Stellendetails zu: Verwaltungsfachkraft/Assistenz der Betriebsleitung Abbruch- & Rückbaubranche m/w/d
Angebotsart: Arbeit
Verwaltungsfachkraft/Assistenz der Betriebsleitung Abbruch- & Rückbaubranche m/w/d
Arbeitgeber: Hermann Bergfort GmbH
- Quereinstieg möglich
Arbeitsort
Essen, Ruhr
Anstellungsart
Vollzeit
Befristung
unbefristet
Berufsbezeichnung
- Bürokaufmann/-frau
- Verwaltungsfachangestellte/r - HWK und IHK
Veröffentlichungsdatum: Gestern veröffentlicht
Stellenbeschreibung
Eine Verwaltungsfachkraft und Assistenz der Betriebsleitung vereint organisatorische, kaufmännische und kommunikative Aufgaben. Sie ist das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens.
Kernaufgaben
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Bearbeitung von Posteingang/-ausgang, E-Mails, Telefonaten
- Dokumentenmanagement und Ablage (digital & analog)
- Erstellung und Pflege von Akten, Datenbanken, Formularen
- Assistenzaufgaben für die Betriebsleitung: Terminplanung, -koordination und -überwachung; Organisation von Meetings, Dienstreisen, Veranstaltungen; Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Protokolle, Unterlagen, Präsentationen); Informationsweitergabe zwischen Leitung und Mitarbeitenden
- Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen
- Erstellen von Statistiken, Auswertungen, Berichten
- Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen vorbereiten)
- Ansprechpartner/in für interne und externe Anliegen
- Abstimmung mit Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Behörden
- Sicherstellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig weitergegeben werden
Wichtige Fachkenntnisse
- Büroorganisation und Verwaltungsabläufe
- MS Office / Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, ggf. Teams)
- Grundkenntnisse im Rechnungswesen (z. B. Rechnungsprüfung, Prüfung Wiegescheine/Begleitpapiere)
- Personalverwaltung (z. B. Zeitmanagement)
- Datenschutz & Vertraulichkeit
- Kommunikations- und Schriftverkehrsregeln (geschäftliche Korrespondenz, E-Mail‑Etikette)
Soziale & persönliche Kompetenzen
- Organisationstalent – Prioritäten setzen, den Überblick behalten
- Zuverlässigkeit & Diskretion – vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
- Selbstständigkeit & Eigeninitiative – Aufgaben vorausschauend erledigen und planen
- Teamfähigkeit – gut mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten
- Kommunikationsstärke – klar und höflich im Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern
- Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
- Belastbarkeit & Flexibilität – auch in stressigen Phasen ruhig bleiben
- Schnelle Auffassungsgabe – neue Themen und Abläufe schnell verstehen
Typische Ausbildung / Voraussetzungen
Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B.:
- Verwaltungsfachangestellte
- Kauffrau für Büromanagement
- Industriekauffrau
- Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Assistenz ist von Vorteil
Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ebenfalls erwünscht.
Unternehmensdarstellung: Hermann Bergfort GmbH
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