Executive Assistant (w/m/d) Executive Management & Berlin Office

Diese Rolle wurde als „Onsite“ konzipiert, mit der Erwartung, dass Sie hauptsächlich von einem HPE-Büro aus arbeiten.

Wer wir sind: Hewlett Packard Enterprise ist das globale Edge-to-Cloud-Unternehmen, das die Art und Weise, wie Menschen leben und arbeiten, vorantreibt. Wir helfen Unternehmen, ihre Daten und Anwendungen zu verbinden, zu schützen, zu analysieren und darauf zu reagieren, wo auch immer sie sich befinden, vom Edge bis zur Cloud, damit sie Erkenntnisse in Ergebnisse umwandeln können, die erforderlich sind, um in der komplexen Welt von heute erfolgreich zu sein. Unsere Kultur gedeiht darauf, neue und bessere Wege zu finden, um das Nächste zu beschleunigen. Wir wissen, dass unterschiedliche Hintergründe hier geschätzt werden und erfolgreich sind. Wir haben die Flexibilität, unsere Arbeits- und persönlichen Bedürfnisse zu managen. Wir treffen gemeinsam mutige Entscheidungen und sind eine Kraft für das Gute. Wenn Sie Ihre Karriere weiterentwickeln möchten, wird unsere Kultur Sie unterstützen. Öffnen Sie Möglichkeiten mit HPE.

Die Rolle: Für unseren Berliner Standort suchen wir eine vorausschauende, diskrete und hervorragend organisierte Persönlichkeit als Executive Assistant – Executive Management & Berlin Office (m/w/d). Im Mittelpunkt steht die professionelle, proaktive Unterstützung des Berlin Office Leaders / Director CE Digital Sales & Compute Transformation sowie des Digital Sales Leaders Berlin. Die Rolle schafft Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit in komplexen Managementabläufen, koordiniert zentrale Stakeholder und stellt eine hochwertige Vor- und Nachbereitung von Entscheidungen, Meetings und Kommunikation sicher. Ergänzend übernimmt sie ausgewählte Aufgaben zur Koordination des Berliner Standorts in enger Zusammenarbeit mit ISS Facility Management, Design Offices und internen HPE Funktionen.

Ihre Aufgaben – Executive Management im Fokus:

• Ergänzende Koordination des Berliner Standorts – unterstützt durch ISS Facility Management.
• Organisation, Koordination und kontinuierliche Verbesserung von Büroabläufen, Prozessen und lokalen Arbeitsweisen – in enger Abstimmung mit ISS, Design Offices und den relevanten HPE Funktionen.
• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste, Lieferanten, ISS Facility Management, Workplace Services und weitere lokale Stakeholder; strukturierte Aufnahme, Weiterleitung und Nachverfolgung von Anliegen.
• Koordination der nicht durch ISS oder Design Offices abgedeckten Office-Services, darunter Postein- und -ausgang, Besucherbetreuung, Büromaterial, Lagerbestände und lokale Bestellungen im Rahmen verfügbarer Budgets.
• Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Bestellwesen und Procurement, einschließlich SAP Ariba, Rechnungsnachverfolgung, Lieferantenmanagement und der Abstimmung mit ISS zu vereinbarten Leistungen.
• Unterstützung von Onboarding-, Offboarding- und Workplace-Prozessen sowie lokaler Kommunikation und standortbezogener Initiativen; Planung und Begleitung lokaler Events, Leadership Meetings, Kundenbesuche und Employee-Engagement-Aktivitäten.
• Aktive Mitgestaltung eines lebendigen Berliner Standorts, an dem HPE Office- und Sales-Kultur sowie hybrides Arbeiten im Alltag erlebbar werden.

Executive Assistant Support für Digital Sales Berlin:

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Digital Sales Leaders Berlin und der lokalen Digital Sales Führungsaktivitäten.
• Koordination von Teammeetings, Business Reviews, Kunden- und Partnerterminen, Reiseplanung, Agenden, Vor- und Nachbereitung.
• Aufbau und Pflege eines verlässlichen Action- und Decision-Trackings für ausgewählte Leadership- und Business-Review-Formate.
• Sicherstellung eines professionellen Kommunikations- und Informationsflusses zwischen Führung, Mitarbeitenden und relevanten Stakeholdern.
• Unterstützung bei Präsentationen, PowerPoint-Materialien, lokalen Initiativen und organisatorischen Prioritäten der Digital Sales Organisation.
• Nutzung moderner digitaler und KI-gestützter Arbeitsweisen zur Vorbereitung von Briefings, Agenden, Zusammenfassungen, Präsentationen und Follow-ups.

Executive Management Support für Berlin Office Leader / Director CE Digital Sales & Compute Transformation:

• Komplexes Kalender-, Reise- und Stakeholder-Management für eine Führungsrolle mit Verantwortung im Berliner Office sowie in Central Europe.
• Koordination von regionalen Leadership Meetings, strategischen Workshops, Kundenbesuchen und cross-funktionalen Abstimmungen.
• Vorbereitung und Qualitätssicherung von Management-Unterlagen, Präsentationen, Follow-ups und Kommunikationsformaten.
• Vertrauliche, proaktive und präzise Unterstützung bei geschäftskritischen Themen, Prioritäten und Eskalationen.

Erforderliche Qualifikationen und Erfahrung:

• Abgeschlossene Ausbildung, Hochschulabschluss oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Erfahrung in einem oder mehreren relevanten Bereichen, zum Beispiel Office Management, Assistenz, Front Office, Event Management oder administrative Koordination.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint; Kenntnisse in Beschaffungsprozessen bzw. SAP Ariba sind von Vorteil.
• Gutes Zeitmanagement, eine strukturierte Arbeitsweise und die Bereitschaft, Prioritäten gemeinsam abzustimmen.
• Freundliche und klare Kommunikation, ein verlässlicher Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern.
• Proaktive, positive und professionelle Arbeitsweise mit dem Anspruch, ein angenehmes, effizientes und sicheres Arbeitsumfeld mitzugestalten.

Unser Angebot:

• Ein strukturiertes, mehrwöchiges Onboarding mit schrittweiser Übergabe der Aufgaben sowie kontinuierliche Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Klare Ansprechpartner, regelmäßige Priorisierungsabstimmungen und die Möglichkeit, Verantwortung in einem realistischen Tempo zu übernehmen.
• Aufbau eines starken Netzwerks in der IT-Branche mit Kunden, Partnern sowie Kolleginnen und Kollegen.
• Ein diverses, dynamisches Arbeitsumfeld in einem zentral gelegenen Berliner Office.
• Attraktive Vergütung und HPE Benefits, inklusive Urlaubsregelungen, Wellbeing-Angeboten und weiteren lokalen Zusatzleistungen.

Bewerbung und Chancengleichheit: Wenn Sie Freude daran haben, Menschen, Führungskräfte und einen modernen Office-Standort professionell zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – auch wenn Sie nicht jede genannte Erfahrung vollständig mitbringen. Uns sind Lernbereitschaft, Verlässlichkeit und eine serviceorientierte Haltung besonders wichtig. HPE steht für Chancengleichheit und Vielfalt. Entscheidungen treffen wir auf Basis von Qualifikation, Leistung und Geschäftsanforderungen. Unser Ziel ist ein inklusives Umfeld, in dem unterschiedliche Perspektiven geschätzt werden und Innovation entstehen kann.