Senior Payroll Specialist

Helsing ist ein Verteidigungs-AI-Unternehmen. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führerschaft an, damit offene Gesellschaften souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards kontrollieren können. Als Demokratien glauben wir, dass wir eine besondere Verantwortung haben, über die Entwicklung und den Einsatz leistungsstarker Technologien wie AI nachzudenken. Wir nehmen diese Verantwortung ernst.

Wir sind ein ehrgeiziges und engagiertes Team von Ingenieuren, AI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen nach mission-driven Menschen, die sich unseren europäischen Teams anschließen und ihre Fähigkeiten einsetzen, um die komplexesten und wirkungsvollsten Probleme zu lösen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die gesunde Debatten über den Einsatz von Technologie in der Verteidigung, deren Vorteile und ethische Implikationen begrüßt.

Die Rolle der Gehaltsabrechnung bei Helsing ist keine Backoffice-Funktion — sie ist eine Vertrauensbasis. Als Senior Payroll Specialist sind Sie verantwortlich für die Vorbereitung und Lieferung genauer, konformer Gehaltsdaten über unsere internationalen Einheiten, mit besonderem Fokus auf die DACH-Region. Bei Helsing wird die Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit einem externen Steuerberater verarbeitet; Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass alles, was diesem Prozess vorausgeht, präzise, vollständig und pünktlich geliefert wird.

Sie arbeiten eng mit dem Payroll Team Lead, HR und Finance zusammen, um sicherzustellen, dass unsere Gehaltsinfrastruktur mit uns wächst. Dies ist eine Rolle mit echtem Spielraum: Sie werden die gesetzliche Compliance leiten, als primärer Eskalationspunkt für komplexe Gehaltsfragen fungieren, Prozessverbesserungen durch Automatisierung und HRIS-Integration vorantreiben und die Entwicklung von Junior-Kollegen unterstützen. Die Arbeit ist detailliert, folgenschwer und befindet sich an der Schnittstelle von Menschen, Finanzen und Betrieb.

Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören:

• Vorbereitung und Konsolidierung von Gehaltsdaten über mehrere Einheiten und Regionen, um sicherzustellen, dass alle Eingaben, die unserem externen Steuerberater übermittelt werden, genau, vollständig und pünktlich sind.
• Als primärer Eskalationspunkt für komplexe Gehaltsanfragen fungieren und Probleme mit Sorgfalt, Präzision und klarer Kommunikation lösen.
• Partnerschaft mit externen Gehaltsanbietern, unserem Steuerberater und BPO-Anbietern, um die Datenintegrität zu gewährleisten und die Service-Level-Vereinbarungen einzuhalten.
• Einhalten und Durchsetzen der lokalen gesetzlichen Verpflichtungen — einschließlich Lohnsteuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht — mit besonderem Fokus auf Deutschland und die breitere DACH-Region.
• Leitung von Helsings Beitrag zu Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, Zusammenarbeit mit Finance und Accounting bei Abstimmungen und Auditbereitschaft.
• Identifizierung und Implementierung von Prozessverbesserungen, die den manuellen Aufwand reduzieren, die Genauigkeit erhöhen und die Gehaltsinfrastruktur durch Automatisierung und HRIS-Integration stärken.
• Mentoring und Anleitung von Junior-Gehaltsabrechnungsspezialisten und Beitrag zu einer Teamkultur, die durch Strenge, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung geprägt ist.

Sie sollten sich bewerben, wenn Sie:

• Vorbereitende Gehaltsabreitungsoperationen über mehrere Einheiten und Jurisdiktionen hinweg aufgebaut und verwaltet haben, einschließlich in wachstumsstarken oder skalierenden Organisationen, mit Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Gehaltsverarbeitern oder Steuerberatern.
• Tiefes, praktisches Wissen über Gehaltsabrechnung, steuerliche Verpflichtungen und gesetzliche Anforderungen mit besonderer Expertise in der deutschen und DACH-Region haben.
• Erfahrungen im Management von Beziehungen zu externen Gehaltsanbietern haben und diese gegenüber vereinbarten Standards zur Verantwortung ziehen können.
• Fließend in Deutsch und Englisch kommunizieren — schriftlich und mündlich — und sich wohl fühlen, mit lokalen Behörden, internationalen Stakeholdern und Kollegen auf allen Ebenen zu interagieren.
• Die Gehaltsabrechnung mit einem systematischen Ansatz angehen: Sie erkennen Ineffizienzen, verstehen deren Auswirkungen und ergreifen die Initiative, um diese zu beheben.
• Die Art von Präzision und Zuverlässigkeit mitbringen, die bedeutet, dass Kollegen und Führungskräfte der Gehaltsabrechnung einfach vertrauen.

Nice to Have:

• Praktische Erfahrung mit DATEV Personal Online und/oder HRIS-Plattformen wie HiBob.
• Ein Hintergrund in Finanzen, Buchhaltung, Personalwesen oder einem verwandten Bereich — sei es durch formale Studien oder gleichwertige praktische Erfahrungen.
• Gehalts- oder Steuerzertifikate, die eine kontinuierliche berufliche Entwicklung in diesem Bereich nachweisen.

Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, unabhängig von Rasse, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität.