HR & Executive Assistant (80%-100%)

Für die Unterstützung unserer Geschäftsleitung und unserer HR-Administration suchen wir eine erfahrene, selbständige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit fundierter HR-Erfahrung, hoher Zahlenaffinität und ausgeprägtem Organisationstalent. Eintritt nach Vereinbarung In dieser vielseitigen Funktion übernimmst Du zentrale Aufgaben innerhalb der HR-Administration, vor allem für unsere franzsösisch sprechenden Standorte, und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsleitung bei administrativen, vertraglichen, rechtlichen und behördlichen Themen. Deine Aufgaben HR Administration Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls Administratives Bewerbermanagement Unterstützung insbesondere unserer französischsprachigen Mitarbeitenden Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung Management Support Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen Organisation und Koordination von Geschäftsreisen Spesen- und Kreditkartenadministration Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung Dein Profil Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern Gute Deutschkenntnisse, sehr gute Französisch- sowie gute Englischkenntnisse Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen Was Dich erwartet Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit zwei zentralen Schwerpunkten: Du übernimmst wichtige Aufgaben innerhalb unserer HR-Administration und arbeitest gleichzeitig direkt mit der Geschäftsleitung zusammen. Die Position bietet einen breiten Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und viel Eigenverantwortung. Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur administriert, sondern mitdenkt, Zusammenhänge erkennt, präzise arbeitet, Prioritäten setzt und Themen selbständig vorantreibt. Helvetic Motion AG akzeptiert nur Direktbewerbungen und Bewerbungen von Personaldienstleistern, mit denen Konditionen schriftlich vereinbart wurden. Erhalten wir dennoch Bewerbungen von Personalvermittlern, so werden diese wie Direktbewerbungen behandelt. j4id10402753tt j4it1042tt j4iy26tt