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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung bei Büroorganisation und Finanzbuchhaltung.
- Arbeitgeber: Herlanco GmbH, ein dynamisches Unternehmen im Verwaltungsbereich.
- Mitarbeitervorteile: Vollzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem tollen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und lerne von erfahrenen Profis.
- Gewünschte Qualifikationen: Kenntnisse in Microsoft Office und Buchhaltung sind erforderlich.
- Andere Informationen: Karrierestart für Berufseinsteiger mit spannenden Aufgaben.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen ab dem 01.09.2025 eine/n Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d). Nach Rücksprache ist auch ein späterer Eintrittstermin möglich.
Aufgaben
- Sekretariat allgemein: Regelmäßige Postgänge 1-mal wöchentlich (Schließfach, Briefkästen Gerwig- und Tullastraße).
- Bearbeitung und Verwaltung der den allgemeinen Büroablauf betreffenden ein- und ausgehenden Post (postalisch, elektronisch), sowohl eigenverantwortlich als auch in Absprache mit der Geschäftsleitung.
- Korrespondenz eigenverantwortlich oder nach Diktat/Vorgabe der Geschäftsleitung.
- Erledigung aller allgemein anfallenden Bürotätigkeiten, Büroorganisation, Ablage Management (analog und digital).
- Überblick: Erstellen und Pflege von Verzeichnissen (Excel), z. B. Verträge, Passwörter, Verbräuche, Kosten, Mieten, Urlaubsplanung etc.
- Reservierungen von Hotels, Zugfahrten, Flüge für die Geschäftsleitung.
- Pflege der Adressdatei (Outlook).
- Jährliche Weihnachtsaktion: Pflege und Aktualisierung der Adressdatei (Excel), Koordination der Aussendungen (Karten und Präsente).
- Telefonbetreuung, Empfang und Service für Besucher/Gäste.
- Verwaltung von Büromaterial, sonstige Besorgungen für den täglichen Bedarf im Büro (Kaffee, Wasser etc…).
Finanzbuchhaltung
- Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater, Belegtransfer via DATEV.
- Kontrolle Ein- und Ausgangsrechnungen, Überwachung der zu vergebenden Rechnungsnummern.
- Kontrolle aller Belege.
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Online-Banking Zugang zu Geschäfts-, Privat- und Kreditkartenkonten, Überwachung der Transaktionen (Einnahmen, Ausgaben).
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung sämtlicher steuerrelevanten Belege (analog, digital).
Lohnbuchhaltung
- Kontrolle von Reisekostenabrechnungen.
- Löhne: Mitteilungen an das Steuerbüro, Werkstudenten nach Zeiterfassung, Erledigung und Überwachung der korrekten Auszahlung aller Gehälter.
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen DSGVO-konforme Verarbeitung.
Betreuung der Gesellschaften
- Zusätzlich zu den oben genannten allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten: Betreuung der Mietobjekte und Erstellen der jährlichen Nebenkostenabrechnungen.
Marketing
- Kampagnen nach Bedarf.
Profil Anforderungen:
- Alle gängigen Microsoft Office-Anwendungen.
- Datev.
- Deutsch, Englisch, Französisch.
- Erweiterte Kenntnisse: Vorbereitende Buchhaltung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware DATEV, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Buchführung, Terminplanung/Überwachung.
Wir bieten
Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für Nicht-EU-Bürger eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist. Bewerbungen ohne gültige Arbeitserlaubnis und ausreichende Deutschkenntnisse können nicht berücksichtigt werden.
Karrierestufe: Berufseinstieg
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit
Tätigkeitsbereich: Verwaltung
Branchen: Verwaltungs- und Supportdienstleistungen
Mit einer Empfehlung lassen sich Ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch bei Herlanco GmbH verdoppeln. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn ein neuer Job veröffentlicht wird.
Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d) Arbeitgeber: Herlanco GmbH
Kontaktperson:
Herlanco GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d)
✨Netzwerken, Netzwerken, Netzwerken!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei lokalen Events – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen aufploppen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren. Schicke eine Initiativbewerbung oder frage nach Praktika. Wir können immer einen Schritt weiter gehen!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir Fragen, die du stellen möchtest, und übe deine Antworten auf häufige Interviewfragen. Je besser wir vorbereitet sind, desto selbstbewusster treten wir auf!
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du eine Stelle gefunden hast, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website. Das zeigt dein Interesse und macht es uns leichter, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben an. Hebe hervor, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. Das zeigt uns, dass du wirklich interessiert bist!
Korrekturlesen nicht vergessen: Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Ein fehlerfreies Dokument macht einen viel besseren Eindruck und zeigt, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Herlanco GmbH vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Stellenbeschreibung genau an. Verstehe die spezifischen Aufgaben, die du übernehmen würdest, und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und dich vorbereitet hast.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu untermauern.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, zu den Erwartungen an die Rolle oder zu den nächsten Schritten im Auswahlprozess sein. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Kleidung und Auftreten
Achte darauf, dass du angemessen gekleidet bist und einen professionellen Eindruck hinterlässt. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein freundliches Auftreten können einen großen Unterschied machen und zeigen, dass du die Position ernst nimmst.