Projektassistenz im Technischen Gebäudemanagement (w/m/d)

Du hast ein Talent dafür, den Überblick zu behalten, auch wenn viele Dinge gleichzeitig laufen und du weißt, dass ein gut organisiertes Team im Hintergrund oft der Schlüssel zum Erfolg im Kundendienst ist? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für dich.

Als Projektassistenz im Technischen Gebäudemanagement bist du die koordinierende Kraft, die dafür sorgt, dass Aufträge reibungslos laufen, Kunden schnell eine kompetente Antwort bekommen und das Team im Außendienst jederzeit optimal unterstützt wird.

Die Herbert Gruppe steht mitten in der Transformation moderner Gebäudetechnik: Digitale Wartungsplanung, smarte Gebäudesysteme und energieeffiziente Anlagen verändern, wie wir heute Gebäude betreiben – und damit auch, wie wir intern arbeiten. Neue Tools, strukturierte Prozesse und ein engagiertes Team machen den Alltag hier abwechslungsreich und zukunftsorientiert.

Wenn du Lust hast, in einem dynamischen Umfeld wirklich etwas zu bewegen und deine organisatorische Stärke einzusetzen, freuen wir uns darauf, von dir zu hören.

Deine Aufgabe bei Herbert:

• Im Technischen Gebäudemanagement läuft vieles parallel: Wartungsaufträge, Kundenanfragen, Techniker-Einsatzplanung und Dokumentation. Als Projektassistenz bist du die organisatorische Schnittstelle, die dafür sorgt, dass all das zusammenpasst.
• Du erfasst, koordinierst und verfolgst Wartungs- und Serviceaufträge – von der Beauftragung externer Dienstleister bis zur Rechnungsprüfung und -freigabe nach Abschluss der Leistungen.
• Planmäßige Wartungsmaßnahmen werden von dir terminlich eingeplant und vorbereitet: Du stellst Unterlagen für den Außendienst zusammen, ermittelst den Materialbedarf und überwachst den Wareneingang.
• Stammdaten, Wartungsprotokolle und Auftragsnachweise werden von dir strukturiert erfasst und aktuell gehalten - zuverlässig und nachvollziehbar.
• Du stimmst dich eng mit internen Abteilungen, Technikern im Außendienst und externen Dienstleistern ab und sorgst dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen.
• Bestehende Abläufe analysierst du, erkennst Verbesserungspotenziale und wirkst aktiv bei der Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen im Wartungs- und Projektumfeld mit.

Du bringst alles notwendige mit?

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder in einem vergleichbaren Bereich.
• Erste Erfahrung in einem technischen Dienstleistungsumfeld ist ein echtes Plus, aber kein Muss. Wichtiger ist, dass du strukturiert arbeitest, Prioritäten setzt und auch in einem turbulenten Büroalltag die Ruhe behältst.
• Du kommunizierst sicher und klar – schriftlich wie mündlich – und gehst souverän mit gängigen Office-Anwendungen um.
• Du bist teamorientiert, verlässlich und hast Freude daran, wenn Prozesse wirklich funktionieren.

Das bieten wir Dir:

• Willkommen im Team: Wir legen großen Wert auf eine respektvolle Zusammenarbeit und setzen uns dafür ein, dass du dich jederzeit wohl und wertgeschätzt fühlst.
• Wir schätzen deinen Einsatz: Attraktives Gehaltspaket mit Urlaubsgeld und einer bezuschussten betrieblichen Altersvorsorge.
• Für deine Work-Life-Balance: Alle 14 Tage ein langes Wochenende oder 40 Stundenwoche, du hast die Wahl! Dazu gibt es 30 Tage Jahresurlaub.
• Benefits: Du profitierst von unseren zahlreichen Angeboten für Mitarbeiter.
• Persönliche Weiterentwicklung: Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßiges Feedback.
• Wir statten dich aus: Hervorragende Ausstattung mit hochwertigen Equipment.
• Wir feiern zusammen: Freue dich auf zahlreiche Veranstaltungen nach Feierabend.

Lass uns gemeinsam die Zukunft gestalten!

Bei Herbert erwarten dich spannende Projekte, neueste Technologien und ein Team, das Zusammenarbeit wirklich lebt. Wenn du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und innovative Lösungen in der Gebäudeautomation voranzutreiben, dann bist du hier genau richtig.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!