sprechen und mit MS Office, insbesondere Outlook, vertraut sind.

Wünschenswert:

• Erfahrung mit SAP Concur für Reise- und Ausgabenmanagement.
• Vertrautheit mit schnell wachsenden oder Technologieunternehmen, einschließlich Veranstaltungsplanung und Reisemanagement.

Was wir bieten:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und VSOP-Optionen.
• Umzugshilfe: bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft.
• Lernmöglichkeiten: jährliches Budget von 500 €/450 £.
• Gesundheit & Wellness: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und Unterstützung für psychische Gesundheit (Nilo.health).
• Soziale Aktivitäten: regelmäßige Unternehmensveranstaltungen und monatliche soziale Zulagen.
• Erweiterte Elternzeit: 22 Wochen voll bezahlt für Hauptpflegepersonen & 6 Wochen für sekundäre Pflegepersonen.
• Familienunterstützung: 5 Tage bezahlter Familiennotfallurlaub, 100% Remote-Arbeitsoption während der Schwangerschaft und schrittweise Rückkehr zur Arbeit.

Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung unabhängig von Rasse, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität ein.