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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und IT-Support in einem dynamischen Büro.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines innovativen Unternehmens, das Wert auf Zusammenarbeit und Wachstum legt.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Teamevents und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit, deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Umfeld weiterzuentwickeln und wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und 3-5 Jahre Erfahrung in Bürooperationen sind erforderlich.
- Andere Informationen: Sei der erste Ansprechpartner für interne und externe Kontakte und gestalte das Büro mit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Diese Rolle wird in einer sehr schnelllebigen und offenen Büroumgebung arbeiten und umfangreich mit internen Kontakten innerhalb der Organisation sowie externen Geschäftspartnern und Dienstleistern umgehen. In einigen Fällen wird diese Position der erste Ansprechpartner für die Abteilung sein. Der ideale Kandidat wird ein hohes Maß an Initiative, Taktgefühl und Professionalität haben. Unter begrenzter Aufsicht bietet diese Position vielfältige administrative/IT-Unterstützung, indem sie eine Vielzahl von routinemäßigen und nicht-routinemäßigen Aufgaben ausführt. Neben administrativen Aufgaben unterstützt diese Rolle den Office Manager bei verschiedenen Aufgaben.
Hauptaufgaben/-verantwortlichkeiten:
- Organisieren und Verwalten von Bürodiensten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Post, Büromaterial, Computer, Telefone, Reinigung und Büroinstandhaltung.
- Organisieren und Pflegen von Ablagesystemen und Prozessen sowie Lagerung.
- Durchführen allgemeiner Büroarbeiten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Fotokopieren, Versenden von Post und verwandte Anfragen und Aufgaben.
- Teamunterstützung über Hershey Trading: Proaktive Verwaltung von Gruppenkalendern, Terminplanung und Meetings.
- Koordinieren und Buchen von internationalen Reisen, Visa und Details vor der Reise.
- Weitere administrative Unterstützung: Berichte mit SAP und Excel erstellen.
- Unterstützen bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten durch das Zusammenstellen von Daten aus zahlreichen Quellen.
- Erstellen und Ändern komplexer Präsentationen mit Microsoft PowerPoint.
- Unterstützung bei allen damit verbundenen IT-Aktivitäten innerhalb der Organisation.
- Organisieren und Leiten von Teamevents.
- Wöchentliche Aktivitäten im Büro wie Aperos und Besucher.
Minimale Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die erforderlich sind, um die Hauptaufgaben/-verantwortlichkeiten erfolgreich zu erfüllen:
- Analytische Fähigkeiten: Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten, Muster erkennen und umsetzbare Erkenntnisse vorschlagen.
- Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mit internen und externen Führungskräften auf hohem Niveau zu interagieren und starke Beziehungen aufzubauen.
- Technisches Wissen: Kenntnisse in IT-Technologie und -Systemen sowie fortgeschrittene Fähigkeiten in Microsoft Office, insbesondere Excel.
- Projektmanagement: Nachgewiesene Erfahrung im Management von Büroprojekten, einschließlich der Fähigkeit, Projekte zu planen, durchzuführen und zu überwachen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
- Persönliche Initiative, Detailgenauigkeit, Reaktionsfähigkeit, proaktives Denken und Handeln, Fähigkeit, mit stressigen Situationen umzugehen.
Minimale Bildungs- und Erfahrungsanforderungen:
- Bildung: Bachelor-Abschluss erforderlich.
- Erfahrung: Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung in Bürooperationen, Servicebereitstellung oder Prozessverbesserung erforderlich.
Assistant Office Manager Arbeitgeber: Hershey Trading GmbH Switzerland
Kontaktperson:
Hershey Trading GmbH Switzerland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistant Office Manager
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für die Rolle des Assistant Office Managers recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und im Projektmanagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine IT-Kenntnisse! Wenn du mit SAP oder Excel gearbeitet hast, bereite dich darauf vor, dies im Gespräch zu demonstrieren. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel für einen Bericht oder eine Präsentation zeigen, die du erstellt hast.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Messen teilzunehmen, nutze diese Gelegenheiten, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Unternehmenskultur von StudySmarter zu erfahren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistant Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen hervor, die direkt mit den Aufgaben des Assistant Office Managers zusammenhängen, wie z.B. Büroorganisation, Projektmanagement und IT-Kenntnisse.
Zeige Kommunikationsfähigkeiten: Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du in deinem Anschreiben Beispiele für deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten anführen. Zeige, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern interagiert hast.
Präsentiere deine Problemlösungsfähigkeiten: Gib konkrete Beispiele dafür, wie du analytische Fähigkeiten eingesetzt hast, um Probleme zu lösen oder Prozesse zu verbessern. Dies zeigt deine Initiative und deinen proaktiven Ansatz.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hershey Trading GmbH Switzerland vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung in der Büroorganisation und deinem Umgang mit Stress zu beantworten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Teamarbeit und im Projektmanagement zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du oft der erste Ansprechpartner sein wirst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, deine schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Technisches Wissen hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in IT-Technologien und Microsoft Office, insbesondere Excel, betonst. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Initiative und Problemlösungsfähigkeiten zeigen
Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du proaktiv gehandelt hast, um Probleme zu lösen oder Prozesse zu verbessern. Dies zeigt, dass du die Initiative ergreifst und in der Lage bist, Herausforderungen zu meistern.
