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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und koordiniere Termine für die Geschäftsbereichsleitung.
- Arbeitgeber: Hephata verbessert das Leben von über 1.300 jungen Menschen und Familien in Hessen und Rheinland-Pfalz.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub plus Sonderzahlungen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams, das soziale Veränderungen bewirken möchte.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, MS-Office Kenntnisse und Organisationstalent sind erforderlich.
- Andere Informationen: Startdatum ist der 01.08.2025, mit umfassender Einarbeitung.
Hephata gibt nicht nur Arbeit, sondern Sinn. Sie sind ein Organisationstalent und haben zudem ein Händchen für Zahlen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Im Rahmen der Altersnachfolge suchen wir Sie als Sekretär*in der Geschäftsbereichsleitung Jugend-, Familien- und Berufshilfe. Werden Sie Teil eines Teams, das sich leidenschaftlich dafür einsetzt, das Leben von jungen Menschen und ihren Familien nachhaltig zu verbessern!
Einsatzort: Schwalmstadt-Treysa
Arbeitszeit: 30 - 35 Stunden
Start: 01.08.2025
Wir gestalten die Zukunft des Sozialen. Neue Wege öffnen und eigene Wege finden: Die Hephata begleitet aktuell mehr als 1.300 Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene und bietet Unterstützung in Ausbildung, Bildung und Erziehung. Wir sind in Hessen und Rheinland-Pfalz in Familien, in Pflegefamilien, in Wohngemeinschaften oder in eigenen Wohnungen für junge Menschen da.
Darum geht's - Ihre Aufgaben
- Gewährung eines reibungslosen Ablaufs des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung in Ausübung der Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartnern, Terminkoordination und -vorbereitung
- Bearbeitung der Postaus- und eingänge
- Eigenverantwortliche Planung von Fortbildungsveranstaltungen, Gremien und Meetings, sowie bei Bedarf deren Nachbearbeitung
- Kostenaufstellungen und Erfassung der Fortbildungen
- Durchführung fristgerechter Antragsstellung bei Städten und Landkreisen vereinbarter Leistungsentgelte, Kontrolle der Rückläufe und Einpflege der Entgelte in die internen Systeme
- Überwachung der Prozesse für Betriebserlaubnisverfahren neuer Einrichtungen bzw. neuer Standorte sowie deren interne Datenpflege
- Pflege der internen Liegenschafts- und Fahrzeugdateien
- Bearbeitung von Jubiläen der Mitarbeitenden
- Erstellung von BG Unfallmeldungen
- Mitarbeit im Planungsgremium der Hephata Festtage
- Bearbeitung von Rechnungen über den Rechnungsmanager
- Unterstützung im Tagesgeschäft durch Übernahme von administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsbereichsleitung und des Teams
Das bringen Sie mit - Ihr Profil
- Ihre vielseitigen Eigenschaften befähigen sie dazu, souverän und eigenverantwortlich in verschiedenen Arbeitsbereichen zu agieren: Organisationsgeschick, Loyalität, Diskretion, Flexibilität und Kommunikationsstärke sind für die Aufgaben im betriebsamen Tagesgeschäft genauso unerlässlich wie Sorgfalt, Zahlenaffinität, ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit.
- Um die verschiedenartigen Tätigkeiten erfolgreich zu bewältigen, verstehen Sie es zu priorisieren und setzen hierbei Ihre strukturierte Arbeitsweise ein.
- Sie verfügen über die hierfür nötige Portion Berufs- und Lebenserfahrung und haben ein ausgeprägtes Verständnis für die Zusammenhänge und das Gesamtbild Ihrer Arbeit bei gleichzeitiger Detailgenauigkeit.
- Eine kaufmännische Ausbildung sowie gute MS-Office Kenntnisse runden ihr Profil ab.
Wir bereiten Sie gründlich und umfassend auf Ihre neue Aufgabe vor.
Unser Angebot - Ihre Vorteile
- Vergütung nach Entgeltgruppe 7 gemäß der des Diakonischen Werks, was bei einer Teilzeitstelle mit 35 Stunden einer Brutto-Grundvergütung je nach Erfahrungsstufe zwischen 3.203,56 Euro und 3.698,40 Euro pro Monat entspricht
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit, Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- Ein wertschätzendes, erfahrenes Team und gute Einarbeitung
- Kinderzuschlag in Höhe von 130 Euro brutto für jedes Kind (bei Kindergeldberechtigung, in Teilzeit anteilig)
- 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr plus zwei zusätzliche freie Tage für Heiligabend und Silvester
- Jahressonderzahlung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsangebote
- 6,5 % rein arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung on Top
- JobRad-Leasing und Mitarbeitendenvorteilsprogramm Corporate Benefits
- Jederzeit auf dem Laufenden und bestens vernetzt mit bis zu 3.500 Kolleg*innen durch die Mitarbeitenden-App „Wir bei Hephata“
Sekretärin (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung Jugend-, Familien- und Berufshilfe Arbeitgeber: Hephata Hessisches Diakoniezentrum e.V
Kontaktperson:
Hephata Hessisches Diakoniezentrum e.V HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung Jugend-, Familien- und Berufshilfe
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die im sozialen Bereich tätig sind. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Hephata und deren Werte. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du die Mission und Vision des Unternehmens verstehst und teilst. Das kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Sekretärin gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsfähigkeiten und Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Zahlenaffinität! Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit mit Zahlen gearbeitet hast, sei es bei Kostenaufstellungen oder der Bearbeitung von Rechnungen. Dies könnte ein entscheidender Punkt in deinem Gespräch sein.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung Jugend-, Familien- und Berufshilfe
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Hephata und deren Mission. Verstehe, wie sie sich für junge Menschen und Familien einsetzen, um deine Motivation in der Bewerbung zu verdeutlichen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone dein Organisationsgeschick, deine Zahlenaffinität und deine Kommunikationsstärke.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Stelle bist. Gehe auf deine beruflichen Erfahrungen ein und wie diese mit den Anforderungen der Position übereinstimmen.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbung von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist. Achte darauf, dass die Sprache klar und professionell ist, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hephata Hessisches Diakoniezentrum e.V vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert und Veranstaltungen geplant hast. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Kommunikationsstärke demonstrieren
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Kommunikationsweise zu beantworten. Überlege dir, wie du mit internen und externen Partnern kommunizierst und welche Strategien du anwendest, um Missverständnisse zu vermeiden.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen fragen, die das Team aktuell bewältigen muss.
