Büroleitung & Assistenz der Geschäftsführung in Bremerhaven

HerzBegleiter – Pflege & Gesundheit

Standort: Bremerhaven

Ihre Aufgaben

• Als Büroleitung sorgen Sie gemeinsam mit der Geschäftsführung dafür, dass die organisatorischen und kaufmännischen Abläufe in unserer Zentrale zuverlässig, strukturiert und serviceorientiert funktionieren.
• Organisation und Koordination der allgemeinen Büro- und Verwaltungsabläufe
• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und organisatorischen Themen
• Koordination von Informationen und Aufgaben zwischen Geschäftsführung, Verwaltung und weiteren Unternehmensbereichen
• Kommunikation mit Pflegekassen, Kostenträgern, Vertragspartnern, Kundinnen und Kunden sowie weiteren Ansprechpartnern im Gesundheitswesen
• Unterstützung bei der Abrechnung und Fakturierung von Pflege- und Gesundheitsleistungen
• Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen sowie Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben des Rechnungswesens
• Überwachung von administrativen Fristen, Vorgängen und Wiedervorlagen
• Strukturierung, Dokumentation und Weiterentwicklung interner Verwaltungs- und Organisationsabläufe
• Effiziente Nutzung digitaler Bürokommunikations-, Organisations- und Verwaltungsprogramme zur Strukturierung von Aufgaben, Informationen, Terminen und Arbeitsabläufen
• Unterstützung bei Vertrags- und Verwaltungsangelegenheiten
• Allgemeine kaufmännische und organisatorische Tätigkeiten
• Sicherstellung einer freundlichen, verbindlichen und professionellen Kommunikation nach innen und außen
• Forderungsmanagement

Ihr Profil

• Für diese verantwortungsvolle Position wünschen wir uns eine Persönlichkeit mit Erfahrung im Pflege- oder Gesundheitswesen und einem ausgeprägten kaufmännischen und organisatorischen Verständnis.
• Idealerweise verfügen Sie über eine Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit Erfahrung in der Pflege- oder Gesundheitsbranche.
• Ebenso freuen wir uns über Bewerbungen von Pflegefachkräften mit ausgeprägter kaufmännischer, administrativer oder organisatorischer Erfahrung, die sich beruflich in Richtung Verwaltung und Büroleitung weiterentwickeln möchten.
• Sie bringen möglichst folgende Kenntnisse und Erfahrungen mit:
• Berufserfahrung in der Pflege, im Gesundheitswesen oder bei einem vergleichbaren Leistungserbringer
• Kenntnisse der für Pflege- und Gesundheitsleistungen relevanten Sozialgesetzgebung
• Erfahrung in der Abrechnung bzw. Fakturierung von Pflege- oder Gesundheitsleistungen
• Kenntnisse im Rechnungswesen und in kaufmännischen Verwaltungsprozessen
• Erfahrung in der Organisation und Koordination betrieblicher Abläufe
• Sichere Kommunikation mit Pflegekassen, Kostenträgern, Vertragspartnern und weiteren Institutionen
• Gute allgemeine kaufmännische und organisatorische Fähigkeiten
• Hohe Affinität zu digitaler Bürokommunikation und modernen EDV-Anwendungen
• Sehr sicherer Umgang mit Büro-, Kommunikations- und Organisationssoftware sowie die Bereitschaft, digitale Werkzeuge konsequent zur Strukturierung und Optimierung von Arbeitsabläufen einzusetzen
• Fähigkeit, Informationen, Dokumente, Termine und Aufgaben mithilfe digitaler Systeme übersichtlich und nachvollziehbar zu organisieren
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kundenorientierung, Servicequalität und wertschätzende Gesprächsführung

Was uns besonders wichtig ist

• Die Büroleitung ist für uns nicht nur eine Verwaltungsfunktion. Sie ist eine zentrale Anlaufstelle unseres Unternehmens und trägt wesentlich dazu bei, wie HerzBegleiter von Kundinnen und Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern erlebt wird.
• Deshalb wünschen wir uns eine Persönlichkeit mit ausgeprägter Serviceorientierung, Freundlichkeit und Verbindlichkeit. Auch bei vielen parallelen Aufgaben behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten und kommunizieren wertschätzend und lösungsorientiert.
• Organisationstalent und digitale Kompetenz gehören für uns zusammen: Sie haben Freude daran, mit modernen Büro- und EDV-Anwendungen zu arbeiten, Informationen sinnvoll zu strukturieren und digitale Möglichkeiten zu nutzen, um Prozesse einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten.
• Und mindestens genauso wichtig: Sie passen menschlich zu uns. In unserer Zentrale arbeiten wir professionell und verantwortungsbewusst – aber nicht steif. Unsere Zusammenarbeit ist offen, herzlich und humorvoll. Wir kommunizieren direkt miteinander, unterstützen uns gegenseitig und finden, dass auch bei anspruchsvollen Aufgaben das gemeinsame Lachen nicht zu kurz kommen sollte.
• Wir suchen deshalb einen Menschen, der Freundlichkeit und Herzlichkeit ausstrahlt, Humor mitbringt und Freude an einem offenen Miteinander hat. Denn eine gut organisierte Zentrale lebt für uns nicht nur von funktionierenden Prozessen, sondern vor allem von den Menschen, die darin zusammenarbeiten.

Die Position bei HerzBegleiter

• Als Büroleitung und Assistenz der Geschäftsführung übernehmen Sie eine zentrale Vertrauens- und Schnittstellenfunktion in unserer Zentrale in Bremerhaven.
• Sie erhalten Einblick in viele Bereiche unseres Unternehmens und arbeiten unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen. Damit bietet die Position die Möglichkeit, nicht nur administrative Aufgaben zu übernehmen, sondern die Organisation und Weiterentwicklung von HerzBegleiter aktiv mitzugestalten.

Arbeitsort: HerzBegleiter Bremerhaven

Bereich: Pflege & Gesundheit / Verwaltung / Organisation