Team Assistant

Helsing ist ein Verteidigungs-AI-Unternehmen. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führerschaft an, damit offene Gesellschaften souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards kontrollieren können. Als Demokratien glauben wir, dass wir eine besondere Verantwortung haben, über die Entwicklung und den Einsatz leistungsstarker Technologien wie AI nachzudenken. Wir nehmen diese Verantwortung ernst.

Wir sind ein ehrgeiziges und engagiertes Team von Ingenieuren, AI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen nach mission-driven Menschen, die sich unseren europäischen Teams anschließen und ihre Fähigkeiten einsetzen, um die komplexesten und wirkungsvollsten Probleme zu lösen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die gesunde Debatten über den Einsatz von Technologie in der Verteidigung, deren Vorteile und ethische Implikationen begrüßt.

Als Teamassistent/in sind Sie das Rückgrat der Unterstützung für das deutsche Führungsteam von Helsing, insbesondere bei Engagements mit der Regierung und der Industrie. Ihre Expertise in der Organisation von hochrangigen Meetings und der Bearbeitung von Korrespondenz wird die Zusammenarbeit mit hochrangigen externen Beamten verbessern. Sie sorgen für reibungslose Abläufe mit präzisen Reisevorbereitungen und effizienten Verwaltungssystemen, die schnelle Reaktionen auf interne und externe Bedürfnisse ermöglichen.

Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören:

• Der Kontakt zwischen unserem deutschen Management-Team und externen Partnern/Kunden.
• Organisation von Meetings und Kommunikation zwischen dem deutschen Management-Team und hochrangigen externen Beamten (in Wirtschaft und Regierung).
• Bearbeitung der Korrespondenz an das deutsche Management-Team und Verantwortung für die Filterung dieser.
• Reisevorbereitungen und detaillierte Reisepläne erstellen.
• Pflege der Ablage- und Verwaltungssysteme des deutschen Management-Teams, um sicherzustellen, dass sie effizient und wirkungsvoll arbeiten können.
• Verwaltung der Agenda und Meetings des deutschen Management-Teams mit internen Teams von Helsing, Priorisierung und Konfliktlösung.

Sie sollten sich bewerben, wenn Sie:

• Erfahrung als Assistent/in für C-Level/Senior Executives haben.
• Die Fähigkeit besitzen, in einer hochriskanten, schnelllebigen Umgebung rigoros zu priorisieren.
• Exzellenz in schriftlicher und mündlicher Kommunikation demonstrieren, mit nachweislichem Erfolg im Umgang mit hochrangigen Beamten aus dem privaten und öffentlichen Sektor.
• Die Fähigkeit haben, professionelles Urteilsvermögen/Ermessensspielraum auszuüben.

Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung unabhängig von Rasse, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität ein.